Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Määräyksessä esitetään 28 metatietoelementtiä<br />
1. Nimeke<br />
2. Toimija<br />
3. Nimet (arkistonmuodostajan)<br />
4. Aihe<br />
5. Kuvaus<br />
6. Tyyppi<br />
7. Kieli<br />
8. Kattavuus<br />
9. Tila<br />
10. Identifiointitunnus<br />
11. Aikamääre<br />
12. Versio<br />
13. Lähde<br />
14. Suhde<br />
15. Oikeudet<br />
16. Käyttörajoitus<br />
17. Säilytysaika<br />
18. Hävitysaika<br />
19. Säilytyshistoria<br />
20. Formaatti<br />
21. Tapahtuma- ja muutosloki<br />
22. Saatavuus<br />
23. Sijaintipaikka<br />
24. Kohdeyleisö<br />
25. Suojeluluokka<br />
26. Sähköinen tiedoksianto<br />
27. Asiakirjan eheys ja alkuperäisyys todettu<br />
28. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus<br />
Juhta 143 -suosituksen ja SÄHKE-määräyksen<br />
metatietomäärittelyt ovat lähellä toisiaan,<br />
mutta täysin yhdenmukaisia ne eivät ole. Se<br />
johtuu JHS 143 -suosituksen taustalla olevan<br />
Dublin Core -metatietoformaatin yleisluonteisuudesta<br />
sekä asiakirjojen julkaisemiseen<br />
liittyvistä erikoisvaatimuksista, jotka Dublin<br />
Coressa on otettu huomioon. SÄHKE-määrittely<br />
puolestaan liittyy kiinteästi asiankäsittelyjärjestelmien<br />
toimintalogiikkaan. Samoin<br />
siinä on keskeistä näkökulma, joka liittyy<br />
asiakirjojen siirtoon arkistolaitokseen, mikä<br />
JHS-suosituksesta puuttuu.<br />
Asiakirjarekisteriin (diaariin, asiankäsittelyjärjestelmän<br />
rekisteriosaan) merkittävät metatiedot<br />
(diaaritiedot) ja muut metatiedot ovat<br />
olleet osittain samoja. Tärkein ero on ollut<br />
siinä, että diaariin tai muuhun vastaavaan<br />
rekisteriin on merkitty myös asioiden/asiakirjojen<br />
käsittelytiedot. Kyseisiä tietoja<br />
ei ole sisällytetty kaikkiin asiakirjojen<br />
metatietomäärittelyihin. SÄHKE-määräyksen<br />
metatietomäärittely kattaa myös käsittelytiedot.<br />
Mikäli käytössä on järjestelmä, jossa<br />
ovat erikseen asioiden/asiakirjojen rekisteröintitiedot<br />
(käsittelytietojen metadata) ja<br />
muu metatieto, tulee pyrkiä siihen, että tietojen<br />
moninkertaiselta tallentamiselta vältytään.<br />
Asiankäsittelyjärjestelmältä, johon sisältyy<br />
yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettäviä<br />
tietoja, edellytetään myös, että organisaation<br />
arkistonmuodostussuunnitelma (ams) on integroitu ao. asiankäsittelyjärjestelmään. Ams toimii<br />
metatietoarvojen lähteenä sekä ohjaa asiakirjahallintoon liittyvien toiminnallisuuksien toteuttamista<br />
asiankäsittelyjärjestelmässä. Asiankäsittelyjärjestelmän asiaryhmityksen on perustuttava<br />
arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitykseen.<br />
Metatietojen alueella tehdään jatkuvaa kehitystyötä, ja nykyisten järjestelmien rinnalle tai niitä<br />
korvaamaan on kehitteillä aivan uusia ratkaisuja. Eräs niistä on informaatiotieteen piirissä kehitettävä<br />
ns. ontologia, jossa määritellään tietty teema ja käsitellään siihen liittyviä käsitteitä ja olioita.<br />
Ontologia voidaan nähdä metatietokantana, joka on sovellettavissa tietyn alueen sisällä varsinaisista<br />
tietokantaratkaisuista riippumatta. Ratkaisussa pyritään siihen, että tietokone kykenee tulkitsemaan<br />
ontologiassa esiintyvän semanttisen (merkitykseen liittyvän) mallin ilman ihmisen vuorovaikutusta.<br />
Ontologia ei rajoitu pelkästään tiedonhakuun, vaan se pyrkii myös vastausten<br />
tuottamiseen kysymyksiin. Tämä on ontologian keskeisin ero perinteiseen metatietoon verrattuna.<br />
Yksinkertaisimmillaan ontologiat ovat välineitä, joilla eri tietojärjestelmien tietoja voidaan yhdistää<br />
toisiinsa.<br />
Ontologia liittyy läheisesti visioon semanttisesta webistä, jonka tarkoituksena on saada verkon<br />
sisällön merkitykset tietokoneen ymmärtämään muotoon. Keskeistä tässä on merkityksen erotta-<br />
75
Change language