Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Metatiedon merkitys kasvaa asiakirjallisten tietojen pitkäaikaissäilytyksessä, kun tietojen ajallinen<br />
etäisyys alkuperäiseen kontekstiin kasvaa. Etääntyminen korostuu, jos tiedot jossain vaiheessa<br />
siirretään pois alkuperäisestä synty- ja käsittely-ympäristöstään, mikä on pitkäaikaissäilytyksessä<br />
tavallista. Migraatiossa alkuperäisen järjestelmän toimintoja ei yleensä siirretä vaan ainoastaan<br />
data. Metatiedoilla kompensoidaan kontekstuaalisen informaation häviämistä.<br />
Kun sähköisiä asiakirjoja siirretään uusiin ohjelmiin tai ohjelmaversioihin ja laitteistoihin, on kiinnitettävä<br />
erityistä huomiota asiakirjoihin liitetyn metatiedon säilymiseen käyttökelpoisena. Riippuu<br />
käytetyn metatietoformaatin ns. syntaksimäärittelyistä, siirtyykö metatieto käyttökelpoisena asiakirjojen<br />
mukana. Sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytys ilman niihin liittyvää metatietoa ei ole<br />
mielekästä, koska asiakirjojen yhteys kontekstiin katkeaa (todistusvoima heikkenee) ja aineiston<br />
hallinta vaikeutuu.<br />
Metatietojen säilyminen ja yhteys asiakirjoihin tulee varmistaa myös silloin, kun pysyvään säilytykseen<br />
otetaan paperi- tai mikrofilmitulosteita, ts. käyttöön on saatava tiedot, jotka mahdollistavat<br />
tulostettujen asiakirjojen ymmärtämisen ja käytön. Nämä tiedot voivat olla itse asiakirjoissa tai<br />
sitten jossain ulkopuolisessa tietovarannossa (esim. diaaritulosteissa).<br />
Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA on vuonna 2004 julkaissut asiakirjojen<br />
metatietoja koskevan suosituksen JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot. Se on<br />
uusittu versio vuonna 2001 julkaistusta suosituksesta (ensimmäinen versio vuonna 1999). Suositus<br />
perustuu Dublin Core -standardin suomalaiseen versioon. Suositus määrittelee julkisen hallinnon<br />
asiakirjojen hallinnassa ja julkaisemisessa tarvittavat metatiedot. Se sisältää tallennusformaatin,<br />
joka määrittelee metatiedon rakenteen.<br />
Kansallisarkiston SÄHKE-projektissa eli sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja pitkäaikaissäilytyksen<br />
kehittämishankkeessa (2001–2005) asiakirjoihin liittyvä metatieto oli keskeisin osa-alue.<br />
Hankkeen työn tuloksena arkistolaitos on joulukuussa 2005 antanut määräyksen<br />
Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen<br />
säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (voimassa 1.1.2006–31.12.2008). 33<br />
Määräyksessä esitetään vaatimukset ja ominaisuudet, jotka ovat edellytyksenä asiankäsittelyjärjestelmiin<br />
sisältyvien pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä<br />
muodossa. Lisäksi määräyksessä on esitetty siirtotiedostojen muodostamisen reunaehdot<br />
tilanteessa, jossa aineistoa siirretään arkistolaitokseen.<br />
Edellä mainitut vaatimukset ja ominaisuudet tulee kytkeä osaksi tietojärjestelmien toiminallisuutta,<br />
jolloin järjestelmät tukevat asioiden ja asiakirjojen luotettavaa ja aukotonta käsittelyä niiden koko<br />
elinkaaren ajan (eivät pelkästään sen loppupäässä), varmistavat tietojen säilymisen, eheyden ja<br />
käytettävyyden sekä mahdollistavat tietojen säilytysarvon määrittelyn ja tarpeettoman aineiston<br />
hävittämisen.<br />
Edellä mainittujen seikkojen varmistamiseksi ja asianmukaisten siirtotiedostojen tuottamiseksi<br />
määräyksessä esitetään metatietomäärittely. Se ei rajaudu vain asiakirjoihin/tietoihin vaan kohteena<br />
on koko arkistohierarkia: arkistonmuodostaja, arkisto, ryhmä (sarja yms.), asia, toimenpide ja<br />
asiakirja. Kaikille näille tasoille voidaan sijoittaa metatietoa (osa pakollista, osa valinnaista), osaan<br />
tasoista enemmän, osaan vähemmän.<br />
33 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa.<br />
Määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005). <strong>Arkistolaitos</strong> 2005<br />
(http://www.narc.fi/<strong>Arkistolaitos</strong>/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf).<br />
74
Change language