Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ty terminologia on kuitenkin jossain määrin horjuvaa. Järjestelmää, joka itse asiassa on asiankäsittelyjärjestelmä,
saatetaan kutsua dokumenttienhallintajärjestelmäksi ja päinvastoin.
4.3.4 Metatieto
Keskeinen keino varmistaa sähköisten asiakirjojen konteksti ja siten niiden todistusvoimaisuus on
ns. metadata eli metatieto, joka palvelee myös aineiston hakua järjestelmistä ja tietoverkoista. Metatieto-konseptin
kehittäminen alkoi 1990-luvun puolivälissä kirjastonhoitajien ja atk-asiantuntijoiden
yhteistyönä. Tavoitteena oli kehittää väline verkkojulkaisujen kuvailuun. Tunnetuin metatietoformaatti
on kansainvälinen Dublin Core -standardi, jota sovelletaan myös Suomessa.
Yksinkertaisimmin määriteltynä metatieto on tietoa tiedosta. Se valaisee asiakirjojen kontekstia,
sisältöä ja rakennetta. Metatieto helpottaa asiakirjojen hakua, tunnistamista ja ymmärtämistä sähköisessä
ympäristössä ja varmistaa osaltaan niiden todistusvoiman. Verkkojulkaisujen yhteydessä
metatieto palvelee ennen kaikkea tiedonhakua, asiakirjojen kohdalla kontekstin varmistaminen on
yhtä tärkeää.
Metatiedon käsitteessä ei ole arkistomaailmassa sinänsä mitään uutta. Arkistonhoitajat ovat aina
tuottaneet luetteloita ja muita hakemistoja, joissa on arkistollisia tietoresursseja valaisevaa tietoa.
Uutta on käsitteen tekninen ulottuvuus. Käsitettä metatieto käytetään erityisesti sähköisten tietoaineistojen
yhteydessä. Metatieto on niiden hallinnan välttämätön edellytys.
Metatieto voi olla sekä ulkoista että sisäistä. Ulkoisella metatiedolla tarkoitetaan sitä, että asiakirjaa
kuvaava metatietoa sijoitetaan johonkin itse asiakirjoista erilliseen järjestelmään. Arkistonmuodostussuunnitelma,
arkistoluettelo ja asiakirjarekisterit ovat esimerkkejä ulkoisista metatietojärjestelmistä.
Sisäisessä metatiedossa on kysymys siitä, että kuvailutiedot liitetään suoraan asiakirjaan. Kuvailu
on siten osa asiakirjaa. Kuvailutiedot on järkevää tallentaa asiakirjaan jo sitä kirjoitettaessa ja/tai
prosessoitaessa sen elinkaaren aktiivivaiheen aikana. Eri asiankäsittelyjärjestelmissä on vaihteleva
määrä toiminnallisuuksia metatietojen liittämiseksi asiakirjaan. Tekstinkäsittelyllä tuotettavaan
asiakirjaankin on mahdollista liittää metatietoa, mutta sen toteutus riippuu ao. tekstinkäsittelyohjelmasta;
metatietojen liittäminen saattaa edellyttää erillistä sovellusta. Suoraan asiakirjaan liitettävän
sisäisen metatiedon merkitys on suurin silloin, kun asiakirjat eivät sisälly laajempaan järjestelmään
(esim. asiankäsittelyjärjestelmään) tai kun ne irrotetaan ao. järjestelmästä. Sähköinen
asiakirja on tällöin irrallinen dokumentti. Näissä tapauksissa asiakirja voidaan liittää kontekstiinsa
sisäisen metatiedon avulla.
Mikäli viranomaisella on useita eri tietojärjestelmiä, joissa käytetään metatietoja, niiden yhdenmukaisuus
ja yhteensopivuus tulee tarkistaa. Metatietojen tuottaminen on mahdollista osittain automatisoida.
Metatiedon aiheuttamaa lisätyötä voidaan pitää varsin vähäisenä saavutettaviin hyötyihin
verrattuna. Hyötyjä saavutetaan sekä asiakirjojen elinkaaren alku- että loppupäässä
(tiedonhaku, todistusvoimaisuus).
Metatiedon merkitys tulee korostumaan, kun asiakirjahallinnon järjestelmien integraatio lisääntyy.
Kun arkistonmuodostussuunnitelma, asiankäsittelyjärjestelmä, asiakirjarekisterit ja erilaiset hakemistot
yhdistyvät keskenään kommunikoivaksi asiakirjahallinnon järjestelmäksi, ne samalla muodostavat
yhteisen metatietojärjestelmän, joka ohjaa arkistonmuodostusta sekä sisältää sähköisen
arkiston kuvailutiedot. Arkistonmuodostussuunnitelman merkitys on tässä keskeinen, koska sen
sisältämiä määrityksiä kuten säilytysaika ja -peruste, julkisuusluokka, tieto rekisterin henkilörekisteriluonteesta
jne. voidaan käyttää metatietoina muiden järjestelmien ohjauksessa.
73