Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
köisessä muodossa. Osa asiakirjoista on kuitenkin paperimuodossa, jolloin ne on skannattava
järjestelmään, mikäli halutaan välttää hybridijärjestelmiin liittyvät ongelmat. Jotta skannattujen
asiakirjojen haku ja yhteys käsittelyprosessiin voidaan varmistaa, myös ne on rekisteröitävä ja niihin
on liitettävä tarpeellinen metatieto. Skannaus on suositeltavaa tehdä heti, kun paperiasiakirja
on tullut virastoon ja pysäyttää sen kulku siihen. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tulee määritellä,
mikä on sähköisten ja paperiversioiden säilytysaika.
(suurempi kuva: 800x598 | 2504x1872 pikseliä)
Kuva 7. Kansallisarkiston asiankäsittelyjärjestelmään vietävän asian/asiakirjan rekisteröintitoimenpiteet
käynnissä. Rekisteröinti perustuu asioiden ryhmityskaavaan. joka
puolestaan on johdettu arkistonmuodostussuunnitelmasta. Kuva: Martti Kupiainen.
Asiakirjojen haun, seulonnan ja tulosteiden ottamisen kannalta on välttämätöntä, että asiankäsittelyjärjestelmään
sisältyy asiaryhmitys (rekisteröinti tapahtuu ryhmittelyn pohjalta). Ryhmitys palvelee
myös käyttöoikeuksien hallintaa sekä julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden toteutumista. Ryhmitys
on järkevää perustaa viranomaisen tehtäviin ja toimintoihin.
Asiankäsittelyjärjestelmien kehittämisessä ja käyttöönotossa pitäisi pyrkiä siihen, että ne tukevat
kansalaisten sähköistä asiointia viranomaisten kanssa. Sähköpostin ja nettilomakkeiden kautta
vireille tulevat asiat tulisi saada siirtymään suoraan asiankäsittelyjärjestelmään jatkokäsittelyä varten.
Asiankäsittelyjärjestelmään sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen pysyvä arkistointi tapahtuu
edelleen pääsääntöisesti paperimuodossa. Tällaiset asiakirjat on tulostettava järjestelmästä sen
jälkeen, kun asia on loppuun käsitelty ja tarvittaessa allekirjoitettava. Asiakirjoihin tulee saada näkyviin
niille järjestelmässä annettu rekisteröintitunnus (diaarinumero tai vastaava). Samaan asiaan
liittyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan yhteen asia-aktiksi ja säilytetään rekisteröintitunnuksen
mukaisessa järjestyksessä.
Asiakirjahallinnon näkökulmasta kehittyneintä järjestelmää edustaa ratkaisu, jossa asiankäsittelyjärjestelmä
ja arkistonmuodostussuunnitelma (ams) on kytketty toisiinsa siten, että ams tuottaa
asiankäsittelyjärjestelmässä tarvittavat metatiedot (säilytysajat, julkisuusluokan, salassapitoajat,
käyttöoikeudet yms.).
Asiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto on syytä valmistella huolellisesti. Järjestelmä edellyttää
sitoutumista ja uusien työskentelytapojen omaksumista.
Asiankäsittelyjärjestelmä ja dokumenttienhallintajärjestelmä sekoitetaan usein keskenään, vaikka
ne ovat eri asioita. Erottavana tekijänä on asiankäsittelyjärjestelmän kiinteä yhteys tehtäviin ja
toimintaprosesseihin, mikä yhteys dokumenttienhallintajärjestelmästä puuttuu. Dokumenttienhallintajärjestelmä
on sähköinen tietovarasto, joka sisältää asiakirjoja ja muita dokumentteja ja niiden
viitetietoja ilman, että dokumentteja käsitellään prosessin osina. Konkreettisesti tämä näkyy siinä,
että kyseisistä järjestelmistä puuttuu asioiden käsittelyn seurantaan tarkoitettu rekisteriosa. Käytet-
72