Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Käytetty kirjallisuus
JHS 132 Sähköposti JHS 132 Sähköposti asioinnissa (2003).
JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen
Sähköinen asiointipalvelu
JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen
asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa (2004)
(viittausajankohta 14.3.2006).
Sähköinen asiointipalvelu (arkistolaitoksen kotisivu).
(viittausajankohta 4.3.2005).
4.3 Asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja tietotekniikka
4.3.1 Työn kohde ja apuväline
Tietotekniikan suhdetta asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen voi tarkastella kahdesta näkökulmasta.
Tietotekniikkaa ensinnäkin hyödynnetään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen apuvälineenä.
Arkistonmuodostussuunnitelmia, arkistoluetteloita ja muita hakemistoja on jo pitkään tuotettu ja
ylläpidetty tietotekniikan avulla.
Toinen näkökulma liittyy siihen, että sähköiset aineistot 30 ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
työn kohteita. Toiminnan yhteydessä syntyneet sähköiset asiakirjat ja muut tietoaineistot ovat
arkistolain tarkoittamia asiakirjoja. Samoin kuin paperiasiakirjoille viranomaisen tulee määritellä
myös sähköisille tietoaineistoilleen säilytysajat. Viranomaisen on myös rekisteröitävä ne siltä osin
kuin on tarpeen, huolehdittava niiden säilymisestä ja käytettävyydestä säädetyn ajan sekä hävitettävä
määräajan säilytettävät aineistot asianmukaisesti.
Arkistonhoitajan (tai vast.) tulisi päästä mukaan järjestelmien suunnitteluvaiheeseen, jolloin arkistotoimen
vaatimukset olisi helpointa ottaa huomioon. Näin ei aina tapahdu. Arkistonhoitaja ei
välttämättä edes tiedä organisaatiossa käynnissä olevista tietojärjestelmähankkeista.
4.3.2 Sähköisen muodon erityispiirteet
Sähköiset asiakirjat ja muut tietoaineistot eivät asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta
periaatteessa eroa paperiasiakirjoista. Sähköisen aineiston muoto ja ominaisuudet tuovat kuitenkin
omat erityispiirteensä sen käsittelyyn. Ilmeisin ero paperiasiakirjaan on siinä, että sähköisessä
muodossa olevan tiedon tuottaminen ja käsittely edellyttää teknisiä apuvälineitä, tietotekniikkaa.
Sähköinen asiakirja tai data ei ole paperiasiakirjan kaltainen fyysinen kokonaisuus. Tieto koostuu
joukosta bittejä, jotka voivat sijaita eri paikoissa tietovälineellä tai jopa eri tietovälineillä. Tietokoneessa
toimiva ohjelma kokoaa nämä osaset kokonaisuudeksi ihmiselle ymmärrettävään muotoon.
30 Sähköinen aineisto -termiä käytetään usein hieman epätarkasti, koska bitit voivat olla paitsi sähköisessä muodossa
myös magneettisella tai optisella tallevälineellä. Nämäkin aineistot lasketaan yleensä mukaan, kun puhutaan sähköisistä
aineistoista.
70