Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Selkeintä on jo ennakkoon sähköistä asiointipalvelua suunniteltaessa määritellä allekirjoituksen
käyttötarve ao. palvelussa. Tarpeettomasti sähköistä allekirjoitusta ei tule vaatia.
Mikäli sähköiseen allekirjoitukseen päädytään, allekirjoituksen tarkastaminen on selainpohjaisessa
asioinnissa teknisesti helpommin automatisoitavissa kuin sähköpostiin (liitetiedostojen käyttöön)
perustuvassa sähköisessä asioinnissa.
Sähköinen allekirjoitus menettää ennen pitkää merkityksensä sen jälkeen, kun sitä on käytetty
asiakirjan eheyden ja aitouden toteamiseen. Pitkäaikaissäilytyksessä tapahtuvat konvertoinnit ja
migraatiot murtavat asiakirjan ja allekirjoituksen välisen yhteyden. 28 Asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden
varmistamisessa voikin katsoa olevan kaksi vaihetta. Kyseiset ominaisuudet varmistetaan:
• asiakirjan saapumisen yhteydessä tehdyllä merkinnällä diaariin tai muuhun rekisteriin,
• asiakirjan säilytyksellä viranomaisen luotettavassa tietojärjestelmässä.
4.2.4 Edellytyksenä laadukas asiakirjahallinto
Rekisteröintivaiheen jälkeen eheyden ja alkuperäisyyden varmistamisessa on oleellista se, että
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen prosessit takaavat sen, että asiakirjojen tietosisältö säilyy muuttumattomana
ja että keskeiset kontekstitiedot eli tiedot siitä, ketkä olivat toimijoita, missä asiassa
ja milloin, säilyvät. Sähköinen allekirjoitus ei pitkällä aikavälillä ole ratkaisu tähän, joskin prosessin
alkuvaiheessa, asian tullessa vireille, allekirjoituksen merkitys voi olla ratkaisevan tärkeä. 29
Sähköisessä asioinnissa rekisteröinti ei ole ainoa kriittinen vaihe. Sähköisen asioinnin suunnittelussa
tulee käydä läpi organisaation toiminta- ja asiointiprosessit ja uudistaa tai mukauttaa ne sähköiseen
toimintaympäristöön sopiviksi. Asioiden vireilletulo, tietojen käsittely ja säilyttäminen,
sähköinen tiedoksiantomenettely sekä tarpeettoman tiedon hävittäminen on suunniteltava ennalta.
Keskeistä on määritellä palvelujärjestelmän ja viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmän (tai vastaavan
tietojärjestelmän) suhde. Palvelujärjestelmä on asiakkaan yhteyspinta viranomaiseen. Asiointi
tapahtuu palvelujärjestelmän (sähköposti, webbilomake) kautta. Palvelujärjestelmästä tiedot
siirtyvät asiankäsittelyjärjestelmään, jossa asioiden valmistelu ja käsittely hoidetaan ja jossa säilytetään
aktiiviaikaiset asiakirjalliset tiedot.
Sähköisen asioinnin tietoturvasta tulee huolehtia, samoin asiakkaita varten laadittavista selkeistä
menettelytapaohjeista.
Mikäli asiaan liittyvillä asiakirjoilla/tiedoilla on pitkä säilytysaika, on ratkaistava myös niiden migraatioon
ja/tai tulostukseen liittyvät kysymykset.
Edellä mainitut seikat eivät ole pelkästään teknisiä vaan ne liittyvät organisaation strategiaan. Ne
edellyttävät tuekseen johdon selkeitä päätöksiä.
28 Sähköisen allekirjoituksen ongelmaan (pitkällä aikavälillä) on kehitelty ratkaisuksi myös ns. organisaation sähköinen
allekirjoitus esim. potilasasiakirjojen jatkuvaksi allekirjoittamiseksi sen jälkeen, kun alkuperäinen allekirjoitus on menettänyt
merkityksensä. Tarkoituksena on luoda menettely, jossa tiedon siirtyminen sisällöltään muuttumattomana
voitaisiin vahvistaa ilman, että kukaan luonnollinen henkilö erikseen suorittaa sähköisen allekirjoituksen. Menettely ei
poista laadukkaan asiakirjahallinnon tarvetta. Menettely on suunniteltava ja ohjeistettava ja prosessin laadunvarmennuksesta
on huolehdittava.
29 Ks. edellinen viite.
69