Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
4.2.2 Rekisteröintivelvoite
Sähköisellä asioinnilla on yhtymäkohtia asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen. Laki edellyttää, että
viranomaiselle saapuneet sähköiset asiakirjat kirjataan tai muutoin luotettavalla tavalla rekisteröidään.
Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta
sekä asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen. Kyseiset merkinnät tehdään diaariin tai
vastaavaan asiakirjarekisteriin.
Rekisteröinnin korostunut merkitys sähköisten asiakirjojen yhteydessä liittyy mediaan. Sähköisiä
asiakirjoja ei voi hallita fyysisen arkistointijärjestyksen pohjalta siten kuin paperiasiakirjoja. Siihen
tarvitaan erilaista metadataa eli metatietoa (ks. s. 73), josta rekisteröintitiedot muodostavat tärkeän
osan.
Rekisteröintivelvoitetta sovellettaessa on huomattava, mitä puheena oleva laki tarkoittaa sähköisellä
asiakirjalla. Se ei ole mikä tahansa sähköinen viesti vaan ainoastaan viesti, joka liittyy hallintoasian
(tai muun luvussa 4.2.1 mainitun asiatyypin) vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon.
Arkistotoimen näkökulmasta myös muut sähköiset viestit ovat asiakirjoja, jos ne liittyvät
viranomaisen tehtävien hoitoon, ts. arkistointi, seulonta ja tarvittaessa rekisteröinti koskevat myös
niitä.
Sähköinen asiointi edellyttää, että tietoturvasta ja tietosuojasta huolehditaan. Olennaista on asiakirjan
säilyminen ehyenä ja alkuperäisenä. Nämä ominaisuudet tarkoittavat sitä, että viesti on saapunut
viranomaiselle muuttumattomana (eheys) ja että lähettäjä on juuri se taho tai henkilö, joka
on merkitty viestin lähettäjäksi (alkuperäisyys). Eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen on varmimmalla
pohjalla silloin, kun asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti ja erityisesti, kun on käytetty
sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa (14/2003) tarkoitettua sähköistä allekirjoitusta. Tietoturvaan
liittyvää ohjeistusta on antanut Valtiovarainministeriön asettama valtionhallinnon tietoturvallisuuden
johtoryhmä VAHTI (http://www.vm.fi/).
Asiakirjan muodollisesta eheydestä voidaan joutua jatkokäsittelyssä luopumaan (esim. migraatio).
Keskeistä onkin semanttinen eheys, so. asiakirjan tietosisällön tulee säilyä muuttumattomana. 27
(ks. luvut 4.2.3 ja 4.2.4)
4.2.3 Sähköinen allekirjoitus
Ensimmäiseksi on ratkaistava, onko sähköisessä viestissä kysymys lain tarkoittamasta sähköisestä
asiakirjasta, joka liittyy tiettyihin laissa mainittuihin asiaryhmiin. Jos ei ole, allekirjoitus ei ole välttämätön.
Mikäli kysymys on sähköisen asiointilain tarkoittamasta asiakirjasta, viranomaisella on
harkintavaltaa siinä, hyväksyykö se ilman allekirjoitusta saapuneen asiakirjan (paitsi jos lainsäädäntö
suoranaisesti edellyttää allekirjoitusta).
Viranomainen voi hyväksyä allekirjoitusta vailla olevan sähköisen asiakirjan (esim. sähköpostiviestin),
mikäli asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan eheyttä tai alkuperäisyyttä ole syytä
epäillä. Epäilyksiä voi herättää esim. se, että viesti on lähetetty toisen henkilön sähköpostiosoitteesta
kuin kenen henkilön asiasta on kysymys. Epäilyttävää on myös se, että viesti on lähetetty
selkeästi keksitystä osoitteesta, joka ei anna viitteitä viestin lähettäjästä tai se, että viranomaisella
lähettäjästä jo olevat tiedot eivät vastaa viestissä olevia tietoja. Viestin eheydestä syntyy epäilyksiä
silloin, kun viesti vaikuttaa epätäydelliseltä, esimerkiksi kesken katkenneelta.
27 Joissain tapauksissa kuten potilasasiakirjojen kohdalla edellytetään myös teknistä muuttumattomuutta (esim. digitaalisen
kuvainformaation tekninen muuttuminen voi johtaa asiakirjojen käyttökelvottomuuteen).
68