Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

On tarkoituksenmukaista, että keskushallinnon organisaatiot koordinoivat aluehallinnon seulontaasioiden
valmistelua. Seulontaesitykset tulisi toimittaa arkistolaitokselle keskushallinnon organisaatioiden
kautta. Poikkeuksina voivat olla ns. linjahallinnosta erillään olevat viranomaiset ja laitokset.
Sähköisten aineistojen arvonmäärityksessä on tärkeää, että viranomaiset jo uusia tietojärjestelmiä
suunnitellessaan ottavat yhteyttä arkistolaitokseen, niin että yhteistyössä voidaan määritellä, sisältyykö
järjestelmiin pysyvästi säilytettäviä tietoja ja jos sisältyy, mikä on niiden lopullinen säilytysmuoto.
Mikäli uuteen tietojärjestelmään sisältyy tietoja, jotka ovat yksiselitteisesti vain määräajan
säilytettäviä, yhteydenotto arkistolaitokseen ei ole tarpeen.
Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen säilytysaikoja määriteltäessä on kiinnitettävä huomiota
tietojen kokonaisuuteen. Riittävätkö sähköisessä muodossa olevat tiedot antamaan kattavan
kuvan asioiden käsittelyvaiheista vai edellyttääkö kokonaiskuvan saaminen myös paperiasiakirjojen
säilyttämistä Usein paperiasiakirjat (esim. erilaiset lupahakemukset) eivät tuo asian ymmärtämiseen
merkittävää lisäarvoa vaan tietojärjestelmässä oleva merkintä (esim. tieto luvan myöntämisestä)
saattaa olla riittävä. Tosin tietty ”varoaika”, joka on mahdollisesti lainsäädännön
edellyttämä, täytyy myös paperiasiakirjojen säilyttämisellä olla.
Seulontaesityksessä on oleellista, että se sisältää kaikki esityksen piiriin tarkoitetut aineistot ja että
aineisto on nimetty mahdollisimman informatiivisesti. Mikäli sarjan tai muun aineistokokonaisuuden
nimi ei kerro riittävästi sen tietosisällöstä, siitä tulee esittää erillinen selvitys. Esityksessä tulee
olla arkistonmuodostajan kannanotto siitä, onko sarja tai muu aineistokokonaisuus pysyvästi säilytettävä.
Ennen esityksen toimittamista arkistolaitokselle olisi suositeltavaa tarkistuttaa säilytysajat
esim. organisaation lakimiehellä.
Arkistolaitoksen ohje/määräys Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen (2003) 25
sisältää tarkemmat ohjeet seulontaesityksen tekemisestä ja seulontapäätösten soveltamisesta.
Kuntien osalta seulontaesitysten tekoa on selvitetty Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset
ja suositukset -julkaisujen johdannoissa. Kunnalliset säilytysaikapäätökset tarkistetaan
viiden vuoden välein. Mikäli kunnallisille viranomaisille alkaa muodostua uusia asiakirjaryhmiä ja
tietoaineistoja, joita ei mainita julkaisuissa, arkistonmuodostajan tulee tehdä aineistoja koskeva
seulontaesitys arkistolaitokselle. Esitykset suositellaan tehtäväksi Suomen Kuntaliiton kautta.
Arkistolaitos on myös julkaissut oppaan säilytysaikojen määrittelystä. 26
Yksityiset ja kirkolliset arkistonmuodostajat
Kirjanpitolaki (1336/97) on tärkein säädös, joka koskee yksityisten järjestöjen ja liikeyritysten
asiakirjojen säilyttämistä. Liikearkistoyhdistys ry on julkaissut suosituksen yritysten asiakirjojen
säilytysajoista.
Suomen evankelis-luterilainen kirkko ei kuulu arkistolain piiriin. Kirkkohallitus on hyväksynyt
ohjeet evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä. Ne
sisältyvät kirkkohallituksen julkaisemaan Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakuntien arkistosääntöön.
Arkistolaki koskee ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia. Valtionarkiston hy-
25 Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Määräys ja ohje 2.6.2003 (KA 216/40/03). Arkistolaitos 2003
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/seulontanormi.pdf).
26 Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi, Arkistolaitos 2005
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/opas02112005.pdf).
65