Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Suomessa eniten käytetty otantamenetelmä on kronologinen otanta. Se jakaantuu kolmeen alaryhmään:
1) Aikakausiin perustuva kronologinen otanta tähtää sen varmistamiseen, että saadaan talteen
tärkeimmät asiakirjat arkistonmuodostajan toiminnan taitekohdista (esim. toiminnan
alkuvuosilta, keskeisiltä muutoskausilta, sotavuosilta jne.).
2) Aikasarja-otanta on ollut yleisin yksittäinen otannan metodi Suomessa. Sitä sovellettaessa
otetaan pysyvään säilytykseen esim. joka viidennen tai kymmenennen vuoden asiakirjat.
Tavoitteena on varmistaa aineisto, jonka pohjalta voidaan karkealla tasolla tehdä päätelmiä
ilmiöiden kehittymisestä ja muutoksesta. Menetelmän suosioon vaikuttaa se, että sitä on
helppo soveltaa. Menetelmän heikkoutena on, että otantaan kuulumattomina välivuosina
voi tapahtua merkittäviä asioita, joihin liittyvät asiakirjat kiinnostaisivat tutkimusta. Läheistä
sukua tälle menetelmälle on systemaattinen otanta, jossa satunnaisesti määritellystä lähtökohdasta
käsin valitaan tietty määrä aineistoa pysyvään säilytykseen (esim. joka kymmenes
asiakirja tai kotelo).
3) Henkilöasiakirjoihin sovellettava syntymäpäiväotantamenetelmä on kolmas kronologisen
otannan tyyppi. Se on ominaista erityisesti Pohjoismaille. Otantaperusteena käytetään
henkilön syntymäpäivää. Mikäli tätä otantamenetelmää käytetään, pysyvään säilytykseen
otetaan (Suomessa) vain niiden henkilöiden asiakirjat, jotka ovat syntyneet kunkin kuukauden
8., 18. tai 28. päivänä. Joissain tapauksissa otos on rajattu vain 18. ja 28. päivänä
syntyneiden asiakirjoihin. Syntymäpäiväotannan etuna on se, että voidaan seurata yksittäisen
henkilön elinkaarta alusta loppuun ja saada siitä tietoja useilta eri elämänaloilta. Yksittäisten
elinkaarien tutkimisen ohella otannat mahdollistavat tilastollisten päätelmien teon
koko aineistosta.
Pysyvään säilytykseen määrättyjä, syntymäpäivään perustuvia otanta-aineistoja on Kansaneläkelaitoksella,
verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä.
Osa aineistoista on jo siirretty (valtionhallinnosta) arkistolaitokseen. Huomattava osa
em. arkistonmuodostajien aineistoista, joihin syntymäpäiväotantaa sovelletaan, on nykyisin sähköisessä
muodossa, mikä asettaa otannalle omat vaatimuksensa. Otantamenettely on otettava
huomioon järjestelmiä suunniteltaessa. Ratkaistaviin kysymyksiin kuuluu, milloin otanta otetaan ja
missä muodossa se säilytetään pysyvästi: paperilla, mikrofilmillä vai sähköisessä muodossa.
Seulontaesitykset ja -päätökset
Arkistonmuodostajan on tiedettävä, milloin seulontaesitys arkistolaitokselle on tarpeen tehdä.
Arkistonmuodostajan on hankittava arkistolaitoksen päätös siitä, ovatko asiakirjat pysyvästi säilytettäviä,
jos arkistolaitos ei ole määrännyt, mitkä arkistonmuodostussuunnitelmaan sisältyvistä
asiakirjoista säilytetään pysyvästi. Samoin seulontapäätös on tarpeen, kun arkistonmuodostajan
hoidettavaksi tulee uusia tehtäviä, joihin liittyvien asiakirjojen mahdollista pysyvää säilyttämistä
arkistolaitos ei ole arvioinut (tarkemmat ohjeet ks. arkistolaitoksen määräys/ohje Valtionhallinnon
asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, 2003).
Arkistolaitokselle tehtävänä seulontaesityksenä käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa silloin,
kun päätöstä haetaan jatkuvasti kertyville asiakirjoille (ennakkoseulonta). Kun kysymyksessä on
vanha, jo muodostunut arkisto, laaditaan luettelo niistä asiakirjoista, joihin arkistolaitoksen päätöstä
haetaan (taannehtiva seulonta). Tosin arkistonmuodostussuunnitelmakin voi toimia taannehtivan
seulonnan välineenä. Seulontaesityksessä voidaan ehdottaa, että päätöstä voitaisiin soveltaa
taannehtivasti. Seulontapäätöksissä onkin usein maininta tästä. Seulontaesitykset osoitetaan
Kansallisarkistolle.
64