Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Aineiston teknisestä tasosta voidaan erottaa eri puolia:
• aineiston ikä,
• fyysinen kunto,
• tietuerakenne (yksinkertainen/mutkikas),
• dokumentaation kattavuus.
Tekniset ominaisuudet voivat olla ratkaisevia tekijöitä arvonmäärityksessä. Jos aineisto on fyysisesti
niin huonossa kunnossa, ettei sitä voida lukea, sitä ei kannata säilyttää. Samaan lopputulokseen
päädytään, jos aineiston dokumentaatio on niin puutteellista, ettei tietojen hyödyntäminen
ole mahdollista. Tekniseen tasoon liittyvät kysymykset nousevat esiin lähinnä taannehtivassa seulonnassa
ts. vanhan, jo muodostuneen aineiston arvonmäärityksessä. Mikäli järjestelmää rakennettaessa
otetaan huomioon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmat, edellä mainitut ongelmat
voidaan välttää (ks. arkistolaitoksen ohje/määräys Sähköisten tietojärjestelmien ja
aineistojen käsittely, 2001 23 ja määräys Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien
asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, 2005) 24 .
Rakenteelliset kriteerit ovat tietyllä tavalla objektiivisia. Sisällöllisiin kriteereihin liittyy enemmän
tulkinnanvaraisuutta. Niiden avulla pyritään hahmottamaan aineiston merkittävyyttä tutkimuksen
kannalta. Tulevan tutkimuksen tarpeita on vaikea ennakoida. Sen sijaan nykyisen tutkimuksen ja
tietohuollon tarpeet tiedetään. Tästä näkökulmasta keskeisinä rekisteröitävinä yksikkötyyppeinä
on pidetty mm. maa- ja vesialuetta, kaavaa, kiinteistöä ja tutkintoja.
Sisällölliset kriteerit tukevat arvonmääritystä, mutta niitä ei voi soveltaa mekaanisesti. Eivät esimerkiksi
kaikki kiinteistöjä tai tutkintoja koskevat tiedot ole pysyvän säilyttämisen arvoisia. Jokaisen
tiedon kohdalla on erikseen pohdittava sen merkittävyyttä.
Otanta suomalaisessa seulonnassa
Suomalaisessa seulonnassa on käytetty melko paljon otantaa. Otanta kohdistetaan tutkimuksellisesti
mielenkiintoiseen aineistoon, jota kertyy kuitenkin niin paljon, että sen säilyttäminen kokonaisuudessaan
ei ole mahdollista. Pätevästi suunniteltu ja toteutettu otanta mahdollistaa päätelmien
teon koko aineistosta. Otoksia käytetään yleensä tilastollisen tutkimuksen lähdeaineistona,
mutta silloin kun otos perustuu syntymäpäiväotantaan, on mahdollista seurata myös yksilön vaiheita
(kyseistä otantaa sovelletaan useiden viranomaisten aineistoihin). Otanta tarjoaa siten mahdollisuuksia
sekä kvantitatiiviseen että kvalitatiiviseen tutkimukseen.
Otanta kohdistetaan yleensä ns. massa-asiakirjoihin. Nämä pitkinä aikasarjoina samantyyppisinä
toistuvat asiakirjat on usein laadittu valmiille lomakkeille; niitä ovat mm. veroilmoitukset, potilasasiakirjat
sekä sosiaaliturvan hakemukset ja päätökset. Otannalla pyritään saamaan talteen riittävän
suuri ja laadullisesti edustava otos tutkimuksen lähdeaineistoksi. Otoksen suuruus on useimmiten
5–10 prosenttia kokonaisuudesta. Otantamenettelystä päätettäessä on pidetty lähtökohtana, ettei
se saa aiheuttaa kohtuutonta lisätyötä arkistonmuodostajalle.
23 Sähköisten tietojärjestelmien ja aineistojen käsittely. Määräys ja ohje 22.5.2001 (KA 126/40/01). Arkistolaitos 2001
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sahk/normi.htm). Kyseinen ohje/määrys on kumottu, mutta sen periaatteet ovat
edelleen sovellettavissa lukuunottamatta asiakirjojen pysyvää säilyttämistä asiankäsittelyjärjestelmissä, josta on oma
määräyksensä. Ks. seuraava viite.
24 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa.
Määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005). Arkistolaitos 2005 (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdfohjeet/akj_maarays.pdf).
63