Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Sähköisten tietoaineistojen arvonmääritys<br />
Sähköiset tietoaineistot muodostavat arvonmäärityksen kannalta oman kysymyksensä. Samat periaatteet<br />
ja kriteerit, joita sovelletaan paperiasiakirjojen arvonmääritykseen, soveltuvat myös sähköisiin<br />
aineistoihin. Toisaalta aineiston muoto ja ominaisuudet tuovat arvonmääritykseen oman<br />
ulottuvuutensa.<br />
Sähköisen aineiston käytettävyys on aktiivisen käyttövaiheen aikana suurempi kuin paperiasiakirjojen.<br />
Tietoja voidaan hakea, muokata ja yhdistellä nopeasti. Pitkäaikaissäilytyksessä sähköiseen<br />
aineistoon liittyy ongelmia. Säilytys on kallista ja edellyttää erityisosaamista. Tällöin joudutaan<br />
arvioimaan, kannattaako tiedot säilyttää sähköisessä muodossa vai pitäisikö ne tulostaa paperille<br />
tai mikrofilmille (ja missä elinkaaren vaiheessa) tai onko pitkäaikaiseen säilyttämiseen ylipäätään<br />
perusteita. Tulostusvaihtoehto saattaa heikentää tietojen käytettävyyttä niin paljon, että jäljelle jää<br />
vain kaksi vaihtoehtoa, säilytys sähköisessä muodossa tai aineiston hävittäminen tietyn määräajan<br />
kuluttua.<br />
Sähköisiin tietojärjestelmiin, erityisesti tietokantoihin, liittyy arvonmäärityksen ja seulonnan näkökulmasta<br />
myös se ongelma, että järjestelmät ovat usein dynaamisia: tietoja muokataan, poistetaan<br />
ja lisätään. Mikäli pitkäaikaissäilytykseen on tarvetta, on ratkaistava, miltä ajalta tiedot säilytetään<br />
ja missä muodossa. Talteen voidaan ottaa otoksena esim. tiettyjen ajankohtien tiedot tai alkuperäisen<br />
tietokannan lisäksi erityinen historiatiedosto, johon on tallennettu kaikki tietokantaan tehdyt<br />
muutokset.<br />
Asiankäsittelyjärjestelmien ja niissä olevien tietojen arvonmäärityksestä ei ole paljon kokemusta.<br />
Koska asiankäsittelyjärjestelmissä olevat tiedot ovat yleensä muodoltaan asiakirjoja, niihin voidaan<br />
pitkälti soveltaa tavanomaisia arvonmäärityksen periaatteita. Tekniseltä kannalta on tärkeää, että<br />
kyseisissä järjestelmissä on toiminto seulontaa varten, niin että asiakirjat voidaan hävittää mahdollisimman<br />
pitkälle automatisoidusti.<br />
Viranomaisten rekisterityyppisissä tietokannoissa olevien tietojen arvonmääritykseen on kehitelty<br />
eräitä periaatteita. Kansallisarkisto (silloinen Valtionarkisto) on vuonna 1992 julkaissut asiaa koskevan<br />
ohjeen (Valtionarkisto ohje ATK-aineistojen säilytysarvon määrittelystä). Rekisteritietojen<br />
tutkimusarvon määrittelyssä voidaan soveltaa ns. rakenteellisia ja sisällöllisiä seulontakriteereitä.<br />
Rakenteellisia kriteereitä ovat:<br />
• kohteen pysyvyys,<br />
• informaation ainutkertaisuus,<br />
• onko kyse perus- vai koostetiedosta,<br />
• muokattavuus,<br />
• yhdisteltävyys,<br />
• koko,<br />
• ajallinen kattavuus,<br />
• alueellinen kattavuus ja<br />
• tekninen taso.<br />
Perustiedot, joista voidaan tarvittaessa tehdä uusia tilastoja ja yhteenvetoja, ovat periaatteessa<br />
arvokkaampia kuin koosteet. Aineiston yhdisteltävyys liittyy siihen, onko käytetty tiettyjä koodeja<br />
(esim. kuntakoodi, henkilötunnus), jotka mahdollistavat tietojen yhdistelyn muihin aineistoihin.<br />
Mitä suurempi ajallinen ja alueellinen kattavuus tiedoilla on, sen arvokkaampia ne lähtökohtaisesti<br />
ovat.<br />
62
Change language