Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Pysyvää säilyttämistä koskevat ratkaisut edellyttävät edellä mainittujen näkökohtien huolellista
arviointia. Asiakirjojen pysyvä säilyttäminen perustuu viimekädessä kohtien yksi ja kolme arviointiin.
Asiakirjat dokumentoivat toisaalta arkistonmuodostajan toimintaa, toisaalta erilaisia yhteiskunnallisia
ilmiöitä. Kohtaa neljä voidaan pitää erityisen ongelmallisena. Asiakirjojen nykyinen
käyttö voi kätkeä taakseen huomattavan käyttöpotentiaalin, jota ei syystä tai toisesta ole huomattu.
Toisaalta tutkimuksen tulevien tarpeiden ennakointi on myös vaikeaa, koska arvonmäärityksen
tekijä on aina sidoksissa omaan aikaansa ja sen arvoihin.
Kun asiakirjallisia tietoja valitaan pysyvään säilytykseen, on tärkeää säilyttää tietosisällön ohella
myös niiden konteksti. Tietoja on pystyttävä tulkitsemaan myös silloin, kun alkuperäistä ympäristöä,
jossa ne ovat syntyneet ja jossa niillä on ollut tietty tehtävä, ei enää ole olemassa. Kontekstin
säilymiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköisten tietojärjestelmien ja tietojen yhteydessä.
Seulontaperiaatteet ja -kriteerit
Seulontastrategiaa pyritään soveltamaan käytäntöön konkreettisten seulontaperiaatteiden ja
-kriteereiden avulla. Niiden yleispätevä muotoileminen on vaikeaa. Eräitä periaatteita ja kriteereitä
on kuitenkin sovellettu Suomessa seulontapäätöksiä tehtäessä. Niitä ovat:
• asiakirjojen jäljennökset hävitetään,
• asiakirjat hävitetään, jos ne tai niiden sisältämät tiedot on julkaistu,
• lukukelvottomat asiakirjat hävitetään,
• asiakirjat hävitetään, jos niitä on käytetty vähän tai ei ollenkaan tutkimus- tai muihin tarkoituksiin,
• viraston varsinainen toiminta on kiinnostavampaa kuin sen hallinnolliset rutiinit,
• kukin arkistonmuodostaja säilyttää omat tärkeät päätöksensä pysyvästi, muilta saapuneet
vastaavat asiakirjat voidaan (pääsääntöisesti) hävittää,
• säilytetään asiakirjat, joissa arvokas tieto on tiiviimmässä ja helppokäyttöisimmässä muodossa,
• säilytetään hakemistot, jos on määrä säilyttää asiakirjat, joihin hakemistot viittaavat,
• asiakirjat, jotka ovat keskeisiä tämän päivän yhteiskunnalle ja tutkimukselle, säilytetään pysyvästi,
• säilytetään pysyvästi asiakirjat, joihin sisältyy tietoja suuresta määrästä henkilöitä tai asioita,
• säilytetään tavallista enemmän asiakirjallista tietoa poikkeuksellisilta ajoilta (organisaation
perustaminen, suuret muutokset organisaatiossa tai sen toimintaympäristössä yms.),
• asiakirjojen säilytysarvo riippuu siitä, kuinka tärkeästä yhteiskunnallisesta tehtävästä ne
ovat kertyneet.
Seulontaperiaatteiden ja -kriteereiden mekaaninen soveltaminen ei useinkaan ole mahdollista,
vaan niitä on harkittava tapauskohtaisesti. Esim. tietojen julkaiseminen ei aina merkitse sitä, että
asiakirjat voisi hävittää, koska asiakirjoihin liittyy julkaisuilta puuttuva todistusvoimaisuus. Erityisen
ongelmallinen on periaate vähän käytettyjen aineistojen hävittämisestä, koska tulevat tutkijapolvet
saattaisivat kuitenkin olla kiinnostuneita aineistosta. Osa edellä mainituista periaatteista ja
kriteereistä soveltuu vain taannehtivaan seulontaan.
Aikarajoihin perustuva seulonta on selkeä kriteeri, jota on helppo soveltaa. Suomessa tulee periaatteessa
säilyttää pysyvästi kaikki vuotta 1920 vanhemmat viranomaisten asiakirjat lukuun ottamatta
tiliasiakirjoja, jotka on säilytettävä pysyvästi vain vuotta 1901 edeltävältä ajalta. Ehdottomia
eivät nämäkään aikarajat tosin ole, arkistolaitos on tehnyt niihin yksittäistapauksissa poikkeuksia.
61