Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Seulonnan yhteyteen kuuluu myös käsite puhdistaminen. Se tarkoittaa toimintaa, jolla asiakirjojen
joukosta poistetaan aineisto, jonka saa hävittää välittömästi käytännön tarpeen lakattua. Tällaista
aineistoa ovat:
• asiakirjojen kaksoiskappaleet,
• vain omaan käyttöön otetut jäljennökset, otteet ja monisteet,
• alustavat luonnokset ja tilapäiset muistiinpanot,
• arkistoon kuulumattomat mainokset, lehdet, säädöskokoelmien irralliset numerot, muut
painotuotteet yms.
Seulontapolitiikka ja -strategia
Kansallisarkistossa on hahmoteltu teoreettista lähestymistapaa asiakirjojen ja tietojen arvonmääritykseen
kulttuurin ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Lähestymistavan ylintä tasoa kutsutaan
seulontapolitiikaksi. Siihen kuuluu kolme periaatetta:
Pysyvään säilytykseen otettavien asiakirjojen tulee sisältää
1. vain yksilölle ja yhteiskunnalle merkittäviä tietoja,
2. mahdollisimman suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa,
3. mahdollisimman pienin yksikkökustannuksin.
Seulonnan määrällisenä tavoitteena on, että vain 15 prosenttia julkishallinnon asiakirja-aineistosta
säilytettäisiin pysyvästi. Vuonna 2001 toteutetun kyselyn mukaan tavoitetta ei ole vielä läheskään
saavutettu.
Seulontapolitiikan tavoitteita pyritään konkretisoimaan seulontastrategian avulla. Siinä tarkastellaan
asiakirjallisten tietojen säilytysarvoa kulttuurin ja tutkimuksen kannalta ottaen huomioon
seuraavia tekijöitä:
1. arkistonmuodostaja: asema hallintohierarkiassa, tehtävät, organisaatio,
vaikuttavuus, toimintaprosessit ja niiden yhteydet muihin arkistonmuodostajiin,
2. arkisto: arkistonmuodostuksen periaatteet, tehtävien ja asiakirjojen suhteet,
sähköiset tietojärjestelmät ja -aineistot, rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmät,
asiakirjojen toiminnalliset ja sisällölliset suhteet, tietojen mahdollinen
päällekkäisyys (ao. arkiston sisällä ja suhteessa muiden
arkistonmuodostajien arkistoihin),
3. ilmiöt: millaisista ilmiöistä ja asioista asiakirjat kertovat, mikä on arkiston
tietosisältö,
4. arkiston käyttö: miten asiakirjoja on tähän asti käytetty tutkimus- ja muihin
tarkoituksiin ja millaista käyttöä niille voidaan ennakoida.
60