Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

säilytysajat. Määräykset ja suositukset), julkaisusarjana, jota on ilmestynyt vuodesta 2001 alkaen.
Julkaisu sisältää arkistolaitoksen sitovat määräykset asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä sekä
Suomen Kuntaliiton suositukset määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista.
Arvonmäärityksen näkökulmat
Vaikka asiakirjojen ja tietojen pysyvästä säilyttämisestä päättäminen kuuluu arkistolaitokselle, arkistonmuodostajien
on hyvä tuntea arvonmäärityksen yleiset periaatteet, koska ne joutuvat seulontaesityksissään
ottamaan kantaa myös asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen. Seulonnan peruslähtökohtana
on asiakirjallisten tietojen säilyttäminen. Hävittäminen on pystyttävä aina erikseen
perustelemaan.
Arvonmäärityksessä on kolme keskeistä näkökulmaa:
Asiakirjojen ja tietojen säilytystarve
1. arkistonmuodostajan oman toiminnan kannalta,
2. oikeuksiin, etuuksiin, velvoitteisiin ja oikeusturvaan liittyvien näkökohtien
kannalta,
3. kulttuurin ja tieteellisen tutkimuksen kannalta.
Arkistonmuodostaja tuntee itse parhaiten, mitä säilytysaikavelvoitteita kohdista yksi ja kaksi seuraa.
Velvoitteiden taustalla saattaa olla erityislainsäädäntöä, joka tulee ottaa huomioon säilytysajoista
päätettäessä. Viranomaisen omassa toiminnassa asioiden käsittelyajoilla (vireilläolo,
muutoksenhaku) on luonnollisesti ratkaiseva vaikutus siihen, mikä on säilytyksen vähimmäisaika.
Ratkaistuihin asioihin liittyviä asiakirjoja saatetaan tarvita myöhemmin päätöksenteon ja toiminnan
pohjatietoina ja toimintamalleina. Viranomaisten toiminnan valvonta voi edellyttää monenlaisten
asiakirjojen ja tietojen säilyttämistä, jotta voidaan selvittää, onko toiminta seurannut lakia ja
ollut tarkoituksenmukaista sekä onko varoja käytetty oikein. Julkishallinnon ohjaus ja tilastointi
on myös tärkeä näkökohta: eri viranomaiset voivat tehdä pitkänkin ajan kuluttua tiedusteluja virastojen
ja laitosten toiminnasta ja tuloksista. Laatusertifikaatteihin liittyvä toiminnan arviointi
(auditointi) perustuu myös suurelta osin asiakirjoihin.
Kohta kaksi liittyy sekä arkistonmuodostajan itsensä että kansalaisten ja yhteisöjen intresseihin ja
velvoitteisiin. Ne liittyvät moninaisiin asioihin: omistusoikeuteen, sosiaali- ja eläke-etuuksiin, terveyden-
ja sairaanhoitoon jne. Myös organisaation ja virkamiehen oma oikeusturva edellyttää, että
päätöksiä ja toimintaa koskevat keskeiset asiakirjat säilytetään riittävän pitkän ajan. Tämä liittyy
mm. asioiden seurantaan ja valvontaan sekä mahdollisiin valituksiin ja kanteluihin. Selvitysten ja
vastineiden antaminen edellyttää, että tarvittavat asiakirjat ovat saatavilla. Myös yhteiskunnallisen
dokumentaation ja tilastoinnin tarpeet vaikuttavat säilytysaikaratkaisuihin. On mm. ratkaistava,
kuinka kauan tilastojen pohja-aineistoja säilytetään ja mikä on organisaation tuottamien tilastojen
suhde Tilastokeskuksen ja muiden tilastoja tuottavien organisaatioiden aineistoihin.
Kohdissa yksi ja kaksi mainittu asiakirjojen säilytysaikatarve voi vaihdella hyvin lyhyestä ajasta
jopa yli sataan vuoteen. Arkistonmuodostaja saattaa joutua muuttamaan asiakirjojensa säilytysaikoja,
mikäli toimintaa ohjaavia säädöksiä muutetaan. Arkistonmuodostussuunnitelma, joka toimii
siis myös asiakirjojen säilytysaikasuunnitelmana, tulisi tästä syystä tarkistaa säännöllisesti.
59