Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
on ollut suomalaisessa arvonmäärityksessä ikään kuin sisäänrakennettuna. Nähtävästi tämä pätee<br />
eurooppalaiseen arvonmääritykseen laajemminkin. Todistusvoimaisuutta on korostettu erityisesti<br />
viime vuosien amerikkalaisessa keskustelussa (1990-luvun alusta lähtien). Kysymyksessä saattaa<br />
olla ennen muuta amerikkalainen ilmiö. Todistusvoimaisuuden korostus olisi siten reaktio Yhdysvalloissa<br />
pitkään vallinnutta sisältöpainotteista lähestymistapaa vastaan.<br />
Arvonmäärityksen jaettu vastuu<br />
Arvonmäärityksessä vallitsee jaettu vastuu. Arkistonmuodostajat määrittelevät itse, mitä eri pituisia<br />
säilytysaikoja asetetaan asiakirjoille ja tiedoille, jotka ovat määräajan säilytettäviä. Em. määrittelyvastuu<br />
koskee kaikkia arkistolain piiriin kuuluvia arkistonmuodostajia. Usein on tarkoituksenmukaista,<br />
että säilytysaikojen määrittelyä koordinoi ao. hallinnonalan keskushallintoyksikkö<br />
(ministeriö, keskusvirasto tms.). Arkistolaitoksen, käytännössä Kansallisarkiston, tehtävänä on<br />
määritellä, mitkä asiakirjat ja tiedot kuuluvat kansalliseen kulttuuriperintöön ja säilytetään siksi<br />
pysyvästi.<br />
Arkistonmuodostajissa seulonnan perustana on vastuukysymysten määrittely. Organisaation on<br />
tunnistettava, mikä taho tiedon omistaa ja millaisia tietoryhmiä eri tietojärjestelmiin sisältyy. Organisaatiossa<br />
on tunnettava lainsäädäntö ja viranomaismääräykset, joilla voi olla vaikutusta asiakirjojen<br />
säilytysaikoihin.<br />
<strong>Arkistolaitos</strong> käyttää seulontaan liittyvää norminantovaltuuttaan eri tavoin. Yleisin tapa on nykyisin<br />
se, että arkistonmuodostaja toimittaa arkistolaitokseen (Kansallisarkistoon) arkistonmuodostussuunnitelmansa<br />
(tai osan siitä), jonka perusteella tämä määrittelee pysyvästi säilytettävän aineiston.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelma toimii siten seulontaesityksenä. Sitä mahdollisesti<br />
täydentävät arkistolaitoksen edellyttämät lisäselvitykset ja konkreettinen aineistoon tutustuminen.<br />
Jälkikäteen vaadittavilta lisäselvityksiltä voidaan välttyä, jos arkistonmuodostaja jo seulontaesitystä<br />
valmistellessaan ottaa yhteyttä arkistolaitokseen ja neuvottelee esityksen sisällöstä.<br />
Esityksiä tekevien viranomaisten koordinaatio näkyy siinä, että säilytysaikaesitys on usein ns. malliarkistonmuodostussuunnitelma,<br />
joka on laadittu ministeriön tai muun keskushallintoorganisaation<br />
asettaman työryhmän työnä. Suunnitelma koskee siten kaikkia malliarkistonmuodostussuunnitelman<br />
piiriin kuuluvia viranomaisia. Näin on vahvistettu esim. käräjäoikeuksien<br />
asiakirjojen säilytysajat. Oikeusministeriön asettaman työryhmän laatima arkistonmuodostussuunnitelma<br />
toimitettiin Kansallisarkistoon, joka päätti asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Määräajan<br />
säilytettävien asiakirjojen säilytysajat vahvistettiin käräjäoikeuksien noudatettavaksi oikeushallinnon<br />
sisäisten käytäntöjen mukaisesti. On toisaalta myös tapauksia, joissa arkistonmuodostaja<br />
itsenäisesti toimittaa seulontaesityksen (arkistonmuodostussuunnitelman) arkistolaitokseen. Erilaiset<br />
tutkimuslaitokset, jotka eivät kuulu ns. linjahallintoon ja ovat toiminnassaan muutenkin<br />
varsin itsenäisiä, menettelevät usein näin. Samoin tekevät luonnollisesti myös eri ministeriöt.<br />
<strong>Arkistolaitos</strong> voi myös tehdä yleisiä seulontapäätöksiä, joissa se itse on aloitteentekijänä. Tällä<br />
tavoin on annettu mm. päätös valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston pysyvästä säilytyksestä<br />
(2004) sekä päätös valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä (2003). Jälkimmäinen<br />
päätös sisältää määräyksen arkistonmuodostajissa yleisesti esiintyvistä tuki- ja ylläpitotehtävien<br />
sekä päämäärätehtävien hoidossa kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista, jotka eivät ole<br />
pysyvästi säilytettäviä.<br />
Kunnallishallintoa varten Kansallisarkisto on tehnyt päätösten sarjan, joka kattaa kunnallishallinnon<br />
kaikki toimialueet. Seulontapäätöksiä on valmisteltu työryhmässä, jossa arkistolaitoksen lisäksi<br />
on edustus Suomen Kuntaliitosta ja Kunnallisarkistoyhdistyksestä. Päätökset ja niitä täydentävät<br />
säilytysaikasuositukset on julkaistu Suomen Kuntaliiton toimesta (Kunnallisten asiakirjojen<br />
58
Change language