Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Julkishallinto tuottaa vuosittain noin 46 hyllykilometriä asiakirjoja. Tällaisen asiakirjamäärän säilytys-
ja käyttökustannukset ovat suuret, joten voimakas seulonta on välttämätöntä. Vuosituhannen
vaihteessa pysyvään säilytykseen otettiin noin 22 prosenttia vuosittain syntyvästä aineistosta, mikä
on huomattavasti enemmän kuin tavoitteena olevat 15 prosenttia.
Tietotekniikan yleistyminen ei poista seulonnan tarvetta, vaikka tietovälineiden tallennuskapasiteetti
onkin suuri. Mikäli järjestelmissä olevan tietomassan annetaan kasvaa hallitsemattomasti,
järjestelmien käytettävyys ennen pitkää kärsii. Tämän lisäksi tulevat kustannukset ja asiantuntemuksen
tarve, jotka liittyvät aineiston ylläpitoon ja migraatioihin (ks. s. 130). Seulonta vähentää
näitä kustannuksia.
Ilman suunnitelmallista arvonmääritystä ja seulontaa asiakirjallista lähdeaineistoa säilyisi tutkimuksen
tarpeisiin vain sattumanvaraisesti. Sellaista tilannetta ei hyväksytä missään sivistysvaltiossa.
Arvonmäärityksen teorioita käsitellään luvussa yhdeksän. Tässä luvussa keskitytään arvonmäärityksen
organisatoriseen ja prosessuaaliseen puoleen.
Käytännönläheistä ja systemaattista
Suomalainen arvonmääritys on ollut käytännönläheistä. Lainsäädännölliset näkökohdat ovat olleet
teorioita tärkeämpiä. Tässä suhteessa suomalainen arvonmääritys muistuttaa ruotsalaista käytäntöä,
jonka perinne on niin ikään pragmaattinen. Eräitä ulkomaisia teoreettisia vaikutteita suomalaisessa
arvonmäärityksessä voi kuitenkin havaita. Suomalaiseen perinteeseen kuulunut hallintohierarkian
korostus seulontakriteerinä on nähtävästi saksalaista vaikutusta. Keskeinen vaikuttaja
on ollut amerikkalainen arkistoteoreetikko Theodore Schellenberg. Hänen tunnettu arvojaottelunsa
(primaarinen ja sekundaarinen arvo, todistusarvo ja informaatioarvo) on ollut enemmän tai
vähemmän pysyvä taustateoria suomalaisessa arvonmäärityksessä ainakin 1970-luvulta lähtien.
Käytännöllisestä lähestymistavasta huolimatta suomalainen arvonmääritys on vuosikymmenten
kuluessa kehittynyt ja tullut systemaattisemmaksi. Suomalaisessa arkistotoimessa on jo kauan
(viimeistään 1980-luvun alusta lähtien) korostettu ennakkoseulonnan merkitystä. Ennakkoseulonta
on asiakirjojen/tietojen säilytysajan ja -tavan määrittelyä jo niiden suunnitteluvaiheessa. Ennakkoseulonnalla
on läheinen yhteys arkistointijärjestelmän luomiseen. Ennakkoseulonnassa tehdyt
ratkaisut vaikuttavat siihen, miten aineisto arkistoidaan, jotta hävitettävien asiakirjojen/tietojen
poisto arkistokokonaisuudesta olisi aikanaan mahdollisimman helppoa. Ennakkoseulonnan tärkein
työväline on arkistonmuodostussuunnitelma.
Ennakkoseulonnan vastakohta on taannehtiva seulonta, jolla tarkoitetaan arkistossa olevien asiakirjojen/tietojen
jälkikäteen tapahtuvaa seulontaa. Sitä tulee pyrkiä välttämään sen hankaluuden,
työvaltaisuuden ja kalleuden vuoksi.
Eri hallinnonaloja tarkastellaan nykyisin kokonaisuuksina (keskus-, alue/piiri- ja paikallishallinto).
Asiakirjatietojen päällekkäisen säilyttämisen eliminointiin kiinnitetään paljon huomiota. Arvonmäärityksen
systemaattisuutta ja tehokkuutta on lisännyt arkistonmuodostussuunnitelma, jota
käytetään myös seulontaesityksenä. Arkistonmuodostussuunnitelmien myötä suomalaiseen arvonmääritykseen
on tullut tietty makroseulonnallinen piirre (ks. s. 232). Suunnitelmat laaditaan
pääasiassa tehtäväpohjaisesti, mistä seuraa, että arvonmäärityksessä paneudutaan ensin tehtäviin ja
prosesseihin ja vasta sen jälkeen itse asiakirjoihin. Makroseulontaan kuuluva arkistonmuodostajien
ja niiden tehtävien vertailu ja arvottaminen on niin ikään osa suomalaista arvonmääritystä.
Kansainvälisessä keskustelussa on voimakkaasti nostettu esiin asiakirjojen todistusvoimaisuus
niiden keskeisenä tunnusmerkkinä ja myös arvonmäärityksen tärkeänä kriteerinä. Tämä näkemys
57