Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Kaikkia asiakirjoja ei luonnollisesti tule pyrkiä arkistoimaan asiasisällön mukaan. Pöytäkirjoja ja
tiliasiakirjoja ei voikaan arkistoida siten, ja myös selvät rutiiniasiakirjat (vähämerkityksiset ilmoitukset
ja tiedustelut, pyytämättä tulleet tarjoukset, erilaiset töiden seurannan apuluettelot jne.),
joilla on lyhyt käyttötarve, on syytä säilyttää omina, asiakirjan tehtävän ja muodon perusteella kertyvinä
kokonaisuuksina.
Asiasisällön mukainen arkistointi edellyttää asialuokituksen laatimista. Luokituksessa on olennaista,
että se on yksinkertainen, johdonmukainen ja mahdollisimman yksiselitteinen, jotta arkistointi
sen mukaan olisi helppoa. Liikaa hienojakoisuutta on syytä välttää. Luokitukseen riittää yleensä
kaksi tai korkeintaan kolme tasoa. Luokituksessa voidaan käyttää samanlaista desimaaliluokitusta
kuin diaareissa: asiat jaetaan numeroilla 0–9 merkittyihin pääryhmiin ja nämä edelleen numeroituihin
ryhmiin ja alaryhmiin.
Asiasisällön mukainen järjestys on yleisin ns. käsiarkistoissa, joita organisaatioiden työntekijät
pitävät työhuoneissaan. Käsiarkistoja säilytetään usein riippukansioissa. Ne rämettyvät helposti
huonoon kuntoon. Käytetyt luokitukset ovat epäjohdonmukaisia, ja kansiot paisuvat sekalaisesta
aineistosta, josta tietoa on vaikea löytää. Tietyt pelisäännöt auttavat käsiarkistojen hallinnassa:
• alkuperäisasiakirjoja ei säilytetä riippukansioissa vaan organisaation varsinaisessa arkistossa,
• jatkuvasti täydentyvät asiakirjasarjat siirretään riippukansioista hyllylle rengaskansioon tai
pahviseen arkistokoteloon; poikkeuksena ovat tietyt sisältäpäin kasvavat dossierit (esim.
tarkastuskohteiden dossierit), jotka voivat olla pitkään riippukansioissa. Tällöin ei yleensä
ole kysymys henkilökohtaisesta käsiarkistosta vaan virallisesta aineistosta, jota säilytetään
esim. kirjaamossa.
• riippukansiot puhdistetaan vähintään kerran vuodessa tarpeettomasta aineistosta ja tarkistetaan,
tulisiko arkistoon perustaa uusia asiakirjaryhmiä,
• laaja riippukansioarkisto edellyttää selkeää hierarkkista asialuokitusta, jonka mukaan arkistointi
voi tapahtua mahdollisimman yksiselitteisesti (asiakirjalla vain yksi mahdollinen sijoituspaikka).
Se mitä edellä on sanottu arkistoinnista koskee ennen muuta perinteisiä paperiasiakirjoja. Sähköisessä
toimintaympäristössä arkistointi ja siihen liittyvä sarjojen ja aktien muodostaminen on abstraktimpaa.
Kyseiset käsitteet ovat silti käyttökelpoisia. Asiankäsittelyjärjestelmään muodostuu
asioiden käsittelyyn liittyviä “akteja”, joita usein kutsutaan (englantia lainaten) nimillä “file” tai
“folder”. Ne vastaavat käsitteellisesti paperimaailman akteja. Keskeisenä erona perinteisiin ratkaisuihin
on se, että sähköisiin akteihin liittyviä asiakirjoja voidaan ryhmitellä ja hakea monin eri tavoin
ja nopeasti. Myös asiakirjojen hävittäminen on nopeaa ja vaivatonta, mikäli järjestelmään
sisältyy seulontafunktio, mikä tosin usein puuttuu. Sähköisten asiakirjojen metatietoihin (ks. s. 73)
voidaan sijoittaa määrityksiä, jotka helpottavat seulontaa ja muuta asiakirjojen hallintaa.
Perinteinen sarjan käsite on käyttökelpoinen strukturoitua dataa sisältävien tietokantojen yhteydessä.
Fyysisessä mielessä tietokannoista ei voi erottaa mitään sarjaa vastaavaa, loogisesti kyllä.
Tietokoneohjelma ryhmittelee tietokannassa olevaa dataa mielekkäiksi kokonaisuuksiksi ennalta
määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Nämä erilaiset datan kokonaisuudet ovat rinnastettavissa
sarjaan. Paperimaailmassa sarja määritellään muodoltaan, tehtävältään tai sisällöltään yhteenkuuluvien,
määräjärjestyksessä olevien arkistoyksiköiden kokonaisuudeksi (Arkistojen kuvailu- ja
luettelointisäännöt, 1997). Tiettyä tiedontarvetta tyydyttämään organisoitu tietokantanäkymä
55