Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
syntymävuosi syntymäkuukausi syntymäpäivä<br />
231221-XXX 030165-XXX 030165-XXX<br />
170638-XXX 150180-XXX 051047-XXX<br />
190342-XXX 190342-XXX 150180-XXX<br />
051047-XXX 170638-XXX 170638-XXX<br />
300753-XXX 300753-XXX 190342-XXX<br />
030165-XXX 260972-XXX 231221-XXX<br />
260972-XXX 051047-XXX 260972-XXX<br />
150180-XXX 231221-XXX 300753-XXX<br />
Henkilöaktien arkistointi syntymävuoden, -kuukauden ja -päivän perusteella<br />
Pirkko Rastas, <strong>Arkistot</strong>oimi ja asiakirjahallinto. 2. uudistettu painos. Helsinki 1994, 66.<br />
Numerojärjestykseen arkistoitujen asiakirjojen haku edellyttää yleensä hakemistoja, joista selviää<br />
käytettyjen numeroiden yhteys henkilöihin, asioihin tai muihin kohteisiin. Potilasasiakirjojen syntymäajan<br />
mukaista hakumahdollisuutta täydentävät aakkoselliset nimihakemistot. Diaarinumeron<br />
mukaan arkistoitujen asiakirjojen haussa on diaari luonnollisesti välttämätön. Tilitositteet tulee<br />
kirjanpitolain mukaan arkistoida juoksevan numeron mukaiseen järjestykseen, jolloin kirjanpitokirjat<br />
<strong>toimiva</strong>t tositteiden hakemistoina.<br />
Maantieteellinen järjestys on aakkosjärjestyksen sovellus. Sitä käytetään mm. ulkomaan kirjeenvaihtoa<br />
sekä kiinteistöihin ja rakentamiseen liittyviä asiakirjoja arkistoitaessa. Hallintohierarkiaan<br />
liittyvät alueet saattavat myös antaa pohjan maantieteelliselle järjestykselle. Keskusvirastot voivat<br />
arkistoida maantieteelliseen järjestykseen piiri- ja paikallisviranomaisilta saapuneet asiakirjat. Jotta<br />
järjestelmä olisi selkeä ja johdonmukainen, arkistointijärjestelmä tulee porrastaa siten, että alueet<br />
edustavat samaa tasoa: maata, lääniä, piiriä, kuntaa, kiinteistöä jne.<br />
Muodollisten arkistointiperusteiden lisäksi voidaan käyttää asiasisällön mukaista arkistointia. Se<br />
on usein suositeltava tapa arkistoida asiakirjat, joiden asiasisältö on tärkeä ja joita myös myöhemmin<br />
haetaan asiasisällön perusteella. Tyypillisesti asiasisällön mukaan arkistoitavia asiakirjoja ovat<br />
päätöksenteon valmisteluun liittyvät asiakirjat sekä kirjeenvaihto. Viranomaisissa tähän arkistointitapaan<br />
liittyy usein diaarin tai muun asiakirjarekisterin käyttö. Asiakirjarekisterit perustuvat nykyisin<br />
asia- tai tehtäväryhmitykseen, joka puolestaan perustuu arkistonmuodostussuunnitelman ryhmitykseen.<br />
Tästä seuraa, että muodostuu ao. asia- tai tehtäväryhmityksen mukaisia<br />
asiakirjakokonaisuuksia, jotka yleensä kootaan akteiksi. Niillä on asiakirjarekisteristä (diaarikaavasta<br />
tms.) saatava numeerinen tunnus, joten kysymyksessä on eräs muoto numerojärjestykseen perustuvasta<br />
arkistoinnista (ks. edelle). Asiakirjojen haku edellyttää yleensä asiakirjarekisterin käyttöä.<br />
Asiaperusteinen arkistointi ei välttämättä vaadi diariointia tai muuta rekisteröintiä vaan asiakirjat<br />
voidaan suoraan sijoittaa asiaryhmityksen mukaiseen järjestykseen arkistoon. Organisaation tuottamat<br />
<strong>muisti</strong>ot, suunnitelmat, raportit yms. asiakirjat voidaan arkistoida asiasisällön mukaan asiakirja-<br />
tai aktisarjoiksi, elleivät ne kuulu johonkin suurempaan asiakokonaisuuteen ja tule arkistoiduksi<br />
sitä kautta muuhun yhteyteen.<br />
54
Change language