Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

• aikajärjestys,
• aakkosjärjestys,
• numerojärjestys,
• maantieteellinen järjestys.
Aikajärjestys on arkistointiperusteista vanhin. Sen toteutus on helppoa, mutta asiakirjojen jälleenhaku
on vaikeaa, mikäli niitä kertyy paljon. Aikajärjestystä käytetään silti edelleen, se on esim.
pöytäkirjojen ja tiliasiakirjojen 22 yleisin arkistointiperuste. Aikajärjestys (ja juokseva numerojärjestys)
on päätearkiston kannalta helppo, koska arkistosarja kasvaa silloin vain yhdestä pisteestä,
lopusta.
Myös muiden arkistointiperusteiden yhteydessä aikajärjestyksellä on merkitystä. Saman vuoden
asiakirjat kootaan usein yhteen, olipa ensisijainen arkistointiperuste mikä tahansa. Tällöin aikajärjestys
on asiakirjojen ns. toissijainen arkistointiperuste. Aineiston jäsentely myös ajan mukaan on
usein käytännön kannalta tarkoituksenmukaista, koska se helpottaa asiakirjojen säilytysaikojen ja
seulonnan hallintaa.
Aakkosjärjestys sopii arkistointiperusteeksi silloin, kun asiakirjojen haku perustuu niissä esiintyvän
henkilön, viranomaisen, yrityksen, tuotteen tms. nimeen. Aakkosjärjestys on periaatteessa
selkeä arkistointiperuste, jonka etuihin kuuluu se, ettei asiakirjojen etsimisessä tarvita erillistä hakemistoa
(ellei sitten haluta muutakin hakuperustetta kuin nimi). Varjopuolena on se, että moniosaiset
ja epätavalliset nimet voivat aiheuttaa vaikeuksia aakkostuksessa. Suomen Standardisoimisliitto
on julkaissut standardin SFS 4600 Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely, joka
ohjeistaa erityyppisten nimien aakkostamista. Toinen ongelma aakkosjärjestyksessä on, että ryhmien
lisääntyessä luokittelu saattaa tulla sekavaksi ja vaikeaselkoiseksi.
Numerojärjestys on monitahoinen arkistointiperuste. Asiakirjojen numerointi voi perustua joko
kronologiaan eli aikajärjestykseen tai johonkin rekisteröintijärjestelmään (diaari tai muu rekisteri).
Kronologisen numerojärjestyksen muunnelma on syntymäpäivään (tai henkilötunnukseen) perustuva
arkistointi, joka nykyään usein korvaa henkilöasiakirjojen nimen mukaisen arkistoinnin.
Syntymäaika ja henkilötunnus identifioivat henkilön yksiselitteisesti, toisin kuin nimi. Esim. terveydenhuollon
potilaskertomukset arkistoidaan nykyisin syntymäpäivän mukaan.
Mikäli vuosiluku on syntymäaikaan perustuvassa arkistoinnissa ensisijainen arkistointiperuste,
syntyy puhdas kronologinen asiakirjasarja. Ensimmäisenä arkistointiperusteena käytetään kuitenkin
usein joko kuukautta tai päivää. Kuukauden mukaan arkistoitaessa sijoitetaan esim. kaikkien
tammikuussa syntyneiden asiakirjat päivämäärän mukaiseen järjestykseen ja samana päivänä syntyneiden
asiakirjat vuosijärjestykseen. Mikäli ensimmäisenä perusteena käytetään päivää (esim.
potilaskertomukset), arkistoidaan ensimmäisiksi kaikki kuukauden ensimmäisenä päivänä syntyneiden
asiakirjat kuukauden ja viimeksi vuoden mukaiseen järjestykseen. Järjestelmä mahdollistaa
arkistotilan jakamisen etukäteen 12:een tai 30:een yhtä suureen osaan, mikä tehostaa tilan käyttöä
verrattuna puhtaan kronologisen arkistointijärjestyksen soveltamiseen. Järjestelmä tukee myös
pysyvästi säilytettävän otannan erottamista muusta aineistosta.
22 Tilitositteiden osalta kysymyksessä on tosin tarkkaan ottaen ”kirjausjärjestys” (Kirjanpitolaki 1336/1997).
53