Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Arkistolaitos</strong> edellyttää, että tulosteisiin otetaan tiedot kaikista asiaryhmistä, ellei viranomainen ole<br />
saanut arkistolaitoksen lupaa sisällyttää tulosteisiin tiedot ainoastaan niistä asiaryhmistä, jotka on<br />
määrätty pysyvään säilytykseen.<br />
Tulosteiden ottaminen merkitsee rekisterin hakumahdollisuuksien heikkenemistä alkuperäiseen<br />
sähköiseen muotoon verrattuna. Tulosteet ovat kuitenkin ehdottoman välttämättömiä. Vuosikymmenten<br />
ja -satojen aikaperspektiivistä tarkasteltuna ne saattavat olla ainoa hakukeino arkiston<br />
rekisteröityihin asiakirjoihin.<br />
Tulosteisiin tulee kiinnittää riittävästi huomiota jo järjestelmiä suunniteltaessa, niin että tulosteet<br />
ovat aikanaan mahdollisimman käyttökelpoisia: vaaditut ryhmittelyt on voitava tuottaa järjestelmästä<br />
helposti, tekstin on oltava ulkoasultaan selkeää ja loogisesti ryhmiteltyä, käytetyt lyhenteet<br />
ja koodit tulee selittää. Tulostuksen ekonomisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Tekstin tulee<br />
tulostua paperille niin tiiviisti, että tulosteet eivät vie tarpeettomasti säilytystilaa.<br />
Käytetty kirjallisuus<br />
<strong>Arkistot</strong>oimen<br />
Asiakirjojen ja tietojen<br />
Asiankäsittelyjärjestelmiin<br />
Rastas, Pirkko<br />
Saarenheimo, Juhani<br />
<strong>Arkistot</strong>oimen peruskurssi. [luentoaineisto] Turun maakuntaarkisto<br />
2002.<br />
Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä<br />
tai asiakirjarekistereissä. <strong>Arkistolaitos</strong> 2003.<br />
Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien<br />
asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä<br />
muodossa. <strong>Arkistolaitos</strong> 2005.<br />
<strong>Arkistot</strong>oimi ja asiakirjahallinto. 2. uudistettu painos. Helsinki<br />
1994.<br />
Arkistonmuodostus. Teoksessa: Arkistonhoidon opas.<br />
Valtionarkiston julkaisuja 10. Helsinki 1978, 36–57.<br />
4.1.3 Arkistointi<br />
Asiakirja arkistoidaan tuoreena<br />
Termi arkistointi on altis väärinkäsityksille. Arkistointi mielletään yleisesti toiminnoksi, jossa ajankohtaisuutensa<br />
menettäneet asiakirjat siirretään toimistotiloista arkistohuoneeseen. Monissa maissa<br />
arkistointi merkitseekin tätä (tai seulotun aineiston siirtämistä arkistoinstituutioon), mutta<br />
suomalaisessa arkistoterminologiassa sen merkitys on toinen.<br />
Suomessa arkistointi tarkoittaa asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman<br />
(=arkistonmuodostussuunnitelman) mukaisesti. Asiakirja arkistoidaan, kun asia, johon asiakirja<br />
49
Change language