Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Asiaryhmityksen suunnittelussa seulontanäkökohta on keskeinen. Ihannetapauksessa kaavan eri
ryhmiin kuuluvilla asiakirjoilla on sama säilytysaika. Tällöin määräajan säilytettävien asiakirjojen
hävitys voidaan tehdä ryhmäkohtaisina kokonaisuuksina. Sähköisten asiakirjojen seulonnassa hävitystä
voidaan asiaryhmän sisällä täsmentää asiakirjassa olevien metatietojen (ks. s. 73) avulla.
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) edellyttää,
että diaarikaava ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet liitetään ao. diaarin/muun asiakirjarekisterin
yhteyteen ja pidetään yleisön saatavilla viranomaisen kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä.
1980-luvulla kirjaamista alettiin automatisoida. Markkinoille tuli erilaisia diaariohjelmia. Tämä ns.
tietokoneavusteinen kirjaaminen on viime vuosina muuttanut luonnettaan siten, että diaari ei
useinkaan enää ole erillinen ohjelma vaan kiinteä osa asiankäsittelyjärjestelmää.
Rekisterit arkistohakemistoina
Asiakirjarekisterit ovat yleensä pysyvästi säilytettäviä. Poikkeukset edellyttävät arkistolaitoksen
päätöstä. Rekisteröintitietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää
myös arkistolaitoksen erillispäätöstä. 15 Sähköisesti ylläpidettävästä diaarista ja asiankäsittelyjärjestelmän
rekisteriosasta on arkistolaitoksen määräyksen mukaan tulostettava kultakin rekisteröintikaudelta
pysyvään säilytykseen tietyt paperi- tai mikrofilmitulosteet, ellei lupaa tietojen
säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa ole. 16 Määräys koskee sekä valtion- että kunnallishallintoa.
Arkistolain mukaan arkistolaitos voi antaa sitovia määräyksiä rekisteröinnistä ja luetteloinnista
valtion viranomaisille. Kunnallishallintoa koskeva norminantovaltuus sisältyy lakiin sähköisestä
asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003).
Pysyvästi säilytettäviä tulosteita ovat
• asiaryhmityskaava,
• hakemisto lähettäjän/vastaanottajan mukaan
• tietyt rekisteröintitiedot 17
Erityisrekistereissä olevien asiakirjojen tai tietojen pysyvästä säilyttämisestä ja säilyttämisen muodosta
arkistolaitos päättää virastokohtaisesti erikseen.
Asiakirjarekisterille asetettaviin keskeisiin vaatimuksiin kuuluu, että ne toimivat niihin merkittyjen
asiakirjojen hakemistona koko niiden elinkaaren ajan riippumatta asiakirjojen olomuodosta ja sen
mahdollisista muutoksista elinkaaren aikana. Elinkaaren loppupäässä asiakirjarekistereitä hyödynnetään
hakemistoina arkistolaitoksessa ja kuntien keskusarkistoissa.
Arkistotulosteet on tulostettava viimeistään viiden vuoden kuluttua rekisteröintikauden päättymisestä.
Tuolloin vielä vireillä olevat asiat tulee siirtää uudelle rekisteröintikaudelle.
15 Vuoden 2006 alussa on tullut voimaan arkistolaitoksen määräys pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävien
rekisteröinti- ym. tietojen säilyttämisestä: Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen
säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ohjeet/). Tekstissä mainitun luvan
edellytyksenä on, että asiankäsittelyjärjestelmä, johon rekisteritiedot sisältyvät, täyttää edellä mainitun määräyksen
vaatimukset.
16 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä ja asiakirjarekistereissä. Määräys ja ohje 10.6.2003
(KA 195/40/2003). Helsinki 2003 (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/rekisterointinormi.pdf).
17 Tiedot on määritelty edellisessä viitteessä mainitussa arkistolaitoksen ohjeessa/määräyksessä.
48