Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Yksityishenkilöiltä ja yhteisöiltä tulleita kirjeitä varten oli oma, anomusdiaariksi (AD, ruots. suplikdiarium,
SD) kutsuttu rekisteri, joka oli jaettu aakkosten mukaan osastoihin. Kirjaaminen tapahtui
vuosittain juoksevassa, kaikki aakkoselliset osastot läpäisevässä numerojärjestyksessä, jossa
aukeaman numerolla ei ollut arkistoinnin kannalta merkitystä. Anomusaktit arkistoitiin diaaritunnuksen
osoittajan mukaiseen järjestykseen. 13
Lähteneitä kirjeitä varten oli oma kronologinen diaarikirja. Tämän lisäksi viranomaisessa saattoi
olla erilaisia erityisdiaareja kuten lääninhallituksissa isojakoasioiden diaarit. Pisimmälle edellä kuvattu
järjestelmä kehitettiin autonomian aikana Keisarillisen Suomen Senaatin eri toimituskunnissa
ja kanslioissa. Vastaava järjestelmä oli käytössä myös lääninhallituksissa. Senaatin ja lääninhallitusten
järjestelmät edustivat aikanaan edistyksellistä ja tehokasta asiakirjahallintoa, mitä todistaa
niiden säilyminen pitkään käytössä. Tietojen löytymisen kannalta edellä kuvattu diaari-akti
-järjestelmä oli erittäin luotettava. Kyseisiä asiakirjoja täydensivät eräät muut Senaatille ja lääninhallituksille
tyypilliset, tärkeät asiakirjasarjat kuten pöytäkirjat sekä päätös- ja kirjetoisteet. Diaarit
muodostivat avaimen niidenkin löytymiselle.
Hallinnon monipuolistuminen ja käsiteltävien asioiden määrän lisääntyminen aiheuttivat sen, että
kronologinen ja lähettäjän mukainen diaari eivät enää täysin vastanneet tiedonhallinnan tarpeita.
Asian vireillepanija (lähettäjä) ei ollut asiakirjoja/tietoja etsittäessä aina selvillä eikä vireilletulon
ajankohtaakaan välttämättä enää muistettu. Seulonta oli myös hankalaa, koska tärkeät ja vähemmän
tärkeät asiakirjat arkistoitiin samaan lähettäjän mukaiseen diaariryhmään. Kehitys johti mm.
Senaatissa ja lääninhallituksissa siihen, että kirje- ja anomusdiaarien ohella alettiin pitää omia diaareja
tiettyjä asiaryhmiä varten.
Ensimmäiset asiaryhmitykseen pohjaavat diaarit tulivat valtionhallintoon 1900-luvun alussa, ja ne
yleistyivät 1930-luvulla, jolloin diaaria uudistettiin kortistomuotoiseksi.
(suurempi kuva: 800x532 | 3008x2000 pikseliä)
Kuva 4. Maatalousministeriön diaarikortti vuodelta 1937, johon lähettäjäksi on merkitty
”Useat” ja ensimmäisen allekirjoittajan nimi. Muuta kortilta näkyvää tietoa on asian
juokseva numero vuonna 1937 ja ryhmänumero 47 (meri- ja sisävesikalastus), kirjeen
päiväys ja ministeriöön saapumispäivä sekä kirjeen sisältö tiivistetysti. Kortin etusivun
alaosassa ja takasivun (kuva 5) yläosassa on tilaa mahdollisille välitoimenpiteille. Takasivun
alaosassa näkyvät lopulliset toimenpiteet, viimeisenä ”aa.” (ad acta) eli tässä tapauksessa
maataloushallituksen lausunnon liittäminen asiakirjoihin ilman enempiä päätöksiä.
Kuvassa on ns. A-kortti, joita säilytetään vuosittain juoksevassa numerojärjestyksessä eli
kirjeiden saapumisjärjestyksessä. Kortin kaksoiskappaleena oli B-kortti, joita säilytetään
vuosittain tai useamman vuoden erissä ryhmänumerojärjestyksessä. Ryhmänumerointi
helpottaa asian löytämistä, jos ei tiedetä kirjeen tarkkaa saapumisajankohtaa. Oikean
ryhmän löytäminen ei kuitenkaan aina ole helppoa. Emme ehkä ajattele saman logiikan
mukaan, kuin asian kirjaaja vuosikymmeniä sitten. Korttijärjestelmädiaarit otettiin ministeriöistä
ensimmäisenä käyttöön maatalousministeriössä (vuonna 1929). Kuva: Fredrik
Forssell.
13 Näin meneteltiin nimenomaan Senaatissa. Lääninhallitusten anomusdiaareissa aakkosellisilla osastoilla oli oma
juokseva numerointinsa, ja anomusaktien arkistointi tapahtui samoin kuin kirjeaktien, ts. arkistointijärjestys perustui
diaaritunnuksen nimittäjään.
44