Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
mismerkinnät tehdään aikanaan alkuperäiselle diaarikortille, ja asiakirjat sijoitetaan alkuperäisen
diaaritunnuksen mukaiselle paikalle arkistoon.
Sähköisessä rekisteröinnissä voi olla järkevää hallinnoida rekisteriä aktiivi- ja passiivikantojen
avulla. Aktiivikannassa säilytetään avoimia ja uusimpia asioita. Ratkaistut asiat voidaan siirtää passiivikantaan
aktiivikannan koon pienentämiseksi. Tiettyjä aikarajoja siirrolle on vaikea antaa, koska
käsiteltävien asioiden määrä ja rekisterien tekniset ominaisuudet vaihtelevat.
Salassa pidettävät asiat ja asiakirjat rekisteröidään joko omaan asiakirjarekisteriin tai muun rekisterin
yhteyteen (sähköisessä järjestelmässä) siten, että pääsy salassa pidettävään osaan on säänneltyä
ja että rekisteristä ei ole välitöntä yhteyttä salassa pidettäviin asiakirjoihin. Myös itse asiakirjoihin
tulee tehdä ao. salassapitomerkinnät. Salassapidon osalta on huomattava, että tieto salassapidettävän
asian vireilletulosta ei välttämättä ole salainen, vaikka siihen liittyvät asiakirjat olisivatkin. On
myös mahdollista, että osa rekisteröidyistä tiedoista on julkisia, osa salaisia (esim. vireillepanijan
nimi). Salassapitoajan umpeutumisen tulee käydä ilmi joko rekisteristä, asiakirjasta tai arkistonmuodostussuunnitelmasta.
Erilaisia rekistereitä
Rekisteröintijärjestelmät ovat aikojen kuluessa muuttuneet. Aikajärjestyksessä pidetty kirjeluettelo
(usein muodoltaan kirja), johon merkittiin kirjeen lähettäjä, päiväys ja saapumispäivä sekä mahdollisesti
myös asiasisältö lyhyesti, edustaa vanhinta rekisteröinnin muotoa. Tunnusomaista on
ollut nimenomaan kirjeenvaihdon rekisteröinti, mistä johtuu nimitys kirjediaari (ruots. brevdiarium).
Sama kirja saattoi toimia sekä saapuneiden että lähetettyjen kirjeiden diaarina, tai sitten käytössä
oli kaksi diaarikirjaa, saapuneille ja lähetetyille kirjeille omansa. Tämä rekisteröinnin muoto
kehittyi keskiajan kopiokirjoista (ks. s. 213). Suurten asiakirjamäärien hallinta aikajärjesteisen eli
kronologisen diaarin avulla on hankalaa.
Vastaavia aikajärjesteisiä luetteloita pidetään joissain virastoissa edelleen. Ne ovat apuluetteloita
postin kulun seurantaa varten, eikä niitä rinnasteta varsinaisiin asiakirjarekistereihin (vaikka niitä
kutsuttaisiinkin diaareiksi), koska ne eivät palvele asioiden käsittelyvaiheiden seurantaa eivätkä
toimi arkistohakemistoina.
Viranomaisen nimeen/asemaan hallintohierarkiassa perustuva saapuneiden kirjeiden diaari on
ollut yleinen Suomessa. Kirjediaariin (KD, ruots. brevdiarium, BD) merkittiin viranomaisilta saapuneet
asiakirjat. Se oli jaettu lähettäjän mukaisiin osastoihin, joihin asiakirjat kirjattiin saapumisjärjestyksessä.
Asioiden numerointi alkoi vuosittain kussakin diaarin osastossa ykkösestä. Samaa
asiaa koskevat saapuneet asiakirjat koottiin yhteen saman diaaritunnuksen alle, mikä johti aktien
muodostumiseen. Murtoluvun muotoinen diaaritunnus muodostettiin siten, että tunnuksen osoittajana
oli asian numero ja nimittäjänä diaarikirjan aukeaman numero. Tunnus määritteli kirjeaktin
paikan arkistossa siten, että ensisijainen arkistointiperuste oli nimittäjänä oleva aukeaman numero,
toissijaisena asian numero (arkistointijärjestys vuoden 1892 sisällä esim. KD 2/11 1892, 4/11
1892, 2/12 1892, 3/12 1892, 22/16 1892 jne.).
42