Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Kunnallishallinnossa asiakirjarekisteri (diaari, asiankäsittelyjärjestelmä) on selkeästi päätöksenteon
rekisteri ja siten kokous- ja pöytäkirja-asioiden hakemisto.
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) edellyttää,
että asiakirjarekisterien väliset suhteet selvitetään ja että käsiteltävät asiat, mikäli mahdollista,
kirjataan vain kerran.
Rekisteröinti käytännössä
Jotta asiakirjarekisteri toimisi asioiden seurannan ja tietopalvelun välineenä ja oikeusturvan varmistajana,
rekisteröintimerkinnät tehdään rekisteriin ja asiakirjoihin välittömästi, kun rekisteröitävää
asiaa käsitellään. Perinteisessä järjestelmässä asiakirjat on aina kierrätettävä kirjaamon kautta
merkintöjen tekemistä varten. Tietoteknisessä ympäristössä rekisteröintiä voidaan hajauttaa. Asian
vireille saattamismerkinnät (avausmerkinnät) on kuitenkin hyvä tehdä keskitetysti. Hajautettu
järjestelmä edellyttää, että asioiden käsittelijät muistavat lisätä asiaa koskevat rekisteröintimerkinnät
rekisteriin. Tietojärjestelmään perustuvan rekisteröinnin asianmukaisuutta ja määräaikojen
noudattamista voidaan valvoa erilaisin hälytys- ja raportointitoiminnoin.
Rekisteröintiin liittyy kiinteästi rekisteröintitunnus (edelleen puhutaan yleisesti diaaritunnuksesta).
Se annetaan jokaiselle asialle ja asiakirjalle. Tunnus voidaan muodostaa eri tavoin. Se voi olla esim.
yksinkertainen juokseva numero. Yleisin on kuitenkin tunnus, joka on muotoa 11/08/2003, jossa
ensimmäinen osa on juokseva numero, toinen on asiaryhmän tunnus ja kolmas ilmaisee vuosiluvun.
Tarvittaessa tunnukseen voidaan lisätä viranomaisen yleisesti käytössä oleva lyhenne. Sama
juokseva numero voi läpäistä kaikki asiaryhmät tai sitten kullakin asiaryhmällä on oma juokseva
numeronsa. Numerointi alkaa aina rekisteröintikauden (kirjaamiskauden) alusta. Asiakirjojen/aktien
arkistointi tapahtuu joko tunnuksen juoksevan numeron mukaisesti aikajärjestykseen
tai asiaryhmittäin ja asiaryhmän sisällä juoksevan numeron mukaisesti.
Rekisteröintitunnuksella sidotaan tiettyyn asiaan liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat yhteen. Samaan
asiaan liittyvät asiakirjat saavat saman tunnuksen. Tuloksena on tunnuksen mukaan arkistoitava
kokonaisuus, akti (asiakirjavihko). Rekisteröidyt asiakirjat arkistoidaan yleensä yhdeksi sarjaksi
ryhmittäin diaarinumeron mukaiseen järjestykseen. Joihinkin suuriin asiaryhmiin (diaariryhmiin)
rekisteröitävät asiakirjat voidaan tarvittaessa erottaa omiksi sarjoikseen. Siitä tulee silloin tehdä
merkintä asiaryhmityskaavaan (diaarikaavaan). Joissain virastoissa rekisteröityä kirjeenvaihtoa säilytetään
keskitetysti kirjaamossa, josta se aikanaan siirretään päätearkistoon. Aineiston säilymisen
ja valvonnan kannalta ratkaisu on hyvä, mutta se johtaa helposti kopiosarjojen muodostumiseen
työhuoneisiin. Tällöin on pidettävä huolta siitä, että kirjaamon sarja on varsinainen arkistosarja,
muut sarjat sisältävät työkappaleita, jotka hävitetään käyttötarpeen lakattua.
Rekisteröintikausi (diaarista puhuttaessa kirjaamiskausi) tarkoittaa ajanjaksoa, jonka aikana vireille
tulevat asiat rekisteröidään samaa juoksevaa numerointia käyttäen. Rekisteröintikauden pituus on
viranomaisen harkinnassa. Valtion ja kuntien viranomaisia sitova arkistolaitoksen rekisteröintiohje
12 (Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä,
2003) edellyttää, että asiat, jotka ovat vireillä vielä viiden vuoden kuluttua rekisteröintikauden
päättymisen jälkeen, tulee siirtää uudelle rekisteröintikaudelle. Asioille ja asiakirjoille annetaan
siirron yhteydessä uudet rekisteröintitunnukset. Mikäli käytössä on perinteinen manuaalinen kirjaaminen,
keskeneräisen asian siirto uudelle kirjaamiskaudelle ei ole välttämätöntä. Asian päättä-
12 Mikäli viranomaisella on käytössään asiankäsittelyjärjestelmä, jossa olevia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään
pelkästään sähköisessä muodossa, ao. viranomaisen tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä Asiankäsittelyjärjestelmiin
sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, 2005.
41