Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
• edistetään julkisuusperiaatteen toteutumista; asiakirjarekisteristä käyvät ilmi virastossa vireillä
olevat ja olleet asiat ja niiden käsittelyvaiheet,
• voidaan osoittaa asiakirjan saapuminen ja saapumisajankohta, mikä varmistaa asiakkaan
oikeusturvan niissä tapauksissa, joissa asiakirja on jätettävä viranomaiselle määräaikaan
mennessä; sähköisessä asioinnissa saapuneiden sähköisten asiakirjojen rekisteröinti on pakollista,
• rekisteröinnin asiaryhmityksellä vaikutetaan arkiston rakenteeseen, helpotetaan tiedonhakua
sekä edesautetaan seulontaa; asiaryhmitys voi myös toimia perustana julkisuus- ja salassapitomäärittelyille,
asiakirjojen turvaluokittelulle sekä muille käyttöoikeusmäärittelyille,
• asiakirjarekistereistä saadaan tilasto- ja suoritetietoja, joita voidaan hyödyntää toiminnan
suunnittelussa,
• asiakirjarekisteri toimii siihen merkittyjen asiakirjojen hakemistona niiden koko elinkaaren
ajan.
Rekisteröinnin oltava perusteltua
Rekisteröinnin tarve riippuu ennen kaikkea viranomaisen omista toiminnallisista tarpeista. Yleistä
rekisteröintivelvoitetta ei ole paitsi sähköiseen asiointiin liittyvien asiakirjojen osalta (ks. s. 68).
Asiakirjarekisterin pitämiseen julkishallinnossa ovat lakisääteisesti velvoitettuja ainoastaan muutamat
viranomaiset (mm. tuomioistuimet). Tarpeettomasti ei tule rekisteröidä, koska siihen kuluu
aina tietty työpanos. Toisaalta rekisteröinti on mahdollista ainakin osittain automatisoida.
Silloin kun asioihin/asiakirjoihin ei liity seurannan tai monipuolisten hakumahdollisuuksien tarvetta
asianmukainen arkistointijärjestys on usein riittävä keino asiakirjojen hallitsemiseksi (kun
puhutaan paperiasiakirjoista). Asiakirjarekisteri palvelee julkisuusperiaatetta, mutta asiakirjan julkiseksi
tulo ei riipu rekisteröinnistä eikä itse julkisuusperiaatteenkaan toteutuminen ole riippuvainen
siitä. Selkeä arkistointijärjestelmä yhdessä arkistonmuodostussuunnitelman kanssa voi tästäkin
näkökulmasta olla riittävä. Asiakirjoihin liittyvä oikeusturvanäkökohta (asiakirjan saapuminen)
voidaan tarvittaessa taata suoraan asiakirjaan tehdyllä merkinnällä.
Seuraavat asiakirjaryhmät on yleensä perusteltua jättää rekisteröimättä, koska aineisto voidaan
löytää joko arkistonmuodostussuunnitelman ja arkistointijärjestyksen tai erityisrekistereiden avulla:
• tiedonsiirtoasiakirjat (yleisohjeet, määräaikaisilmoitukset, raportit yms.),
• kokousilmoitukset sekä tiedonannot ja ilmoitukset, joilla on vain lyhytaikaista merkitystä,
• henkilöstö- ja taloushallintoon liittyvät rutiiniasiakirjat,
• ns. itseluetteloituvat asiakirjat, joita säilytetään jonkin systemaattisen hakuperusteen (esim.
henkilön tai viranomaisen nimen) avulla,
• julkaisut ja mainokset,
• asiakirjat, jotka tulevat kirjatuiksi muualle (kirjanpitoon tai erityisrekistereihin).
Rekisteröinti tulee kysymykseen silloin, kun asioita ja asiakirjoja on paljon ja asioiden käsittelyä on
seurattava. Samoin jos arkistointijärjestyksen tarjoama hakuperuste ei riitä vaan tarvitaan useita
hakuperusteita tai jos julkisuusperiaatteen toteuttaminen sitä erityisesti vaatii, asiat ja asiakirjat
rekisteröidään diaariin, asiankäsittelyjärjestelmään tai erityisrekisteriin. Sähköisen asioinnin edellyttämästä
rekisteröinnistä ks. s. 68.
40