Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

asiakirjat arkistoidaan. Kirjaamisella ja muulla rekisteröinnillä sekä arkistoinnilla on myös vaikutusta
siihen, miten helppoa tai hankalaa asiakirjojen hävittäminen on säilytysaikojen umpeuduttua.
Vastaavien seikkojen pohtiminen on tarpeen myös tietojärjestelmiä suunniteltaessa. Rekisteröinnin
tulee tukea tarpeettomien tietojen poistamista tietojärjestelmästä.
4.1.2 Rekisteröinti
Rekisteröinnin periaatteet ja hyödyt
Käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnillä on Suomen hallinnossa pitkät perinteet, jotka
ulottuvat ruotsalaiseen ja saksalaiseen hallintokäytäntöön. Rekisteröinti on edelleen keskeinen
asiakirjahallinnollinen toiminto, jonka merkitys on uudelleen korostunut sähköisten tietojärjestelmien
kuten asiankäsittelyjärjestelmien sekä sähköisen asioinnin ansiosta. Yritysten ja järjestöjen
asiakirjahallinnossa rekisteröinnin merkitys on vähäisempää.
Nykyisin käytetään yleistermiä rekisteröinti, joka kattaa sekä diarioinnin eli kirjaamisen että muut
rekisteröinnin lajit. Rekisteröinnillä tarkoitetaan organisaation käsittelemien asioiden ja niihin liittyvien
asiakirjojen sekä niiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä rekisteriin. Kirjaaminen on ollut
yleisin rekisteröinnin muoto suomalaisissa virastoissa. Kirjaamisessa asioita ja asiakirjoja koskevat
tiedot rekisteröidään diaari-nimiseen rekisteriin siten, että samaan asiaan liittyvät toimenpiteet ja
asiakirjat saavan yhteisen kirjaamistunnuksen (diaaritunnuksen). Nykyisin on yhä tavallisempaa,
että erillistä diaaria ei ole vaan se sisältyy asiankäsittelyjärjestelmään ja muodostaa sen ns. rekisteriosan.
Rekisteröinti tapahtuu nykyisin asiaryhmitykseen perustuen. Asiaryhmityksen pohjana ovat kunkin
viranomaisen tehtävät, ts. perustana on arkistonmuodostussuunnitelma. Asiaryhmitys tukee
tiedonhakua ja asiakirjojen seulontaa. Asiaryhmityksen käyttäminen asiakirjarekistereissä ja asiankäsittelyjärjestelmissä
on viranomaisille pakollista (Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä
tai asiakirjarekistereissä, 2003; Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien
pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa,
2005).
Diaarin ja asiankäsittelyjärjestelmien rekisteriosan lisäksi puhutaan ns. erillis- tai erityisrekistereistä.
Erillisrekisteri on organisaation tiettyyn tehtävään liittyvien asioiden vireilletuloa ja seurantaa
varten ylläpidettävä rekisteri. Erillisrekisteri voi liittyä esim. tarkastustoimintaan, rakennuksiin,
lupiin, henkilöstöön jne. Erillisrekisteri on kattavuudeltaan suppeampi kuin diaari ja asiankäsittelyjärjestelmän
rekisteriosa, joihin rekisteröidään kaikkiin tai lähes kaikkiin tehtäväalueisiin liittyviä
asioita/asiakirjoja. 11 Toisaalta erillisrekisteriin voidaan merkitä sen kohteista enemmän tietoa, kuin
mitä diaariin tavallisesti merkitään siihen kirjatuista asioista. Kaikkia edellä mainittuja rekistereitä
kutsutaan yhteisnimellä asiakirjarekisteri.
Rekisteröinnillä saavutettavia hyötyjä ovat:
• voidaan seurata asioiden käsittelyä virastossa, mikä palvelee sekä ulkoista että sisäistä tietopalvelua,
11 Asiankäsittelyjärjestelmän ja erillisrekisterien suhde on rakennettava niin, ettei tapahdu päällekkäistä rekisteröintiä.
Mikäli asiankäsittelyjärjestelmässä avattuja asioita/asiakirjoja työstetään erillisrekisterissä, tietojen siirron tulee olla
suunnitelmallista ja hallittua.
39