Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
4. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTONMUODOSTUS<br />
4.1. Arkistonmuodostusprosessi ja sen osat<br />
4.1.1 Arkistonmuodostus<br />
Rekisteröinti, arkistointi ja seulonta<br />
Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena<br />
arkisto syntyy. Arkistonmuodostuksen ydintoimintoja ovat rekisteröinti, arkistointi ja seulonta<br />
(mukaan lukien tietojen arvonmääritys). Kaikki asiakirjallinen tieto käy elinkaarensa aikana läpi<br />
ainakin arkistoinnin (tietoa säilytetään jossain käytettävässä muodossa jonkin aikaa) ja seulonnan<br />
(arvonmäärityksen) vaiheet. Tietoa ei sen sijaan välttämättä rekisteröidä.<br />
Arkistonmuodostus kohdistuu kaikkiin asiakirjoihin ja muihin asiakirjallisiin tietoaineistoihin, joita<br />
organisaation toiminnassa syntyy. Arkistonmuodostus ei ole itsetarkoituksellista toimintaa. Organisaation<br />
toiminnallisten, oikeudellisten ja hyvään tiedonhallintatapaan liittyvien tarpeiden ja velvoitteiden<br />
tulee määrätä se, miten arkistonmuodostuksen toimintoja eli rekisteröintiä, arkistointia<br />
ja seulontaa sovelletaan, jotta kertyvät asiakirjat palvelisivat organisaatiota mahdollisimman hyvin<br />
ja taloudellisesti elinkaarensa kaikissa vaiheissa.<br />
Organisaation omat lähtökohdat<br />
Rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmiä ei voi mekaanisesti kopioida toisilta arkistonmuodostajilta.<br />
Niiden suunnittelun tulee nousta organisaation omista lähtökohdista. Järjestelmien valintaan vaikuttavat<br />
organisaation tehtävät, koko ja rakenne sekä asiakirjojen tehtävät, määrä, laatu ja tietojen<br />
arvo. Esim. rekisteröinnin tarve voi olla huomattavasti suurempi keskusvirastossa kuin saman<br />
hallinnonalan paikallisviranomaisessa, vaikka käsiteltävänä olisivatkin saman tehtäväalueen asiat ja<br />
asiakirjat. Keskusvirastossa asioita/asiakirjoja vain on huomattavasti enemmän ja niiden hallinta<br />
hankalampaa.<br />
Tieteellisen tutkimuksen tarpeet<br />
Toiminnan vaatimusten ja oikeudellisten näkökohtien ohella myös tieteellisen tutkimuksen tarpeet<br />
voidaan arkistonmuodostuksessa joutua ottamaan huomioon. Jos arkistolaitos on määrännyt<br />
jonkin asiakirjaryhmän pysyvään säilytykseen, sen säilyminen ja käytettävyys on turvattava, vaikka<br />
asiakirjoilla olisi arkistonmuodostajan näkökulmasta vain lyhytaikaista käyttötarvetta.<br />
Suunnitelmallisuus ja kokonaisvaltaisuus<br />
Arkistonmuodostusprosessin ohjaamisessa keskeistä on suunnitelmallisuus ja kokonaisvaltaisuus.<br />
Suunnitelmallisuus liittyy siihen, että arkistonmuodostuksen virheitä on vaikeaa tai ainakin kallista<br />
korjata jälkikäteen. Etukäteen tapahtuvalla suunnittelulla pyritään välttämään tarve ryhtyä taannehtivaan<br />
korjailutyöhön. Erityisen haitallista suunnitelmallisuuden puute on sähköisten tietojärjestelmien<br />
ja -aineistojen kohdalla. Tietojen tulostus paperille tai mikrofilmille pysyvään säilytykseen<br />
tai siirtäminen (migraatio) uuteen järjestelmään saattaa olla vaikeaa tai mahdotonta, mikäli<br />
arkistotoimen näkökohdat on tietojärjestelmän suunnittelussa laiminlyöty.<br />
Kokonaisvaltaisuus puolestaan liittyy siihen, että arkistonmuodostuksen eri toiminnot kytkeytyvät<br />
toisiinsa. Tämä tulee ottaa suunnittelussa huomioon. Kirjaamisjärjestelmä määrittää kirjattujen<br />
asiakirjojen osalta arkiston rakenteen eli sen, millaisina kokonaisuuksina ja millaiseen järjestykseen<br />
38
Change language