Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
4) tietoturvan toteuttaminen.
Hyvän tiedonhallintatavan luominen ja toteuttaminen on kokonaisvaltaista toimintaa, joka edellyttää
eri ammattiryhmien yhteistyötä. Hyvän tiedonhallintatavan velvoite koskee viranomaisen
kaikkia työtekijöitä, mutta erityisiä avainryhmiä ovat tietohallinnon, tietopalvelun, tietojärjestelmien
ja viestinnän sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattilaiset.
3.1.3 Henkilötietolaki
Henkilötietolailla (523/1999) on monia yhtymäkohtia julkisuuslainsäädäntöön. Hyvän tiedonhallintatavan
käsitettä vastaa henkilötietolaissa käsite hyvä tietojenkäsittelytapa.
Henkilötietolain ja julkisuuslain suhde voi olla hankalasti hahmottuva. Lait eroavat osittain soveltamisalaltaan.
Henkilötietolaki koskee sekä viranomaisten että yksityisten henkilörekistereitä (jälkimmäisiä
tietyin poikkeuksin). Julkisuuslaki koskee vain viranomaisia sekä viranomaisiin rinnastettavia
yhteisöjä ja henkilöitä, jotka hoitavat julkista tehtävää. Tietojen saaminen viranomaisten
henkilörekistereistä tapahtuu julkisuuslain nojalla. Kopioiden luovuttamista viranomaisten henkilörekistereistä
säätelee kuitenkin henkilötietolaki (JulkL 16 §).
Henkilötietolaissa säädetään henkilörekisterien hävittämisestä ja henkilötietojen siirrosta arkistoon.
Lain lähtökohtana on, että henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän kannalta tarpeellinen,
on hävitettävä. Viranomaisten henkilörekisterien kohdalla on kuitenkin huomattava,
että sovellettavaksi tulee arkistolaki, joka on erityislaki henkilötietolakiin nähden. Viranomaisten
henkilörekisterien pysyvästä säilyttämisestä päättää arkistolaitos. Viranomainen ei saa hävittää
henkilörekistereitään, ennen kuin arkistolaitos on arvioinut, ovatko ne pysyvästi vai määräajan
säilytettäviä. Valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävät henkilörekisterit siirretään pääsääntöisesti
arkistolaitokseen puolustus- ja ulkoasiainhallintoa sekä rajavartiolaitosta lukuun ottamatta.
Yksittäistapauksissa säilyttäminen voidaan jättää arkistonmuodostajan vastuulle.
Tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen yksityinen henkilörekisteri
voidaan Kansallisarkiston luvalla siirtää korkeakoulun tai lakisääteistä tutkimustyötä tekevän laitoksen
tai viranomaisen arkistoon. Kansallisarkisto voi myös antaa yhteisölle, säätiölle tai laitokselle
luvan siirtää arkistoonsa omassa toiminnassa syntyneitä henkilörekistereitä. Kansallisarkiston
on ennen luvan myöntämistä varattava tietosuojavaltuutetulle tilaisuus lausunnon antamiseen.
Kun asiakirjoissa olevien tietojen tai asiakirjojen digitaalisten kuvien viemistä yleisiin tietoverkkoihin
ryhdytään suunnittelemaan, tulee selvittää julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön mahdolliset
vaikutukset hankkeeseen.
3.1.4 Tekijänoikeuslaki
Pääosin vuoden 2006 alussa voimaan tullut laki tekijänoikeuslain muuttamisesta (821/2005; jatkossa
tekijänoikeuslaki) pyrkii turvaamaan teosten tekijöiden taloudelliset oikeudet ja toisaalta
varmistamaan teosten kohtuulliseen saatavuuden ja käytettävyyden eri tilanteissa.
Tekijänoikeuslaki sisältää myös arkistoja koskevia säädöksiä. Valtioneuvoston asetuksella säädettävä
arkisto ja yleisölle avoin kirjasto tai museo saa (jollei tarkoituksena ole taloudellisen edun
tuottaminen), valmistaa kappaleita omissa kokoelmissaan olevista aineistoista niiden säilyvyyden
32