Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Tarkempia säännöksiä hyvän tiedonhallintavan toteuttamisvelvoitteista annetaan asetuksessa viranomaisten
toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999). Arkistolain
tarkoittamalla arkistonmuodostussuunnitelmalla on tässä keskeinen merkitys. Edellä lainatussa
lainkohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista varten viranomaisen on
arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen selvitettävä ja arvioitava asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä
sekä niihin talletettujen tietojen merkitys samoin kuin asiakirja- ja tietohallintonsa.
Näiden selvitysten perusteella viranomainen arvioi ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet hyvän
tiedonhallintatavan toteuttamiseksi. Arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä yleisön saatavilla
viranomaisen kirjaamossa tai muussa asiakaspalvelupisteessä.
Edellä selostetut lainkohdat edellyttävät käytännössä arkistonmuodostussuunnitelman laatimista
tai ajantasaistamista ja tähän liittyvää rekisteröinnin ja arkistoinnin suunnittelua ja kehittämistä
sekä asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyä. Arkistonmuodostussuunnitelmaa täydennetään tarvittavalla
muulla ohjeistuksella (asiakirjahallinnon käsikirja tms.).
Hyvän tiedonhallintatavan edellytykset
Valtiovarainministeriön asettama työryhmä on pyrkinyt määrittelemään ja konkretisoimaan hyvän
tiedonhallintatavan käsitettä. Työryhmän mukaan hyvän tiedonhallintatavan edellytyksiä ovat
1) kuvaukset ja luettelot
• kuvaukset ovat välttämättömiä tehtävien jäsentämiseksi sekä asiakirja- ja tietovirtojen hallitsemiseksi,
• kuvaukset koskevat,
o viranomaisen tehtäviä (esim. työjärjestys),
o tehtävien yhteydessä syntyviä asiakirjoja ja tietoaineistoja (ams),
o tehtävien hoidossa käytettäviä tietojärjestelmiä (tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet),
• keskeisiä luetteloita ovat
o luettelot käsiteltävistä ja käsitellyistä asioista ja asiakirjoista (tietojärjestelmät ja
asiakirjarekisterit),
o luettelot arkistoon siirretyistä asiakirjoista (arkistoluettelot),
o luettelot hävitetyistä asiakirjoista (hävitysluettelot),
2) ohjeistus
• viranomaisen on määriteltävä, miten sen tieto- ja asiakirjahallinnon suunnittelu ja käytännön
hoito toteutetaan. Tämä edellyttää kirjallista ohjeistusta.
• arkistonmuodostussuunnitelma on ohjeistuksen keskeinen osa,
3) organisointi ja resurssointi
• hyvä tiedonhallintatapa toteutuu eri toimintojen kautta, joita ovat: tietohallinto, arkistotoimi
ja asiakirjahallinto, tietopalvelu ja viestintä,
• edellytykset hyvälle tiedonhallintatavalle ovat olemassa, kun em. toiminnot on varustettu
riittävin voimavaroin (mukaan lukien henkilökunnan koulutus) ja organisoitu asianmukaisesti,
31