Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
3.1.2 Julkisuuslaki – vaatimus hyvästä tiedonhallintatavasta
Julkisuuslain tavoitteet
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, seuraavassa julkisuuslaki) pyrkii edistämään
avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa. Tavoitteena on antaa
yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa
vapaasti mielipiteensä, vaikuttaa julkisen vallan käyttöön sekä valvoa oikeuksiaan ja etujaan.
Asiakirjojen salassapito
Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa toisin määrätä. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat
mm. tietyt ulkopolitiikkaan, maanpuolustukseen, rikosten tutkintaan, luonnonsuojeluun, liike- ja
ammattisalaisuuteen sekä henkilöiden varallisuuteen, terveydentilaan ja yksityiselämään liittyvät
asiakirjat (24 §).
Viranomaisen asiakirjan salassapitoaika on 25 vuotta, jollei toisin ole säädetty tai määrätty. Yksityiselämän
suojaamiseksi salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen
henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta. Erityislainsäädännössä
voi joidenkin asiakirjaryhmien osalta olla edellä sanotusta poikkeavia salassapitoaikoja
(esim. potilasasiakirjat, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, kuolemansyyn selvittämiseen
liittyvät asiakirjat, Laki kuolemansyyn selvittämisestä 459/1973, verotusasiakirjat, Laki verotustietojen
julkisuudesta ja salassapidosta 1346/1999, väestörekisteriasiakirjat, Väestötietolaki
507/1993).
Arkistolaitokseen siirretyistä salassapidettävistä asiakirjoista voidaan kirjallista sitoumusta vastaan
antaa tietoja tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten, jollei asiakirjan siirtänyt viranomainen
ole toisin määrännyt (27 §).
Asiakirjahallinto ja arkistotoimi avainasemassa
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen painoarvo on kasvanut julkisuuslain ansiosta. Hyvä tiedonhallintatapa
muodostaa perustan julkisuuslain tavoitteiden toteutumiselle. Hyvän tiedonhallintatavan
luomisessa ja toteuttamisessa asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat avainasemassa.
Hyvä tiedonhallintatapa on monitahoinen käsite. Laissa säädetään siihen liittyen, että viranomaisten
on huolehdittava asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niissä olevien tietojen asianmukaisesta
saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta ja eheydestä sekä muista tietojen laatuun vaikuttavista
tekijöistä. Tämä edellyttää tiettyjä toimenpiteitä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta
keskeisin vaatimus on, että viranomaisten tulee
suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä
tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan
vaivattomasti toteuttaa ja että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät
tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti ja että asiakirjojen ja tietojärjestelmien
sekä niihin sisältyvien tietojen suoja, eheys ja laatu turvataan asianmukaisin
menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin ottaen huomioon tietojen
merkitys ja käyttötarkoitus sekä asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin
kohdistuvat uhkatekijät ja tietoturvallisuustoimenpiteistä aiheutuvat kustannukset
(18 §).
30