Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

LIITTEET
Liitteet 1: Esimerkkejä arkistonmuodostussuunnitelmista
Arkistolaitoksen ohjeistuksesta huolimatta sekä arkistonmuodostussuunnitelmissa että luetteloissa
ja kuvailuissa on huomattavaa kirjavuutta. Esittämistavan kirjavuus ei niinkään ole ongelma, oleellisten
tietojen puuttuminen on vakavampaa. Tietoja ei välttämättä tarvitse merkitä itse muodostussuunnitelmaan,
vaan voidaan käyttää erillistä ohjetta, joka on arkistonmuodostussuunnitelman
liitteenä (esim. julkisuus ja tietosuojakysymykset). 92 Arkistointitavan kohdalle merkitään yleensä
asiakirjojen keskinäinen säilytysjärjestys, mutta ei sitä, mihin arkistosarjaan ne kuuluvat. Esim.
merkintä ”omana sarjana” poistaa epävarmuuden siitä, mihin kokonaisuuteen asiakirjat kuuluvat.
Jos asiakirjat eivät muodosta omaa sarjaa, on informatiivista todeta, mihin sarjaan ne sisältyvät.
Arkistolaitokselta on tulossa (2006–2007) ohjeistusta arkistonmuodostussuunnitelman sisällöstä ja
esittämistavasta.
Liitteet
1.1 Sivu Kansallisarkiston arkistonmuodostussuunnitelmasta (tehtäväalue 45 Valtionavun
myöntäminen ja käytön valvonta). Suunnitelmassa olevien lyhenteiden selityksiä: dnro
= diaarinumero, hm = harkinnan mukaan, sp = säilytetään pysyvästi, hay = hallintoyksikkö,
yay = yksityisarkistoyksikkö. Sivu on tuloste ams-tietojärjestelmästä.
1.2 Sivu työvoima- ja elinkeinokeskusten malliarkistonmuodostussuunnitelmasta. Se rakentuu
sekä organisaatiolle (osasto) että tehtäville (tehtäväalue, asia). Suunnitelmassa olevien
lyhenteiden selityksiä: L = laadittu, S = saapunut, sp = säilytetään pysyvästi, voa =
voimassaoloaika.
1.3 Sivu maakuntien liitoille hyväksytystä malliarkistonmuodostussuunnitelmasta. Sen rakenne
on tietosisällön kannalta monipuolinen. Tekstinkäsittelyllä ylläpidettynä sisällön
runsaus aiheuttaa hankaluutta. Ams-ohjelmalla toteutettuna informaation paljous ei ole
ongelma. Tulosteisiin voidaan ottaa erilaisia tietojen yhdistelmiä, kaikkea ei tarvitse tulostaa
samaan paperiin.
1.4 Turun maakunta-arkiston koulutusaineistoa kunnalliseen arkistonmuodostussuunnitelmaan
ja muuhun arkistotoimen ohjeistukseen liittyen. Esimerkissä ams on sisällöltään
pelkistetty. Sitä täydentävät erillisohjeet (mm. rekisteröinti).
92 Kun käytössä on sähköinen ams-järjestelmä, perinteisen ams:in liitteet voidaan sisällyttää järjestelmään, ja kyseisiä
tietoja voidaan hakea eri perustein järjestelmästä ja tulostaa tarvittaessa paperille.
i