Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Vaikka norminantoa on arkistolaissa kevennetty, se sisältää silti joukon sitovia velvoitteita arkistonmuodostajille
ja antaa arkistolaitokselle valtuudet määrätä tietyistä arkistotoimeen kuuluvista
asioista.
Arkistonmuodostajan ja arkistolaitoksen velvoitteet
Arkistonmuodostajan yleisenä velvollisuutena on vastata siitä, että lain 7 §: ssä säädetyt tehtävät
hoidetaan ja tavoitteet toteutuvat. Yksityiskohtaisemmin arkistonmuodostajan velvollisuuksista
arkistotoimen hoitamisessa säädetään 8–15 §§:ssä. Arkistonmuodostajan tulee
• määrätä arkistotoimen suunnittelusta, vastuusta ja käytännön hoidosta,
• määrätä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat ja ylläpitää niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa,
• huolehtia asiakirjojen arkistokelpoisuudesta,
• säilyttää asiakirjat turvallisesti,
• hävittää asiakirjat niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja
on varmistettu,
• siirtää (valtion viranomaiset) pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistolaitokseen
sekä vastata asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta ja siirtokustannuksista;
siirtovelvollisuus ei koske ulkoasiainhallintoa ja puolustushallintoa
eikä rajavartiolaitosta,
• huolehtia asiakirjojen lainaamisesta toiselle viranomaiselle tai arkistolaitokseen
tai vastaavaan muuhun laitokseen.
Arkistolaitos puolestaan määrää seuraavista arkistonmuodostajien arkistotoimeen liittyvistä
asioista:
• asiakirjojen pysyvä säilyttäminen,
• pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen laatimisessa ja tallentamisessa
käytettävät materiaalit ja menetelmät,
• pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotilat,
• valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen,
• valtion viranomaisten asiakirjojen rekisteröinti ja luettelointi.
Arkistolaitoksen sitova norminantovaltuus on rajattu kysymyksiin, jotka koskevat pysyvästi säilytettäviä
asiakirjoja. Norminanto on kattavinta valtionhallintoon nähden. Kuitenkin esim. valtuus
päättää asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä koskee (Eduskuntaa 6 lukuunottamatta) kaikkia arkistolain
piiriin kuuluvia arkistonmuodostajia.
Varsinaisten norminantovaltuuksien lisäksi arkistolaitoksella on oikeus tarkastaa viranomaisten ja
muiden julkista tehtävää hoitavien arkistotointa.
Säilytysaikapäätöksiä koskevaa menettelyä on muutettu vuoden 1994 laissa. Arkistolaitos määrää
nykyisin vain siitä, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä ja
6 Arkistolaki koskee muutenkin Eduskuntaa vain tietyiltä yleisiltä osin.
28