Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
keskeisiä ovat metatiedot, jotka kuvaavat, luokittelevat<br />
ja auttavat tunnistamaan asiakirjallisia tietoja.<br />
Luettelointi<br />
Luovutusluettelo<br />
Lähiarkisto<br />
Metadata<br />
Metatiedot<br />
Migraatio<br />
Yksittäisten säilytysyksikköjen (tarvittaessa myös arkistoyksikköjen)<br />
identifiointi ja merkintä luetteloon, jonka<br />
pääasiallisena tarkoituksena on aineiston fyysinen hallinta.<br />
Luettelo, johon on sarjoittain ja säilytysyksiköittäin<br />
(tarvittaessa arkistoyksiköittäin) merkitty arkistonmuodostajasta<br />
arkistoinstituutioon (tai arkistonmuodostajan<br />
omaan keskusarkistoyksikköön) siirrettävä arkistoaineisto.<br />
Sähköisen tai muun erityisaineiston<br />
luovutusluettelo on sisällöltään edellä kuvatusta poikkeava,<br />
mutta sen tarkoitus on sama: toimia siirron dokumentaationa.<br />
Luovutusluettelo laaditaan vähintään<br />
kahtena kappaleena. Sekä luovuttaja että vastaanottaja<br />
allekirjoittavat sen, ja kummallekin jää luettelosta oma<br />
kappale. Vastaanottokuittaus voi jäädä myöhempään<br />
ajankohtaan (vastaanottaja tarkastaa, että luovutuksessa<br />
ovat kaikki luettelossa mainitut aineistot).<br />
<strong>Arkistot</strong>ila, joka on usean työntekijän tai työryhmän<br />
yhteisessä käytössä ja sijaitsee toimitilojen läheisyydessä.<br />
Ks. metatiedot<br />
Metatiedot ovat asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon<br />
kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa<br />
ja käsittelyä koko elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Se<br />
helpottaa aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista<br />
ja säilyttämistä sähköisessä muodossa. Sillä on<br />
tärkeä merkitys myös tiedon todistusvoimaisuuden<br />
varmistamisessa. Käytetään myös termiä metadata.<br />
1) Tietojen siirtäminen tiedostoformaatista ja/tai tietojärjestelmästä<br />
toiseen.<br />
2) Siirtyminen tietojenkäsittely-ympäristöstä toiseen<br />
(paremmaksi katsottuun).<br />
Konvertointi on osa migraatiota (ks. konvertointi).<br />
Mikrokuvaus<br />
Määräaikainen säilyttäminen<br />
Asiakirjan tai muun tekstin sisällön jäljentämistä valokuvausmenetelmällä<br />
niin pieneen tilaan, ettei sitä<br />
yleensä voi lukea ilman suurentavaa laitetta.<br />
Määräaikainen säilyttäminen tarkoittaa sitä, että arvonmäärityksen<br />
jälkeen todetaan, että asiakirjoilla/tiedoilla<br />
ei ole arvoa, joka edellyttäisi niiden säilyttämistä<br />
ennalta määräämättömän pitkän ajan (satoja<br />
262
Change language