Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Suomalaisena vahvuutena voi pitää myös arkistoinstituutioiden moninaisuutta. Ne kattavat arkistokentän
varsin tehokkaasti. Valtionapua saavat yksityiset keskusarkistot muodostavat merkittävän
kokonaisuuden, mutta niiden lisäksi on huomattava määrä muita laitoksia, joiden pääasiallinen
tai osatehtävä on kerätä arkistoja ja pitää niitä tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden
käytettävissä. Näiden laitosten yhteistyötä on syytä epäilemättä lisätä, mutta jo nykyisellään niiden
työ on ollut ja on korvaamatonta.
Vahvuuksista huolimatta suomalaisessa arkistotoimessa on myös parannettavaa. Arkistolaitoksen
vuonna 2001 järjestämän ns. Suuren kyselyn tuloksena ilmeni mm., että vuoden 2000 lopussa vain
joka viidennellä organisaatiolla arkistonmuodostussuunnitelma oli ajan tasalla.
Samoin joka viides kyselyyn vastanneista ilmoitti, ettei sähköisten tietojärjestelmien suunnittelussa
ja hankinnassa oltu otettu huomioon tietojen pitkäaikaissäilytyksen tarpeita.
Paperiasiakirjojen vuosikasvu on edelleen voimakasta. Vuoden 2000 vuosikasvusta lähes 22 prosenttia
oli pysyvästi säilytettävää. Tästä ei tosin voi syyttää yksinomaan arkistonmuodostajia. Arkistolaitoksen
tehtävänä on säilytysaikapäätöksillään painaa pysyvästi säilytettävän aineiston
osuutta alaspäin.
Suuri kysely paljasti puutteita myös arkistotoimen vastuuhenkilöiden koulutuksessa. Joka viidennellä
arkistotoimen käytännön tehtäviä hoitavalla ja joka kolmannella arkistotoimen suunnittelusta
ja kehittämisestä vastaavalla ei ollut mitään arkistoalan koulutusta.
Suurena ongelmana arkistotoimen kehittämisessä ja käytännön toiminnassa vastaajat mainitsivat
resurssipulan ja arkistotoimen vähäisen arvostuksen.
Sikäli kuin tulevaisuuteen voi ylipäätään nähdä, yhteiskunnan, talouden ja kulttuurin muutokset
tulevat jatkumaan, ja siihen joutuu myös arkistotoimi mukautumaan. Resurssien niukkuus tuskin
poistuu, ja arkistotoimen arvostuksenkin voi olettaa nousevan vain hitaasti.
Lainsäädäntöä voi pitää arkistotoimen tukena muutoksen pyörteessä. Asiakirjallisilla tiedoilla on
tärkeä merkitys hallinnon toiminnassa, julkisuusperiaatteen toteuttamisessa, oikeusturvan kannalta
ja tieteellisen tutkimuksen lähdeaineistona. Näitä arvoja takaamassa on arkistolaki ja muuta lainsäädäntöä,
johon arkistonhoitajat voivat tukeutua.
Lainsäädäntö ei yksin varmista arkistotoimen ja arkistonhoitajien asemaa. Muutoksesta selviytymisen
tärkein yksittäinen keino on koulutus. Toimipa arkistonhoitaja tai arkistotoimen vastuuhenkilö
missä organisaatiossa tai tehtävien tasolla tahansa, on epätodennäköistä, että hän selviytyisi
tehtävistään kunnialla ilman asianmukaista kouluttautumista.
Muutoksen keskellä myös arkistolaitoksen merkitys korostuu. Sen tulee pystyä entistä ajantasaisempaan,
kohdennetumpaan ja vaikuttavampaan ohjaukseen arkistotoimen kysymyksissä. Erityisesti
tämä koskee sähköiseen asiakirjahallintoon liittyvää ohjausta sekä seulontaa. Tiedottaminen,
yhteiskunnassa näkyminen, on myös tärkeää tilanteessa, jossa resursseista käydään kovaa kilpailua.
Tämä koskee arkistolaitoksen ohella myös kaikkia muita arkistotoimen parissa työskenteleviä.
Arkistolaitos on viime vuosina pyrkinyt terästämään toimintaansa. Arkistolaitokselle on laadittu
kattava strategia, ja sen toimintoja on tehostettu ja yhdenmukaistettu. Vuoden 2005 lopulla arkistolaitoksen
toimintaa arvioi kansainvälinen asiantuntijapaneeli. Sen arvio oli suurelta osin myönteinen,
mutta kehitettävääkin on varsin paljon mm. viranomaisten ohjauksen, seulonnan, sähköisen
arkistoinnin ja verkkopalveluiden tarjonnan alueilla.
255