Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Arkistonhoitajia ja muita asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuuhenkilöitä toimii monenlaisissa
tehtävissä ja toimintaympäristöissä. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että toimenkuvien vaativuus
on lisääntynyt. Tietotekniikan, hallinnon ja lainsäädännön kehitys ja muutokset sekä asiakaskunnan
kasvaneet odotukset asettavat haasteita arkistoammattilaisten osaamiselle. Niihin vastaamisessa
koulutus on avainasemassa. Alan koulutustarjonta on Suomessa varsin monipuolista. Asiakirjahallintoa
ja arkistotointa on mahdollisuus opiskella yliopistoissa ja korkeakouluissa,
arkistolaitoksen koulutusohjelmissa sekä erinäisissä muissa koulutusinstituutioissa.
Toimenkuvien kasvaneeseen vaativuuteen liittyy eräänä piirteenä tietoammattien integroituminen.
Työnantajat etsivät palvelukseensa monipuolisia tieto- ja asiakirjahallinnon osaajia, joilta edellytetään
vahvoja IT-valmiuksia. Tietoammattien lähentymisen tärkein yksittäinen tekijä onkin tietotekniikkaa,
jota hyödynnetään samankaltaisena yli ammattirajojen.
Kansainvälisessä vertailussa suomalainen arkistotoimi näyttäytyy tietyiltä osin varsin vahvana.
Asiakirjahallinnollinen ajattelu on vähitellen voimistunut Suomessa 1970-luvun lopulta lähtien, ja
eräitä sen alkumuotoja voi havaita jo arkistolaitoksen 1940-luvun ohjeistuksessa. Vuoden 1981
arkistolaissa asiakirjahallinto oli jo vahvasti esillä (vaikka tätä sanaa ei laissa esiinnykään). Asiakirjahallinnollisessa
ajattelussa on keskeistä, että arkistonmuodostukseen pyritään vaikuttamaan asiakirjojen
elinkaaren alusta lähtien. Tämä tehtävä on luettu ja luetaan nimenomaan arkistotoimen
piiriin kuuluvaksi, ja siinä ovat keskeisiä toimijoita suunnittelijoina ja ohjeistajina arkistonhoitajat
ja muut arkistotoimen vastuuhenkilöt. Myös arkistolaitoksella on tässä selkeä rooli asiakirjahallinnon
kehittäjänä ja ohjaajana.
Edellä kuvattu tilanne on muualla Euroopassa varsin harvinainen. Euroopan unionin jäsenmaissa
on vasta 1990-luvun puolivälistä lähtien alettu yleisemmin puhua ns. front end -lähestymistavasta,
jolla tarkoitetaan juuri arkistonmuodostuksen kokonaisvaltaista suunnittelua elinkaari-ajattelun
pohjalta. Tämä on liittynyt sähköisten tietoaineistojen yleistymiseen. Mikäli halutaan varmistaa,
että sähköistä aineistoa jää riittävästi ja suunnitelmallisesti tutkimuksen käyttöön, ”suomalainen”
lähestymistapa on ainoa mahdollinen.
Arvonmääritys ja seulonta ovat myös tietyllä tavalla suomalaisia vahvuuksia. Teorianmuodostus
on Suomessa ollut vähäistä ja seulonnan tehoakin tulisi lisätä (hävitysprosenttia nostaa), mutta
seulonta on Suomessa hyvin organisoitua. Ennakkoseulonnan osuus on meillä vahva, kun taas
monessa muussa maassa käytetään paljon voimavaroja taannehtivaan, akti aktilta tapahtuvaan
seulontaan. Suomalaisen seulonnan otosmenettely on myös kehittynyttä. Monissa maissa otannaksi
kutsuttu menettely on oikeastaan vain asiakirjanäytteiden ottamista.
Asiakirja-aineiston elinkaaren suunnittelua ja ohjeistusta varten suomalaisilla virastoilla on käytössään
arkistonmuodostussuunnitelma, joka on muualla harvinainen. Tiettävästi vain Ruotsissa ja
Ranskassa on käytössä samantapaisia suunnitelmia, mutta siellä ne eivät ole viranomaisille pakollisia.
Suomalaisiin vahvuuksiin kuuluu myös arkistolaki (831/94), järjestyksessä kolmas, joka antaa arkistotoimelle
selkeän aseman ja vastuut viranomaisten toiminnassa. Samoin laki antaa arkistolaitokselle
norminantovaltuudet tietyissä keskeisissä arkistotoimen kysymyksissä. Lakiin on sisäänrakennettuna
samankaltainen asiakirjahallinnollinen ulottuvuus kuin vuoden 1981 lakiin.
Arkistotoimi saa vahvaa tukea myös julkisuuslaista (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta,
621/99), joka painottaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen merkitystä hyvän tiedonhallintatavan
toteuttajana. Monissa muissa maissa arkistolaki tai muu lainsäädäntö eivät turvaa arkistotoimelle
tai arkistolaitokselle samankaltaisia toimintamahdollisuuksia kuin Suomessa.
254