Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

10. ARKISTOTOIMEN MEGATRENDIT
Mitä suuria kehityslinjoja, megatrendejä, suomalaisessa arkistotoimessa voidaan havaita
Muutos on ollut leimaa antavin piirre viime vuosien ja vuosikymmenten yhteiskunnallisessa, taloudellisessa,
teknisessä ja kulttuurisessa kehityksessä. Muutos on koskettanut syvällisesti myös
arkistotointa. Ilmeisin muutostekijä liittyy tietotekniikan yleistymiseen hallinnossa ja kaikkialla
yhteiskunnassa. Parinkymmenen vuoden takaisesta tekstinkäsittelyn, taulukkolaskennan, kortistoohjelmien
ja yksittäisten pöytämikrojen (ja kuvassa jo aikaisemmin olleiden suurkoneiden) maailmasta
on siirrytty tietoverkkojen, asiankäsittelyjärjestelmien, monimutkaisten tietokantojen ja
multimedian maailmaan. Muutos ei tietenkään koske vain Suomea vaan ilmiö on globaali.
Arkistonmuodostajien operatiiviset tietojärjestelmät ovat tänään erittäin suorituskykyisiä. Tietojen
pysyvän säilyttämisen muotona on silti edelleen valtaosin paperi. Tässä on ristiriita, joka ei pitkällä
aikavälillä voi kuulua tietoyhteiskuntaan. Paperi- tai mikrofilmimuotoon jähmetetty, alkujaan sähköinen
aineisto on käytettävyydeltään heikkoa. Eri puolilla maailmaa etsitään ratkaisuja, joiden
avulla tietojen säilyminen ja käytettävyys voitaisiin myös pitkällä aikavälillä varmistaa sähköisesti.
Euroopan unionissa tähän tähtäävää yhteistyötä on tehty DLM Forumin piirissä 1990-luvun puolivälistä
lähtien. Suomessa mittavin tämän alueen hanke on ollut Kansallisarkiston SÄHKEprojekti,
jossa määriteltiin asiankäsittelyjärjestelmiltä edellytettävät metatieto- ym. määritykset
niissä tapauksissa, joissa tarkoituksena on säilyttää asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvät, pysyvään
säilytykseen määrätyt tiedot yksinomaan sähköisessä muodossa.
Hallinnon muutos ei liity pelkästään tietotekniikkaan. Organisaatiomuutokset, prosessien virtaviivaistaminen
sekä tehtävien liikelaitostaminen ja ulkoistaminen ovat kuuluneet hallinnon kehitykseen
1980-luvun lopulta lähtien. Näköpiirissä on lähivuosina myös valtionhallinnon virkamieskunnan
huomattava pieneneminen, kun osa vapautuvista viroista jätetään täyttämättä.
Tehokkuuden pitäisi vastaavasti kasvaa.
Arkistotoimi ja siihen läheisesti liittyvä asiakirjahallinto ovat joutuneet etsimään paikkaansa tässä
muutoksessa. Niiden on täytynyt opetella markkinoimaan itseään, vakuuttamaan organisaatiot
tarpeellisuudestaan. Arkistolainsäädäntöön vetoaminen ei yksin riitä. On vaikea sanoa yleistävästi,
missä määrin arkistotoimi on markkinoinnissaan onnistunut. Selvää on, että muutoksessa on elementtejä,
joissa ei riittävästi ole otettu huomioon arkistotoimen näkökulmaa. Julkisten tehtävien
ulkoistaminen on alue, joka on tässä mielessä ongelmallinen. Ulkoistettuihin viranomaistehtäviin
liittyvät asiakirjat ovat edelleen viranomaisen asiakirjoja, ja niiden säilytysajoista, -tavoista ja
-vastuista tulee sopia. Toinen ongelma-alue liittyy siihen, että organisaatioissa esiintyy näkemystä,
jonka mukaan tietotekniikka poistaa arkisto-ongelmat ja tekee itse asiassa arkistotoimen tarpeettomaksi.
Näkemys perustuu virheellisiin oletuksiin asiakirjallisen tiedon luonteesta ja arkistotoimen
tehtävistä. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa tarvitaan tiedon todistusvoimaisuuden, käytettävyyden
ja säilymisen varmistamisessa olipa toimintaympäristö perinteinen (paperiasiakirjat) tai
sähköinen.
Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta ovat arkistotoimen polttavia kysymyksiä, joita tietotekniikka
ei ole ratkaissut. Paperimuodossa olevan asiakirja-aineiston määrä kasvaa vielä kauan, ja tätä
tulvaa on pystyttävä seulonnalla rajoittamaan. Seulonnan teoreettista pohjaa (arvonmääritys) on
myös vahvistettava, niin että todella otetaan talteen vain kaikkein arvokkain aineisto. Sähköisissä
tietojärjestelmissä olevaa asiakirjallista tietoa on niin ikään seulottava. Jos tietomassojen annetaan
rajoituksetta kasvaa, järjestelmien käytettävyys ennen pitkää kärsii ja samalla vaikeutuu arvokkaan,
pysyvästi tai pitkän aikaa säilytettävän tiedon saaminen talteen.
253