Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Suomalaisessa viitekehyksessä asiakirjahallinnon mieltäminen hakupohjaiseksi informaatiosysteemiksi
tai hallinnolliseksi dokumentaatioksi ei ole aivan luontevaa. Nämä termit kätkevät sen tärkeän
seikan, että suomalaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen keskeinen tehtävä on suunnitella
ja ohjata arkistonmuodostusta, ei pelkästään rakentaa hakupolkuja jo muodostuneeseen aineistoon.
Intellektuaalisella kontekstilla Buckland tarkoittaa asiakirjahallinnon historiallista ja vertailevaa
tutkimusta. Arkistotiede on ollut ilmeinen vaikutteiden antaja. Historiallisen lähestymistavan
edustajia ovat mm. Ernst Posner ja Luciana Duranti, jotka ovat osoittaneet, että asiakirjahallinnon
juuret ulottuvat muinaisiin korkeakulttuureihin.
Kaksi informaatiotutkijaa, malesialainen Zawiyah M.Yusof ja brittiläinen Robert W. Cell, näkevät
asiakirjahallinnon käytännönläheisenä toimintana, jonka teoriapohja koostuu eri osista seuraavasti:
TEORIA
Asiakirjahallinto
arkiston näkökulmasta
Asiakirjahallinto
tietohallinnon,
informaatiotieteen ja
hallinnon
Asiakirjahallinto
tietotekniikan näkökulmasta
KÄYTÄNTÖ
Kirjoittajien mukaan asiakirjahallinto on etääntynyt juuristaan, so. arkistotoimesta (archives administration)
ja asemoitunut tiiviimmin hallinnon alueelle (management area). Asiakirjojen arvonmääritys
on kuitenkin prosessi, joka pitää arkistolliset periaatteet edelleen tärkeinä asiakirjahallinnossa.
Kirjoittajat korostavat jatkumo-käsitteen (ks. s. 21) merkitystä nykyaikaisen asiakirjahallinnon
ajatuksellisena kehyksenä. Paperimaailmassa asiakirjoja voi tarkastella erillisten elinkaaren
vaiheiden kautta, mutta tietoteknisessä ympäristössä jatkumon näkökulma on välttämätön,
muuten asiakirjojen säilymisestä ei ole takeita.
Suomessa jatkumo-ajattelua on sovellettu myös paperiasiakirjoihin ainakin jo 1980-luvun alkupuolelta
lähtien.
251