Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
9.5 Onko asiakirjahallinnolla teoriaa
Arkistotieteellä on suhteellisen vakiintunut asema, mutta miten on asiakirjahallinnon teorian tai
“asiakirjahallintotieteen” laita Suomessa tämä kysymys ei ole ollut erityisen polttava, koska arkistotoimen
ja asiakirjahallinnon suhde nähdään läheisenä. Se, mitä arkistotiede sanoo arkistoista ja
niiden käsittelystä, pätee suomalaisen näkemyksen mukaan suurelta osin myös asiakirjahallintoon.
Esimerkiksi provenienssiperiaatteen ja asiakirjojen/arkistojen todistusvoimaisuuden huomioon
ottaminen on relevanttia sekä asiakirjahallinnossa että arkistotoimessa. Arkistolainsäädäntö myös
sitoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon läheisesti yhteen.
Asiakirjahallinnon teorian kehittäminen ei ole ollut yleistä muuallakaan. Asiakirjahallinto on nähty
korostetun käytännönläheisenä toimintana. Eräs harvoja asiakirjahallinnon teoriaa pohtineita on
amerikkalainen informaatiotieteen tutkija Michael Buckland. Hänen lähtökohtanaan on teorian
määritelmä. Luonnontieteen eksaktit teoriat eivät tässä yhteydessä ole relevantteja vaan tarvitaan
yleisempää lähestymistapaa. Teoria voidaan Bucklandin mukaan määritellä näkemykseksi asioiden
luonteesta. Teorian ei pidä olla eksaktimpi tai formaalimpi kuin se ilmiö, jota se pyrkii kuvaamaan.
Teorian määrittelyn jälkeen herää kysymys, onko asiakirjahallinnossa mitään teoretisoitavaa. Jos
asiakirjahallinto nähdään vain asiakirjojen rekisteröintinä, kotelointina ja hyllyyn laittamisena, hakuina
ja palautuksina, toiminta on varsin triviaalia ja niin on myös sitä koskeva näkemys (teoria).
Jos asiakirjahallinto sen sijaan nähdään toimintona, jolla hallitaan organisaation ajankohtaisten
asiakirja-aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä, esiin nousee kompleksisempia näkökohtia, joita
ovat mm. tiedonhaku, asiakirjojen elinkaaren suunnittelu sekä organisaation yleinen informaatiopolitiikka
(information policy). Näiden kysymysten tarkastelu edellyttää teoreettista lähestymistapaa.
Buckland tulee siihen tulokseen, että asiakirjahallinnolla on teoreettinen pohja, mutta tässä pohjassa
on vain vähän sellaista, mikä olisi ominaista yksin asiakirjahallinnolle. Esimerkiksi elinkaaren
käsite on Bucklandin mukaan yhteinen asiakirjahallinnolle (records management) ja arkistotoimelle
(archives management), mikä vastaa täysin suomalaista näkemystä. Hakemistojen ja erilaisten
luokitusten kehittäminen koskee monia aloja: asiakirjahallintoa, arkistotointa, kirjasto- ja museotointa,
tietokantasuunnittelua jne. Buckland pitää toimialarajat ylittävää laveaa teoriapohjaa hyvänä
asiana. Se avaa mahdollisuuksia professioiden väliseen vuorovaikutukseen.
Asiakirjahallinnon teorian tarkastelussa ovat tärkeitä kontekstit. Buckland mainitsee kolme asiakirjahallinnon
kontekstia, funktionaalisen, professionaalisen ja intellektuaalisen. Funktionaalinen
konteksti liittyy siihen, että asiakirjahallinto palvelee jotakin organisaatiota. Asiakirjahallinnon
tavoitteiden tulee olla yhteensopivia organisaation yleisten tavoitteiden kanssa. Asiakirjahallinto
on suhteutettava organisaation toimihenkilöiden tiedon tarpeisiin ja organisaation muihin toimintoihin,
jotka liittyvät informaation tuottamiseen, jakeluun ja säilyttämiseen. Asiakirjahallinnolla
täytyy olla näkemys siitä, miten se voi tukea ja tehostaa organisaation toimintaa.
Professionaalisella kontekstilla Buckland viittaa siihen, että asiakirjahallinto voidaan nähdä osana
hakupohjaisten informaatiosysteemien (retrieval-based information systems) perhettä. Arkistot,
kirjastot, asiakirjahallinto ja tietokannat eivät ole sama asia, mutta niillä on yhteisiä piirteitä
samoin kuin myös eroja, jotka tekevät niistä ainutlaatuisia. Näkemys asiakirjahallinnosta osana
hakupohjaisia informaatiosysteemejä ei ole uusi. Sen esitti jo 1900-luvun alussa belgialainen Paul
Otlet, joka kutsui nykyisin asiakirjahallintona tunnettua toimintoa nimellä hallinnollinen dokumentaatio
(documentation administrative). Otlet näki arkistojen, kirjastojen, museoiden ja asiakirjahallinnon
muodostavan osan toimintakentästä, jota hän kutsui dokumentaatioksi tai yleiseksi
dokumentaatioksi.
250