Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Tällainen tarkastelu on suomalaisessa toimintaympäristössä jossain määrin ongelmallinen. Toimenpiteet
seuraavat tietyssä järjestyksessä toisiaan, mutta ne on suunniteltu jo aikaisemmin, ja
toimenpiteet myös limittyvät toisiinsa (ks. seuraava luku). Suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen
seurauksena erään työvaiheen, jälkikäteen tapahtuvan järjestämisen, osuus on vähentynyt tai
jäänyt kokonaan pois.
Elinkaaren vaiheet vaikuttavat toisiinsa
Keskeistä on oivaltaa elinkaaren osien vaikuttavan toisiinsa. Arkistointitavoilla esimerkiksi on
yhteys siihen, miten vaivatonta tai vaivalloista asiakirjojen hävittäminen säilytysaikojen umpeuduttua
on. Samoin kirjaamisella ja muulla rekisteröinnillä on kiinteä yhteys sekä arkistointiin että asiakirjojen
hävittämiseen. Koska elinkaaren osat vaikuttavat toisiinsa, se on suunniteltava etukäteen.
Asiakirjoille/tiedoille niiden elinkaaren aikana tehtävät toimenpiteet seuraavat toisiaan tietyssä
kronologisessa järjestyksessä (osittain lomittuenkin, esim. asiakirjojen hävittämistä tapahtuu elinkaaren
kaikissa vaiheissa). Toimenpiteet ja niiden koordinointi tulee kuitenkin suunnitella ennalta.
Asiakirjat esimerkiksi arkistoidaan tietyssä elinkaaren vaiheessa, mutta arkistointijärjestelmä on
täytynyt suunnitella jo sitä ennen. Määräajan säilytettävä asiakirja hävitetään sen elinkaaren lopussa.
Hävittämisen edellytyksenä on seulontapäätös, joka ihannetapauksessa (kuten Suomessa yleensä)
on tehty jo ennen kuin asiakirjaa on laadittu.
Edellä sanottu pätee myös sähköisiin tietojärjestelmiin. Tietojen säilytysajat ja seulonta, rekisteröintitavat,
konversioiden ja migraatioiden tarve ja siihen liittyen mahdollisen pitkäaikaissäilytyksen
ratkaisut tulee ottaa pohdittavaksi jo järjestelmien suunnitteluvaiheessa.
Arkistolakiin sisältyvä näkemys arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta rakentuu suuressa
määrin elinkaari-ajattelun varaan. Lain 7 §:n perusteluissa asetetaan tavoitteeksi, että asiakirjat
palvelevat tiedonlähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa.
23