Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

On myös tapauksia, joissa puhutaan arkistokokonaisuuteen sisältyvistä osa-arkistoista. Näin on
silloin, kun organisaation yksiköt ovat tehtäviltään ja arkistonmuodostukseltaan selvästi eriytyneitä,
mutta ei kuitenkaan niin paljon, että voitaisiin puhua erillisistä arkistonmuodostajista. Lääninhallitusten
vanhaan organisaatioon kuuluivat lääninkansliat ja lääninkonttorit. Niiden aineistoista
muodostui osa-arkistoja lääninhallituksen arkiston sisään. Itsenäisiä arkistonmuodostajia lääninkanslia
ja -konttori eivät kuitenkaan olleet. Vastaavanlaista arkistonmuodostusta esiintyy mm.
sairaaloissa (talous- ja potilasarkisto omina kokonaisuuksina) ja seurakunnissa (osa-arkistoina väestörekisteriarkisto,
hallintoarkisto ja talousarkisto).
Arkistonmuodostajan määrittelyn vaikeutta lisäävät viime vuosikymmenten lukuisat organisaatiomuutokset
hallinnossa ja viime vuosina nopeasti edennyt tietotekniikka (yhteiset rekisterit ym.).
Kenen toiminnasta on syntynyt arkiston haltuun päätynyt asiakirjojen/tietojen kokonaisuus, fondi
Henkilöarkistojen osalta voi olla vaikea ratkaista, onko kysymyksessä tietyn henkilön vaiko perheen
tai suvun arkisto. Ratkaisulla on vaikutusta aineiston järjestämiseen ja luettelointiin. Mikäli
arkistokokonaisuuden fyysinen järjestäminen aiheuttaa ongelmia, niitä voidaan lievittää kuvailulla
(ks. luku 5.3.4). Olipa järjestys mikä tahansa, arkistonmuodostajien ja aineistojen suhteita voidaan
valaista monitasoisen kuvailun avulla.
Arkistonmuodostajien määrittämisessä ja siihen pohjautuvassa arkistojen rajaamisessa on käytetty
erilaisia kriteerejä. Voidaan puhua maksimalistisista ja minimalistisista ratkaisuista. Ensiksimainituissa
pyritään mahdollisimman suuriin kokonaisuuksiin, jälkimmäisissä nähdään pienetkin yksiköt
(esim. viraston eri toimistot) helposti omina arkistonmuodostajina.
Ranskalaisen arkistoteoreetikon Michel Ducheinin määrittely arkistonmuodostajasta on kansainvälisesti
tunnettu. Itsenäisestä arkistonmuodostajasta on hänen mukaansa kysymys silloin, kun
1) organisaatiolla on nimi ja säädöksiin perustuva juridinen
identiteetti,
2) organisaatiolla on säädöksiin perustuva valtuutus
hoitaa tiettyjä tehtäviä,
3) organisaation asema hallinnon hierarkiassa on selkeästi
määritelty,
4) organisaatiolla on johto, jolla on ao. hierarkiatasolle
kuuluvaa itsenäistä päätösvaltaa,
5) organisaation sisäinen organisaatio on määritelty.
Suomalaisessa arkistokontekstissa kriteereihin voi vielä lisätä oman, muista yksiköistä joko kokonaan
tai osittain erillisen arkistonmuodostuksen, joka ilmenee omina rekistereinä ja asiakirjasarjoina.
(Sähköisessä, verkottuneessa ympäristössä tällaista erillistä arkistonmuodostusta ei samassa
määrin enää tapahdu.)
Vaikka Duchein katsoo, että hänen esittämistään kriteereistä seuraa, ettei viranomaisen yksikköä
voi pitää arkistonmuodostajana, kyseiset kriteerit sopivat varsin hyvin oikeusministeriön entiseen
vankeinhoito-osastoon. Samoin siihen sopii itsenäistä arkistonmuodostusta koskeva kriteeri
(VAHO:lla oli mm. omat diaarit). VAHO oli luonteeltaan pikemminkin keskusvirasto kuin ministeriön
osasto.
229