Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
9.4.3 Miten arkisto rajataan
Arkisto on monimerkityksinen käsite. Se voi tarkoittaa kolmea asiaa:
1) arkistohuonetta,
2) organisaatioyksikköä tai laitosta, joka säilyttää arkistoa/arkistoja,
3) arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta eli fondia.
Kansallisia eroja arkiston käsitteessä
Kohdan kolme määrittelyyn liittyy huomattavia kansainvälisiä eroja. Esim. Pohjoismaissa, Hollannissa,
Ranskassa ja Italiassa katsotaan, että arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan toiminnassa
syntyneet asiakirjat. Saksassa, Yhdysvalloissa ja usein myös Englannissa käsite rajataan
siten, että arkistoja ovat vain ajankohtaisuutensa menettäneet, pysyvään säilytykseen valitut asiakirjat.
Eroja on myös siinä, katsotaanko myös yksityiset asiakirjat arkistoaineistoksi. Englannissa ja osittain
myös Saksassa ja Yhdysvalloissa lähdetään siitä, että yksityisistä asiakirjoista vain tehtävien
hoidon (conduct of business) yhteydessä syntyneet asiakirjakokonaisuudet ovat varsinaisia arkistoja.
Ranskassa ja Italiassa samoin kuin Pohjoismaissa sekä osittain Saksassa ja Yhdysvalloissa ja
nykyisin myös Hollannissa kaikkea yksityistä asiakirjamateriaalia kuten päiväkirjoja ja tehtävien
hoitoon liittymätöntä kirjeenvaihtoa pidetään arkistomateriaalina. Klassinen hollantilainen näkemys
puolestaan lähti siitä, että ainoastaan viranomaiset muodostavat arkistoja.
Arkistoja koskevat näkemyserot tulevat selvästi esiin terminologiassa. Englannin records viittaa
ajankohtaisiin tai vain harvakseltaan käytettyihin (semi-active) asiakirjoihin, kun taas archives on
varattu seulotuille historiallisille aineistoille. Englantia puhuvassa maailmassa on tosin näkemyseroja
tässä asiassa. Amerikkalaiset tekevät jyrkän eron records- ja archives -käsitteiden välillä,
englantilainen käytäntö on horjuvampi.
Sama ero, mikä liittyy käsitteisiin records ja archives, liittyy saksan sanoihin Schriftgut / Registraturgut
ja Archivgut. Ranskan archives kattaa kaiken ikäisen niin seulotun kuin seulomattomankin
aineiston, mutta usein termiä tarkennetaan aineistoon sopivaksi: archives courantes (ajankohtainen
arkisto), archives intermediaires (välivaiheen arkisto), archives definitives tai archives historiques
(lopullinen tai historiallinen arkisto).
Myös yksityisarkistoja koskevat näkemyserot heijastuvat terminologiaan. Englanninkielen ilmaisu
private papers liittyy yksityisaineistoihin, joilta puuttuu varsinainen arkiston status. Saksankielessä
vastaavansisältöinen termi on Nachlass.
Mikä tai kuka on arkistonmuodostaja
Arkiston rajaaminen voi tuottaa ongelmia muutenkin kuin vain aikaulottuvuuteen ja asiakirjojen
säilytysarvoon liittyen. Voidaan joutua kysymään, mikä oikein on se organisaatio tai henkilö, jonka
toiminnan pohjalta tietty asiakirjakokonaisuus rajataan. Organisaation jokin yksikkö saattaa olla
toiminnassaan niin itsenäinen, että sitä voi pitää omana arkistonmuodostajana ja sen tuottamaa
arkistoa omana arkistokokonaisuutena. Suomessa tästä on hyvänä esimerkkinä entinen oikeusministeriön
vankeinhoito-osasto (VAHO). Kansallisarkistossa vankeinhoito-osastoa ja sen arkistoa
on käsitelty luetteloinnin ja aineiston fyysisen säilyttämisen näkökulmasta omana kokonaisuutena
erillään oikeusministeriöstä ja sen arkistosta (tai oikeammin arkistoista, oikeusministeriöllä on
useita arkistoja). Arkistoluettelosta käy luonnollisesti ilmi, että VAHO on erityislaatuisesta asemastaan
huolimatta osa oikeusministeriötä.
228