Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Tietotekniikka vahvistanut provenienssiperiaatetta<br />
Tietotekniikan kehitys on toisaalta paradoksaalisesti johtanut provenienssiperiaatteen vahvistumiseen.<br />
Tietojärjestelmissä olevan tiedon alkuperä ja liittyminen funktioihin ja toimijoihin ei ole<br />
samalla tavoin ilmeistä kuin perinteisiin asiakirjoihin perustuvassa toimintaympäristössä. Tietojen<br />
alkuperäisyys, keskinäiset yhteydet ja säilyminen muuttumattomina (tai muutosten dokumentointi)<br />
niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa on sähköisissä tietojärjestelmissä huomattava ongelma, joka<br />
liittyy asiakirjojen ja tietojen todistusvoimaan (sekä juridisessa että tutkimuksellisessa mielessä).<br />
Kysymys ei olekaan mistään muusta kuin provenienssiperiaatteesta ja sen soveltamisesta. Miten<br />
voidaan varmistaa asiakirjojen ja tietojen alkuperä ja taata, että asiakirjoja tai tietoja ei asiattomasti<br />
manipuloida tai etteivät ne vahingossa muutu Provenienssiperiaate ei selvästikään enää ole pelkästään<br />
arkistonhoitajien ja historiantutkijoiden asia vaan sillä on merkitystä ajankohtaisen hallintotoiminnan<br />
(ja myös esim. yritysten toiminnan) kannalta.<br />
Sähköisen aineiston provenienssia – tai kuten nykyisin usein sanotaan, kontekstia – koskevan<br />
tiedon säilyttämiseksi on kehitetty erilaisia ratkaisuja. Eräs niistä on metadata eli metatieto, jonka<br />
avulla sähköinen asiakirja sidotaan kontekstiinsa (ks. luku 4.3.4). Metatieto on käyttökelpoinen<br />
käsite paitsi sähköisten asiakirjojen myös muun tyyppisen sähköisen datan (esim. rekisterit) yhteydessä.<br />
Oleellista on saada talteen asiakirjojen ja tietojen syntyyn, tarkoitukseen ja käsittelyyn liittyvät<br />
keskeiset tiedot. Se mikä on tarpeellista metatietoa ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys vaan<br />
edellyttää suunnittelua. Sähköisten aineistojen kontekstuaalisuutta ja metatietoja koskevat pohdinnat<br />
ja ratkaisut osoittavat, että tietotekniikan kehitys on pikemminkin korostanut provenienssiperiaatteen<br />
merkitystä kuin vähentänyt sitä.<br />
Yhteenvetoa<br />
Kokoavasti provenienssiperiaatteesta voidaan sanoa seuraavaa. Silloin kun kysymys on paperiasiakirjoista<br />
muodostuvasta arkistosta, aineiston provenienssi eli alkuperä ja sen säilyttäminen<br />
eheänä on kyseisen arkistonmuodostajan näkökulmasta useimmiten ongelmaton asia. Arkistonmuodostajat<br />
ovat tietämättään ja ikään kuin luonnostaan noudattaneet provenienssiperiaatetta.<br />
Asiakirjoihin ja niitä koskeviin rekistereihin tehdyt merkinnät ja asiakirjojen paikka arkistokokonaisuudessa<br />
muodostavat niiden todistusvoimaisuudelle ja tulkinnalle tarpeellisen viitekehyksen<br />
(kontekstin), eikä arkiston sekoittumisesta muihin arkistoihin ole yleensä vaaraa. Mahdollisia ongelmia<br />
voi tosin aiheuttaa tilanne, jossa arkistonmuodostajalla on hallussaan oman arkistonsa lisäksi<br />
muitakin (esim. edeltäjiltä perittyjä) arkistoja. Provenienssiperiaatteen tietoinen ja professionaali<br />
soveltaminen “paperimaailmassa” ei kuitenkaan ole ensisijaisesti yksittäisten<br />
arkistonmuodostajien vaan arkistoinstituutioiden huolena. Näillä laitoksilla on hallussaan useita<br />
(jopa tuhansia) arkistoja, joiden käsittelyn teoreettisen perustan muodostaa provenienssiperiaate.<br />
Sähköiset asiakirjat ja -järjestelmät ovat muuttaneet tilannetta siten, että provenienssiperiaatteen<br />
suunnitelmallinen huomioon ottaminen koskettaa myös yksittäisiä arkistonmuodostajia, ei pelkästään<br />
arkistoinstituutioita. Sähköinen asiakirja tai muu sähköinen data ei paljasta kontekstiaan samalla<br />
tavoin kuin paperiasiakirja vaan sen varmistaminen edellyttää arkistonmuodostajalta suunniteltuja<br />
toimenpiteitä. Niistä keskeisimpiä on metatietojen määrittely ja tallettaminen sähköisten<br />
asiakirjojen yhteyteen tai osaksi niitä.<br />
Vaikka provenienssiperiaatteen asema on vahva, siihen on tullut myös uusia sävyjä, eikä pelkästään<br />
tietotekniikasta johtuen. Provenienssiperiaate on liittynyt korostetusti fyysiseen asiakirjakokonaisuuteen,<br />
fondiin, joka on nähty tietyllä tavalla ehyenä, ideaalisena kokonaisuutena. Ei ole<br />
otettu huomioon sitä, että arkistot ovat usein käyneet läpi monenlaisia vaiheita: asiakirjoja on seulottu<br />
tai niitä on muuten tuhoutunut, arkistoja on siirrelty paikasta toiseen, niitä on järjestetty uu-<br />
226
Change language