Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
teettomasti muuteta. Toisenlaisen perinteen maissa arkiston rakenne jää usein löyhemmäksi, jolloin
myöhemmät järjestelytyöt (esim. arkistolaitoksessa tehdyt) ovat tavallisempia. – Tähän suhtautumistavan
perusjakoon on kuitenkin ollut poikkeuksia. Esim. Suomessa provenienssiperiaatteen
soveltamisen alkuvaiheessa alkuperäisen järjestyksen periaatteeseen saatettiin suhtautua
arkistolaitoksessa melko vapaasti (ks. s. 223).
Kuten Ranskassa myös Saksassa uusien periaatteiden kannatus nousi osittain käytännön tarpeista.
Preussin Valtionarkistossa oli jatkuvasti sovellettu uusiinkin arkistonsiirtoihin vanhaa asiapohjaista
järjestelykaavaa, joka oli peräisin salaisen neuvoston (Geheime Rat) vanhasta arkistosta. Asiakirjat
pakotettiin kaavaan, joka ei ottanut huomioon hallinnossa tapahtuneita muutoksia. Järjestelmä
alkoi muuttua sekavaksi ja vaikeasti hallittavaksi. Struktuuriperiaate selkeytti arkistojen
käsittelyä ja vähensi arkistoihin liittyvää työmäärää.
Käytännöllisten seikkojen ohella alkuperäisen järjestyksen periaatteen muotoiluun vaikuttivat
myös historiatieteestä nousseet näkökohdat. Kyseisenä ajankohtana Preussin valtionarkistonhoitajana
toiminut Heinrich von Sybel ja hänen alaisensa Max Lehmann, joka oli struktuuriperiaatteen
varsinainen muotoilija, olivat molemmat merkittäviä historiantutkijoita.
Struktuuriperiaate liittyy arkistojen todistusvoimaan ja tutkimuskäyttöön. Asiakirjojen aktiivisen
käyttövaiheen aikana operatiiviset tarpeet sanelevat sen, millainen sisäinen järjestys arkistoon
muodostuu. Kun operatiivinen vaihe päättyy ja tutkimuksen tarpeet nousevat etualalle, arkiston
järjestystä ei enää pidä muuttaa, koska tällöin vaurioituu kuva, jonka arkisto välittää arkistonmuodostajasta,
sen toiminnasta ja toiminnan kohteista. Tämä on struktuuriperiaatteen keskeisin perustelu.
Sen soveltamista puoltavat myös puhtaasti käytännölliset seikat. Arkiston sisäistä järjestystä
muutettaessa katkeaisivat hakemistojen ja niihin liittyvien asiakirjojen suhteet, ts. arkiston käytettävyys
kärsisi.
Hollantilaisten käsikirja: provenienssiperiaate vakiintuu
Provenienssiperiaatteen lopullinen läpimurto arkistotyön yleisesti hyväksyttynä periaatteena tapahtui
1900-luvun alussa. Tähän vaikutti merkittävästi kolmen hollantilaisen arkistonhoitajan, S.
Mullerin, J.A. Feithin ja R. Fruinin käsikirja arkistojen järjestämisestä ja luetteloinnista (Handleiding
voor het Ordenen en Beschrijven van Archieven), joka julkaistiin vuonna 1898. Arkisto
määritellään käsikirjassa seuraavasti:
Arkisto muodostaa kokonaisuuden niistä kirjoitetuista, piirretyistä ja painetuista
asiakirjoista, jotka viranomainen tai joku sen virkamies on virkatoiminnassa vastaanottanut
tai laatinut, sikäli kuin kyseinen aineisto on tarkoitettu jäämään ao.
viranomaisen tai virkamiehen haltuun.
80
Olennaista määritelmässä on näkemys arkistosta virkatoiminnan aikaansaamana kokonaisuutena,
jossa asiakirjojen muoto ei ole arkistoon kuulumisen kriteeri. Määritelmässä arkisto rajataan tiukasti
vain viranomaistoiminnassa syntyneeseen aineistoon.
80 Hieman vaikeasti avautuva on määritelmän maininta asiakirjojen jäämisestä viranomaisen haltuun. Kirjoittajat
valaisevat asiaa parilla esimerkillä. Kirjetoiste kuuluu lähettävän viranomaisen arkistoon, lähetetty kirje vastaanottavan
tahon arkistoon. Toinen esimerkki koskee painettuja kuulutuksia, jotka on ollut määrä lähettää eri tahoille. Jos tällaisista
kuulutuksista jää nippu viranomaisen haltuun, ne eivät kuulu sen arkistoon. Jos sitävastoin nimenomaisena tarkoituksena
on ollut jättää kuulutuksista kappale tai kappaleita ao. viranomaiselle, silloin ne kuuluvat sen arkistoon.
Suomalaista käytäntöä ajatellen voi todeta, että aineisto, joka siirtyy viranomaiselta toiselle (esim. tuomioistuimelta
toiselle valitusasiassa), kuuluu kunkin viranomaisen arkistoon niin kauan, kuin se on viranomaisen hallussa.
222