Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
arkistolaitos oli antanut merkittävän panoksen asiakirjahallinnon kehittämiseen. Nykyisin asiakirjahallinto<br />
on enemmän tai vähemmän tunnettua ja sovellettua kaikkialla maailmassa. Asiakirjamäärien<br />
kasvun lisäksi tietotekniikan yleistyminen on viimeisen parinkymmenen vuoden aikana<br />
korostanut suunnitelmallisen asiakirjahallinnon merkitystä. Tietotekniikka sinänsä ei yksinään<br />
pysty poistamaan asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ongelmia.<br />
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suhde on ollut tietyllä tavoin ongelmallinen. Asiakirjahallinto<br />
keskittyy periaatteessa asiakirjojen elinkaaren alku-, arkistotoimi sen loppupäähän. Näin kaavamaista<br />
jakoa ei kuitenkaan voi tehdä, koska asiakirjojen elinkaari on yhtenäinen jatkumo (ks. s.<br />
21). Elinkaaren alkupäässä tehdyt ratkaisut vaikuttavat sen loppupäähän kuten esim. asiakirjojen<br />
säilymiseen, käytettävyyteen ja seulontaan, minkä vuoksi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tiivis<br />
yhteistyö on välttämätöntä. Yhteistyön tarve korostuu sähköisten tietojärjestelmien yhteydessä.<br />
Yhteistyökysymykseen liittyen on kansainvälisessä keskustelussa pohdittu sitä, voiko sama toimenkuva<br />
sisältää sekä asiakirjahallinnon että arkistotoimen vai onko professiot syytä eriyttää.<br />
Suomessa asiakirjahallintoa ja arkistotointa pidetään sisällöllisesti lähes samana asiana, mistä syystä<br />
professioiden jakamista ei periaatteessa pidetä tarpeellisena. Käytännössä toimenkuvissa ja niiden<br />
painotuksissa on luonnollisesti suuriakin eroja.<br />
Volyymien kasvun lisäksi asiakirjojen muodon monipuolistuminen on suuresti vaikuttanut arkistoihin<br />
ja arkistotoimeen viime vuosikymmeninä. Valokuvat, elokuvat, äänitteet, reikäkorttiaineistot<br />
ja muut ns. tekniset tallenteet ovat osa aineiston monipuolistumista. Mullistavimman muutoksen<br />
on aiheuttanut tietotekniikka. Siinä ei ole kysymys pelkästään tiedon muodon muuttumisesta,<br />
vaan paljon kokonaisvaltaisemmasta ilmiöstä. Tietotekniikan vaikutukset läpäisevät koko <strong>yhteiskunnan</strong><br />
kulttuurista talouselämään ja kansalaisten jokapäiväiseen arkeen. Kyseistä kehitystä kuvataan<br />
termillä informaatioyhteiskunta, mikä on sikäli harhaanjohtavaa, että se häivyttää näkyvistä<br />
<strong>yhteiskunnan</strong> aikaisemmat vaiheet, joihin termi yhtä hyvin sopii. Kirjoitus- ja kirjapainotaidon<br />
vaikutukset ovat olleet yhtä mullistavat kuin tietotekniikan.<br />
Ensimmäiset tietokoneet rakennettiin 1940-luvulla, mutta niiden laajamittainen käyttö hallinnossa<br />
alkoi vasta pari vuosikymmentä myöhemmin. Suomessa seurattiin kansainvälistä kehitystä varsin<br />
tiiviisti. Valtion tietokonekeskus perustettiin 1960-luvun puolivälissä. Tietotekniikkaa hyödynnettiin<br />
aluksi numeeristen massa-aineistojen käsittelyssä. Tyypillisiä sovellusalueita viranomaisissa<br />
olivat taloushallinto ja tilastotoimi. Valtion keskushallinnossa tietotekniikan soveltamisen edelläkävijöitä<br />
olivat mm. verohallinto ja KELA. Tietojenkäsittely tapahtui yleensä keskitetysti suurtietokoneilla.<br />
1980-luvun alkupuolella käyttöön tulleet mikrotietokoneet lisäsivät tietotekniikan sovellusmahdollisuuksia<br />
hallinnossa ja muualla yhteiskunnassa. Huomattava osa virkamiehistä alkoi hyödyntää<br />
tietotekniikkaa omassa päivittäisessä työssään (tekstinkäsittely, kortisto-ohjelmat). Tietokantapuolella<br />
relaatiotietokantojen kehittäminen merkitsi huomattavaa edistysaskelta.<br />
Kehityksen seuraava taitekohta sijoittuu 1990-luvun alkuun, jolloin kuvaan tulevat yhä enenevässä<br />
määrin verkottuminen (Internet, Intranet), sähköposti sekä toimistojärjestelmät, joissa pyritään<br />
erilaisten toiminnallisuuksien integroimiseen (tekstinkäsittely, sähköposti, taulukkolaskenta, verkkoyhteydet).<br />
1990-luvulta alkaneeseen kehitykseen kuuluu myös multimedia, jossa samaan dokumenttiin<br />
voidaan yhdistää tekstiä, ääntä ja kuvaa.<br />
1990-luvun puolivälistä lähtien hallinnossa on otettu käyttöön erilaisia asiankäsittelyjärjestelmiä,<br />
jotka ovat voimakkaasti yleistymässä. Tämä on osa sähköisen hallinnon projektia, johon kuuluu<br />
kiinteästi myös ns. sähköinen asiointi (ks. luku 4.2). Sen kehittäminen alkoi hallituksen keskeisenä<br />
prioriteettina 1990-luvun lopussa. Tavoitteena on, että kansalaiset pystyvät nopeasti, turvallisesti<br />
ja joustavasti asioimaan viranomaisten kanssa Internetin välityksellä erilaisissa hallinto- ym. muis-<br />
216
Change language