Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Asia-aktijärjestelmä kehitettiin huippuunsa Saksassa 1800-luvun kuluessa. Virastoissa saattoi olla<br />
käytössä useita toisiinsa kytkettyjä diaareja kuten saapuneiden ja lähetettyjen kirjeiden diaareja<br />
sekä tiettyjen asiaryhmien erityisdiaareja. Diaareihin liittyi usein erilaisia täydentäviä hakemistoja<br />
kuten henkilö-, asia- ja paikannimihakemistoja. Järjestelmässä pyrittiin asioiden kulun aukottomaan<br />
seurantaan, minkä vuoksi asiakirjojen siirtäminen virkamieheltä toiselle tuli tapahtua kirjaamon<br />
kautta. Siirtämisestä tehtiin merkintä diaariin. Kirjaamon merkitys oli järjestelmässä korostunut;<br />
asiakirjahallintoa hoidettiin keskitetysti kirjaamosta käsin. Järjestelmä oli raskas ja kirjaajan<br />
kannalta vaativa. Kirjaamolla voi olla vastaava rooli myös sarja-aktijärjestelmässä.<br />
Alkujaan sarja-aktijärjestelmää soveltaneessa Englannissa alettiin siirtyä asia-aktijärjestelmään<br />
1800-luvun lopulta lähtien. Niin ikään sarja-aktijärjestelmää noudattaneessa Ranskassa kehitys<br />
kulki omaan suuntaansa. Siellä luovuttiin 1800-luvun kuluessa kirjaamisesta (ulkoasiainhallintoa<br />
lukuun ottamatta) ja siirryttiin arkistoinnissa asiapohjaiseen dossier-järjestelmään. Ranskalaisissa<br />
virastoissa osastot, toimistot jne. olivat ja ovat varsin itsenäisiä arkistonmuodostuksessaan. Arkisto<br />
saa lopullisen rakenteensa vasta arkistoinstituutiossa. Englantilaisen mallin mukaista sarjaaktijärjestelmää<br />
soveltanut Yhdysvallat luopui kirjaamisesta (liittovaltion viranomaisissa) lähes<br />
kokonaan 1900-luvun alussa. Asioiden hallinta perustuu asiapohjaisiin akteihin.<br />
9.2.4 Arkistointijärjestelmien kriisi<br />
Perinteiset arkistointijärjestelmät (sekä sarja- että asia-aktijärjestelmä) ajautuivat kriisiin 1800-<br />
luvun lopussa. Kriisin syitä olivat hallinnon paisuminen ja siihen liittynyt asiakirjamassojen kasvaminen,<br />
virastojen lisääntyneet organisaatiomuutokset ja asiakirja-aineksen muuttuminen entistä<br />
komplisoidummaksi erikoistumisen lisääntyessä.<br />
Kriisiin pyrittiin vastaamaan erilaisin rationalisointitoimenpitein. Englannin siirtyminen asiaaktijärjestelmään<br />
oli osa tätä pyrkimystä. Saksassa käynnistettiin 1920-luvulla suuri virastouudistus<br />
(Büroreform), jonka keskeisiä tavoitteita olivat kirjaamon apuvälineiden rajoittaminen, systemaattisten<br />
aktikaavojen kehittäminen ja asiakirjahallinnon hajauttaminen. Virastouudistuksen toteuttaminen<br />
lykkääntyi suurelta osin toisen maailmansodan jälkeiseen aikaan.<br />
Ruotsinvallan ajalta periytynyttä sarja-akti -järjestelmää tiukasti soveltaneessa Suomessakin alkoi<br />
esiintyi painetta siirtyä asia- tai tehtäväpohjaiseen arkistointiin erityisesti virastoissa, joissa jouduttiin<br />
käsittelemään kauan vireillä olevia asioita. 1900-luvun alussa asiapohjainen diariointi ja/tai<br />
arkistointi otettiin (erilaisin muunnelmin) käyttöön tie- ja vesirakennushallituksessa, rautatiehallituksessa<br />
ja metsähallituksessa. Ulkoasiainministeriö otti asia-akti -järjestelmän käyttöön 1920-<br />
luvulla havaittuaan perinteisen sarja-akti -järjestelmän toimimattomaksi. Kuvattu kehitys osoittaa,<br />
että vahvakin arkistoperinne murtuu, mikäli toiminnan tarpeista aiheutuvat paineet ovat tarpeeksi<br />
suuret. 78 Toisaalta jos paineita ei ole tai ne eivät ole riittävän voimakkaat, perinteiset järjestelmät<br />
jatkavat elämäänsä. 1930-luvulla eräät viranomaiset ottivat käyttöön asialuokitukseen pohjaavan<br />
korttidiaarin. Suomalaisten virastojen diariointi/arkistointi on kuitenkin ollut valtaosin sarja-akti -<br />
järjestelmään perustuvaa 1960-luvulle asti, kunnallishallinnossa vieläkin pidempään. Kunnallishallinnossa<br />
oli tosin kausi (1920-luvulta 1940-luvulle), jolloin arkistointi pyrittiin järjestämään asioihin/tehtäviin<br />
pohjaavaksi. Arkistolaitoksen 1940-luvun luettelointiohjeet kuitenkin ohjasivat arkistointia<br />
jälleen sarja-akti -järjestelmän suuntaan.<br />
78 On sanottu, että kun hallinnolta aletaan syystä tai toisesta edellyttää entistä suurempaa aktiivisuutta, tämä on tekijä,<br />
joka lisää painetta arkistointijärjestelmän uudistamiseen (esim. siirtymiseen sarja-akti -järjestelmästä asiapohjaiseen<br />
järjestelmään).<br />
214
Change language