Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

sen kysymyksiä kohtaan. Aikaisemmasta juristi-arkistonhoitajasta, jonka suhtautumistapa arkistoihin
oli ollut hallinnollis-juridinen, tuli nyt tutkija-arkistonhoitaja, joka mielsi itsensä ennen kaikkea
historiantutkimuksen palvelijaksi. Usein arkistonhoitajat olivat myös itse historiantutkijoita. Poikkeuksen
kehityksestä muodosti Englanti, jossa arkistonhoitajan ei odotettu olevan tutkija. Arkistonhoitajan
tutkijanrooli katsottiin päinvastoin haitalliseksi.
9.2.3 Kirjaaminen kehittyy
1800-luvun arkistonmuodostuksessa sarja-aktijärjestelmä ja asia-aktijärjestelmä olivat vallitsevia.
Kirjaamisen eli diarioinnin merkitys oli kummassakin järjestelmässä suuri, joskin eri tavoin. Kirjaamisen
juuret juontavat keskiajan kopiokirjoihin. Aluksi kopioitiin vain tärkeät saapuneet asiakirjat
aikajärjestyksessä omiin kirjoihinsa (lat. chartularium, saks. Kopialbuch). Kopioinnin ansiosta
alkuperäisiä asiakirjoja ei tarvinnut käyttää käytännön hallintotoiminnassa vaan ne voitiin
säilyttää kirkoissa tai muissa turvallisissa paikoissa. Myöhemmin alettiin pitää kronologisia kopiokirjoja
(lat. registrum, saks. Register, Registratur, Briefbuch) myös omista annetuista ja lähetetyistä
asiakirjoista (paavin kuuriassa tämä oli alun perinkin järjestys, ts. kopiointi kohdistui aluksi omiin
annettuihin asiakirjoihin). Kehitykseen kuului kopiokirjojen eriytyminen: erityyppisiä asiakirjoja
alettiin kopioida omiin kirjoihinsa.
Suomen historian tunnetuin kopiokirja, 1400-luvulta oleva Turun tuomiokirkon ns. musta kirja
edustaa ruotsalaista traditiota ja poikkeaa Länsi- ja Keski-Euroopassa yleisimmin vallinneesta käytännöstä
siinä, että samassa kirjassa on sekä saapuneiden että lähteneiden asiakirjojen kopioita.
Erona on myös se, että asiakirjat eivät ole yksinkertaisessa aikajärjestyksessä vaan ryhmiteltyinä
aiheen ja paikan mukaan.
Keskiajan lopulla ja 1500-luvulla hallinnollinen kirjeenvaihto kasvoi määrältään sellaiseksi, että sen
kaikenkattava kopiointi ei enää ollut mahdollista. Tämä johti saapuneiden asiakirjojen osalta siihen,
että rekisterikirjoihin merkittiin asiakirjoista enää keskeiset sisältötiedot ja hakemista palvelevat
tiedot. Kirjaan voitiin merkitä myös asian käsittelytiedot sekä tieto vastauskirjeestä. Kopiokirja
oli näin muuttunut kirjepäiväkirjaksi, diaariksi. Siihen liittyi irrallisista saapuneista asiakirjoista
koostuva sarja, jonka järjestys oli diaaria seuraten kronologinen ja samalla diaarin numerojärjestystä
noudattava. Järjestelmään kuului myös lähetettyjen asiakirjojen sidottu kopiosarja. Kuvattu
kirjaamis- ja arkistointikäytäntö edustaa sarja-aktijärjestelmää. Se oli 1500-luvulle tultaessa yleisesti
käytössä Saksassa sekä Länsi- ja Etelä-Euroopassa. Viimeksi mainituilla alueilla järjestelmä säilyi
1900-luvulle asti. Myös Ruotsin ja Suomen arkistoperinne liittyy sarja-aktijärjestelmään ja on ollut
vallalla nykyaikaan asti.
Laajojen asiakokonaisuuksien hallinnassa sarja-aktijärjestelmään liittyi ongelmia. Paremmalta ratkaisulta
näytti säilyttää kaikki käsiteltyyn asiakokonaisuuteen liittyvät asiakirjat yhdessä asia-aktina.
Järjestelmää kehitettiin useissa saksalaisissa valtioissa 1500- ja 1600-luvulla. Myös asiaaktijärjestelmässä
kirjattiin asiakirjoja, mutta kirjaamisen merkitys oli toinen kuin sarjaaktijärjestelmässä.
Se palveli vain asioiden ja asiakirjojen aktiivivaiheen käsittelyä ja seurantaa. Diaari
oli kronologinen, ja kukin asia sai oman juoksevan numeron. Asiakirjoja ei kuitenkaan arkistoitu
tämän numeron mukaiseen järjestykseen vaan asiaryhmän mukaan. Virastoissa oli käytössä
asiaryhmitykseen pohjaavia aktikaavoja (saks. Aktenplan), joiden ryhmiin yksittäisiä asioita koskevat
aktit sijoitettiin. Kuhunkin aktiin oli koottu kaikki ao. asiaa koskevat asiakirjat. Tiedonhallinnan
kannalta oli eduksi, että kaikki samaan asiaryhmään liittyvät aktit päätyivät toistensa yhteyteen
asiaryhmityksen mukaisesti. Sarja-aktijärjestelmässä aktit hajaantuivat moneen eri paikkaan arkistossa.
213