Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
muut maalliset vallanpitäjät kiertelivät residenssistä toiseen, mikä ei ollut arkistojen muodostumisen
kannalta suotuisaa.
1200-luvulle tultaessa Pohjois-Italian kaupunkivaltioissa oli vakiintunut tietynlainen asiakirjajulkisuuden
periaate, mikä edellytti tehokkuutta asiakirjojen käsittelyssä. Arkistointitavat perustuivat
joko asiakirjojen muotoon, aiheeseen tai toimenpiteeseen (transaktioon), minkä lisäksi hakukeinoina
oli diaarityyppisiä rekistereitä. Eniten käytetyt asiakirjat kopioitiin kulumisen estämiseksi
kopiokirjoihin. Myös seulontaan kiinnitettiin huomiota ainakin 1400-luvulta lähtien. Seulonnan
poliittisen ja oikeudellisen arkaluonteisuuden vuoksi sitä toteuttamaan asetettiin erityisiä komissioita.
Kaupunkivaltioihin liittyneen kehityksen lisäksi sydän- ja myöhäiskeskiajalla tapahtui arkistojen
kannalta muutakin merkittävää kehitystä. Keskusjohtoiset kansallisvaltiot, ensimmäisinä Ranska ja
Englanti, alkoivat muotoutua, mikä merkitsi hallinnon laajenemista ja systematisointia. Arkistoja
muodostavien laitosten kuten erilaisten hallintoviranomaisten, kiltojen, hyväntekeväisyyslaitosten,
yliopistojen, pankkien, liikeyritysten jne. määrä kasvoi. Arkistoja ja asiakirjakokoelmia alettiin
myös koota yhteen. Tarkoituksena oli koota politiikan ja hallinnon kannalta tärkeimmät asiakirjat
yhteen paikkaan, missä ne olisivat helposti saatavilla. Kehitys johti hallitsijoiden ja valtioiden keskusarkistojen
muodostumiseen (esim. Itävallan Haus- Hof- und Staatsarchiv 76 ).
9.1.5 Uuden ajan alku
Vähitellen perustettiin myös erityisiä valtionhallinnon organisaatioita, arkistoinstituutioita, joista
ensimmäinen oli Espanjaan 1540-luvulla perustettu Archivo de Simancas, jonne aikaa myöten
siirrettiin kaikki kruunun eri arkistonmuodostajien arkistot. Arkistojen keskitys eri maissa oli kuitenkin
vain osittaista. Esim. Ranskassa jokainen hallintoviranomainen säilytti asiakirjansa itse, eikä
siellä vanhan hallinnon aikana perustettu valtakunnallista keskusarkistoa.
Arkistonmuodostus kehittyi ja eriytyi 1500- ja 1600-luvulla, mikä liittyi hallintokoneiston eriytymiseen
ja kasvuun. Urkundien merkitys väheni. Asiakirjojen muoto ja funktio monipuolistuivat.
Uudentyyppisistä asiakirjoista käytettiin saksankielessä nimitystä Akten, englanninkielessä nimitystä
records. Arkistointiin kehitettiin erilaisia ratkaisuja, joista voidaan erottaa kaksi päälinjaa:
1) Sarja-aktijärjestelmä, jonka juuret ovat keskiajan rekisteri- ja kopiokirjasysteemissä. Järjestelmälle
oli tunnusomaista, että asiakirjat arkistoitiin muodollisten näkökohtien perusteella
yleensä kronologisiksi sarjoiksi ottamatta huomioon niiden asiasisältöä. Tavallista oli erottaa
lähteneiden asiakirjojen jäljennökset ja saapuneet asiakirjat. Viimeksimainitut ryhmiteltiin
usein lähettäjän mukaan. Hakuvälineinä asiakirjoihin olivat rekisterit eli päiväkirjat (diaarit),
joihin asiakirjat kirjattiin.
Sarja-aktijärjestelmä oli käytössä mm. Englannissa (myöhemmin myös Yhdysvalloissa), romaanisissa
maissa, Itävallassa ja Pohjoismaissa.
2) Asia-aktijärjestelmä, joka kehitettiin Saksassa. Järjestelmässä kronologinen arkistointi korvattiin
asiasisällön mukaisella. Toinen tunnusomainen piirre oli aktien muodostaminen: yhtä hallinnollista
asiaa koskevista asiakirjoista muodostettiin asiakirjavihko eli akti. Järjestelmään liittyviä
hakukeinoja olivat päiväkirjat, joihin usein liittyi erityishakemistoja, sekä aktikaavat.
Asiakirjahallintoa hoiti erillinen yksikkö, registratuura eli kirjaamo.
76 Perustettu varsinaisesti 1749.
210