Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

erityisesti siksi, että keisari Justinianuksen toimesta 500-luvulla koottu lakikokoelma Codex Justiniani
sisältää määräyksiä myös asiakirjojen käsittelystä, mm. kirjaamisesta ja arkistoinnista.
9.1.4 Keskiaika
Rooman häviötä seuranneina vuosisatoina hallinto oli pitkään kehittymätöntä Euroopassa. Valtioita
ja hallinnollisia virkamiehiä ei nykyaikaisessa mielessä ollut. Hallitsijoiden ja heidän sotapäälliköidensä
ja muiden avustajiensa suhde oli henkilökohtainen palvelussuhde. Keskiajan ylimykset
olivat usein kirjoitustaidottomia.
Asiakirjakulttuurin kehityksessä julkisen vallan nimittämillä notaareilla oli keskeinen merkitys. He
dokumentoivat erilaisia sopimuksia ja toimenpiteitä ja antoivat niistä todistuksia. He myös kehittivät
erittäin yksityiskohtaiset säännöt eri asiakirjatyyppien laatimiselle. Notaarin työ edellytti erityistietämystä.
Vuonna 1158 perustetussa Bolognan yliopistossa (maailman ensimmäisessä) järjestettiin
heti toiminnan alettua kurssi notaarin taidoissa (ars notaria). Maailman ensimmäinen
yliopistokurssi koski siis asiakirjahallintoa. Tämä on vaikuttava osoitus siitä, kuinka kehittyneet
yhteiskunnat tarvitsevat johdonmukaista, määrämuotoista ja luotettavaa dokumentaatiota moninaisten
suhdeverkostojensa säätelyyn. Tämän dokumentaation käsittely ja hallitseminen edellyttää
systemaattista tietopohjaa, pelkät käytännön taidot eivät siihen riitä.
Notaareista kehittyi vähitellen eräänlaisia rekisteriviranomaisia. He antoivat laatimansa alkuperäisen
asiakirjan asianomaiselle ja säilyttivät siitä itsellään kopion. Kopioiden tekeminen katsottiin
aikaa myöten tarpeettomaksi. Ainakin 1100-luvulta lähtien merkinnän tekeminen sopimuksesta tai
muusta asiakirjasta erityiseen rekisteriin riitti. Rekisterien pohjalta sitten annettiin tarvitsijoille
todistuksia.
Keskiajalle tunnusomaisia asiakirjoja olivat ns. sinettiasiakirjat eli urkundit (käytetään myös termiä
diplomi). Ne olivat irrallisia todistusasiakirjoja, jotka eivät tavanomaisessa mielessä olleet osa toimintaprosessia
eivätkä kuuluneet osana suurempaan asiakirjojen kokonaisuuteen. Urkundeja olivat
mm. hallitsijoiden myöntämät privilegiot ja lahjoitukset sekä tuomioistuinten päätökset. Suomenkielisen
nimensä urkundit ovat saaneet siitä, että ne usein varustettiin asianosaisten sineteillä.
Hallinnollisten päätösten ja toimenpiteiden valmisteluasiakirjoja ei aluksi säilytetty, mutta myöhäiskeskiajalta
lähtien arkistot kasvoivat ja monipuolistuivat. Urkundien lisäksi myöhäiskeskiajan
asiakirjoihin kuuluivat erilaiset rekisterit, kopiokirjat, kirjeet ja tiliasiakirjat.
Kehittyneintä keskiajan asiakirjahallinto oli roomalaiskatolisessa kirkossa, joka toimi siltana antiikin
Rooman ja keskiajan asiakirjakulttuurien välillä. Kirkon keskushallintoon eli kuuriaan kuuluva
paavin kanslia alkoi muotoutua jo 500-luvulla, ja siihen liittyi myös koulu notaarien kouluttamista
varten (scola notariorum). Kirkon asiakirjat laadittiin tiukasti tiettyjä muotoja noudattaen. 1100- ja
1200-luvun taitteessa kansliaa uudistettiin muodostamalla osastoja eri asioita/asiakirjoja varten.
Tärkeä paavillisen asiakirjahallinnon elementti olivat rekisterit. Kansliassa laaditut tärkeimmät
asiakirjat jäljennettiin erityisiin kopiokirjoihin. Kopiointiin liittyi seulonnallinen näkökulma. Ainoastaan
tärkeimmät asiakirjat kopioitiin pysyvästi säilytettäviin rekistereihin. Vähemmän tärkeistä
asiakirjoista säilytettiin vain luonnokset, jotka tietyn ajan kuluttua hävitettiin. Myös saapuneita
asiakirjoja varten oli omia kopiokirjoja, joskin ne tulivat käyttöön myöhemmin.
Asiakirjahallinnon ja arkistojen historiassa myös keskiajan kaupunkivaltioilla, erityisesti Pohjois-
Italian valtioilla, on huomattava sija. Ne säilyttivät jossain määrin roomalaisten kaupunkien asiakirjakulttuurin
perinteitä. Kaupungit samoin kuin kirkon instituutiot olivat otollisia arkistojen
muodostumiselle, koska ne olivat paikallaan pysyviä, jatkuvuutta edustavia laitoksia. Kuninkaat ja
209