Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
lun lisääminen. Asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa on käytössä erilaisia hakemistoja. Virastoissa<br />
asiakirjojen aktiiviaikana ja myöhemmin päätearkistossa käytettäviä hakemistoja ovat mm. arkistonmuodostussuunnitelma,<br />
erilaiset asiakirjarekisterit sekä arkistoluettelot.<br />
Kun arkisto siirretään arkistolaitokseen, arkistonmuodostajan tuottamat hakemistot ovat edelleen<br />
merkityksellisiä ja käytössä; tosin arkistonmuodostussuunnitelman merkitys on tässä vaiheessa<br />
melko vähäinen. Arkistolaitoksessa keskeinen hakemisto on arkistotietokanta VAKKA, joka on<br />
yhteinen Kansallisarkistolle ja maakunta-arkistoille (ks. s. 152) VAKKA-tietokannasta voi toistaiseksi<br />
hakea tietoa arkistonmuodostajien/arkistojen nimien ja aikarajausten, arkistonmuodostajaluokituksen<br />
sekä säilytyspaikan pohjalta. <strong>Arkistolaitos</strong> on kehittämässä tietokantaan asiasanastoa.<br />
Tietokantaan lisätään myös ns. kuvailutietoa eli hallintohistoriallista ja elämäkerrallista tietoa arkistonmuodostajista<br />
sekä tietoa aineistojen sisällöstä ja rakenteesta. Tietokannasta otetaan myös paperitulosteet<br />
(arkistoluettelot) asiakkaiden käyttöön, mutta tietojen käytettävyys on parhaimmillaan<br />
sähköisessä muodossa.<br />
VAKKA-tietokanta samoin kuin sen yhteydessä oleva Valtakunnallinen yksityisarkistorekisteri<br />
ovat käytettävissä arkistolaitoksen kotisivun (http://www.narc.fi/) yhteydessä.<br />
Siirrettyihin arkistoihin sisältyvien hakemistojen, arkistolaitoksessa laadittujen arkistoluetteloiden<br />
ja VAKKA-tietokannan lisäksi arkistolaitoksessa on paljon erilaisia erityishakemistoja, joita on<br />
vuosikymmenten kuluessa laadittu sen eri yksiköissä. Esim. lainhuudatus- ja perukirjakortistot<br />
ovat hyödyllisiä paitsi tutkijoille myös arkistolaitoksen virkamiehille, kun he antavat tuomioistuinten<br />
arkistoista näihin asioihin liittyviä todistuksia ja jäljennöksiä.<br />
Valtionapua saavien yksityisten keskusarkistojen tietopalvelu on hakemistojen osalta niin ikään<br />
monitahoinen. Kymmenellä keskusarkistolla on yhteinen tietokanta, joka on käytettävissä Internetissä<br />
(http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/). Sen avulla voi kohdistaa tietojen haun yhtaikaa<br />
kyseisten keskusarkistojen aineistoihin. Hakua voi täsmentää kunkin arkiston omien hakemistojen<br />
avulla (osa Internetissä).<br />
Hyvätkään hakemistot eivät kuitenkaan voi korvata asiantuntevaa henkilöstöä, jolla on paljon ns.<br />
hiljaista tietoa (voisi jopa puhua intuitiivisesta tiedosta), jota ei koskaan pystytä täysin siirtämään<br />
hakemistoihin.<br />
Tietopalvelun organisointi ja mahdollisuudet vaihtelevat suuresti riippuen siitä, onko kysymyksessä<br />
virka-arkisto (tai järjestön tms. arkisto) vai arkistoinstituutio. Viranomaisissa arkiston tietopalvelu<br />
voi olla yhden henkilön vastuulla, jonka toimenkuvaan voi kuulua paljon muutakin. Viranomaisella<br />
saattaa olla työskentelytilat arkistoonsa tulevaa tutkijaa varten tai sitten tilat puuttuvat.<br />
Joissain viranomaisissa arkisto(toimi) on kytketty tietopalvelu-nimiseen yksikköön tai vastaavaan,<br />
toisissa arkiston tietopalvelu hoidetaan muun arkistotoimen hoidon yhteydessä. Viranomaisissa<br />
tietopalvelun täytyy kuitenkin olla todellisuutta siinä mielessä, että tutkijan – tai kenen tahansa<br />
tiedon tarvitsijan – tulee voida käytännössä toteuttaa julkisuuslakiin perustuvaa tiedonsaantioikeuttaan.<br />
Samaa edellyttää myös arkistolaki säätäessään arkistotoimen tavoitteista.<br />
Arkistoinstituutioissa tietopalvelu on keskeinen osa toimintaa. Käsite tietopalvelu saattaa joskus<br />
jäädä liian kapeaksi kuvaamaan organisaation tietohuoltoon liittyviä toimintoja. 72 Esim. arkistolaitoksessa<br />
käsite asiakaspalvelu voi tässä mielessä olla kuvaavampi. Arkistolaitoksen asiakaskunta<br />
koostuu tietyistä segmenteistä, joita ovat mm. viranomaiset, ammattitutkijat, sukututkijat, paikallishistorian<br />
harrastajat, kansalaiset (tarvitessaan erilaisia todistuksia ja selvityksiä). Tämän asiakas-<br />
72 Tietopalvelu on sikäli ongelmallinen käsite arkistoympäristössä, että se liitetään voimakkaasti kirjastoihin ja sielläkin<br />
sillä ymmärretään ensisijaisesti tietokantoihin ja muihin sähköisiin aineistoihin liittyviä palveluja ja hakutoimintoja.<br />
191
Change language