Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
laitosten ja niissä olevan informaation luonne. Arkistoissa ei koskaan tulla käymään yhtä sankoin<br />
joukoin kuin kirjastoissa ja museoissa eikä sellaista ole mielekästä edes tavoitella.<br />
Jos jätetään laskuista tieteenharjoittajat, sukututkijat yms. ryhmät, tavallisen kansalaisen kosketukset<br />
arkistoihin ovat satunnaisia. Hän asioi arkistossa ehkä kerran elämässään. Tuo yksi asiointikerta<br />
voi olla hyvin tärkeä. Hänen eläkkeensä suuruus voi esimerkiksi riippua arkistosta löytyvistä<br />
tiedoista tai hänen sairautensa viivytyksetön hoito siitä, että hänen vanha sairauskertomuksensa<br />
on saatavissa arkistosta. Lainhuudatustodistusten ja perukirjakopioiden saaminen arkistosta puolestaan<br />
varmistaa kiinteistökauppojen ja perunkirjoitusten sujuvuuden. <strong>Arkistot</strong> saattavat olla yksilön<br />
elämässä vuosikymmeniä merkityksettömiä, kunnes ne jossain vaiheessa tulevat ajankohtaisiksi<br />
ja tärkeiksi poistuakseen sen jälkeen taas asianomaisen näköpiiristä.<br />
Monet arkistoja tarvitsevat kansalaiset eivät itse koskaan ota yhteyttä arkistoon. Heidän ja arkistojen<br />
välissä on erilaisia toimijoita kuten pankkeja, asianajotoimistoja ja viranomaisia (esim. KELA,<br />
Valtiokonttori, oikeusaputoimistot), jotka asiakkaidensa lukuun tilaavat arkistoista tietoja ja asiakirjakopioita.<br />
Asiakkailla, joiden tarpeisiin tiedot ja asiakirjat tulevat, ei välttämättä ole mitään käsitystä<br />
arkistoista, jotka kuitenkin ovat heidän intressiensä kannaltaan olennaisen tärkeitä.<br />
8.2 Arkistojen tietopalvelu<br />
Käsitteissä kirjavuutta<br />
Tietopalvelulla ja muilla informaatioalan käsitteillä on useita erilaisia määritelmiä. Eräs käyttökelpoinen<br />
lähtökohta on rakentaa tietopalvelun käsite tietohallinnon ja tietohuollon pohjalle.<br />
Tietohallinto on määritelty toiminnoiksi, jotka ohjaavat ja tukevat yhteisön tietohuoltoa. Tietohuolto<br />
puolestaan on organisoitua toimintaa, jolla yhteisö huolehtii tarvitsemansa tiedon tuotannosta,<br />
hankinnasta, tallennuksesta ja käyttöön saattamisesta.<br />
Tietohuollon tärkeä osa on tietopalvelu, joka hankkii ja välittää tietoa sen tarvitsijoille sekä avustaa<br />
tiedonlähteiden käytössä.<br />
Toisenlaisessa lähestymistavassa tietohallinto ja tietohuolto nähdään yhtenä kokonaisuutena.<br />
Erään määritelmän mukaan tietohallinto on organisaation ulkoisten ja sisäisten tietoresurssien<br />
hallintaa tarkoituksenmukaista teknologiaa soveltaen (T.D. Wilson, 1988). 71 Toisin kuin tietohallinnon<br />
ja tietohuollon käsitteet, tietopalvelun käsite on suhteellisen yksiselitteinen (toisaalta ks. s.<br />
191).<br />
Arkiston tietopalvelu on aina järjestettävä<br />
Organisaation on aina jollain tavoin järjestettävä arkistonsa/arkistojensa tietopalvelu (olipa kysymyksessä<br />
arkistonmuodostaja tai arkistoinstituutio), ts. tiedon tarvitsijan pääsy asiakirjallisen tiedon<br />
lähteelle. Ilman tietopalvelua arkisto on hyödytön. Viranomaisista puhuttaessa tietopalvelun<br />
järjestäminen on lakisääteinen velvoite.<br />
Hakemistot ja osaava henkilöstö<br />
Tietopalvelussa keskeisiä ovat hakemistot, joita tutkijat käyttävät joko omatoimisesti tai arkistohenkilökunnan<br />
välityksellä. Yleisenä pyrkimyksenä on asiakkaiden omatoimisuuden ja itsepalve-<br />
71 Maija-Leena Huotari, Tietohallinto. Teoksessa: Tiedon tie. Johdatus informaatiotutkimukseen. Ilkka Mäkinen<br />
(toim.). Helsinki 1999, 144–175.<br />
190
Change language